1С:Предприятие 8
Система программ

Реактивное ускорение обработки заказов у производителя POSM-решений «Public Totem»

28 октября 2022
424
Рейтинг статьи

Реактивное ускорение обработки заказов у производителя POSM-решений «Public Totem»О компании: Рекламно-производственная компания Public Totem («Паблик Тотем») основана в 1991 году в Москве. За 30 лет прошла путь от небольшой, но оригинальной типографии до компании, задающей стандарты целой отрасли. 

«Паблик Тотем» разрабатывает и производит POSM-решения для розничной торговли и InStore коммуникаций, которые помогают привлечь внимание посетителя к товару, чтобы выбор в пользу покупки товара клиента был сделан интуитивно. В год производится более 67 миллионов единиц продукции.

Производственный комплекс компании «Паблик Тотем»

Зачем компании потребовалась автоматизация?

С ростом компании потребовалось контролировать расход материалов и комплектующих на производстве. Ручной учет на производстве сильно усложнял расчет себестоимости продукции, а также приводил к неэффективным закупкам расходных материалов. 

В результате на складе часто случалась пересортица: по каким-то материалам большие остатки, а по другим нехватка. Количество заказов увеличивалось, время обработки росло, а качество работы стало заметно снижаться.

У производителей POSM-решений на первом месте — изготовление качественной продукции в сжатые сроки. Поэтому нужно быстро выполнять калькуляцию заказов и отслеживать их производство, чтобы заказы были выполнены в срок и отгружены клиентам.

Руководство компании решило автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации, для этого выбрали компанию «Первый Бит».

Склад готовой продукции компании «Паблик Тотем»

Цели и задачи автоматизации

Ключевая цель проекта — создать единую информационную систему предприятия с общей базой данных, которая объединяет все отделы и производство, включая склад, в единое целое.

Руководство компании сформулировало вполне конкретные требования к функционалу системы:

  • Автоматизация расчета полиграфических заказов
  • Управление заказами на полиграфическую продукцию от «расчёта» до «отгрузки»
  • Закупки (снабжение) и управление коммуникацией с поставщиками
  • Функционал заказов на производство продукции с учетом актуальных норм, цен на материалы и складских остатков
  • Планирование потребности в материалах
  • Учет затрат на производство, расчет нормативной себестоимости, расчет фактической себестоимости
  • Система планирования производства с учетом текущей загрузки производства и поэтапной диспетчеризации выполнения заказов
  • Фиксация и учет бракованных продукции и материалов
  • Мониторинг полиграфических заказов в производстве в режиме реального времени
  • Автоматизация складского учета, позволяющую сократить складские остатки и увеличить оборачиваемость склада

Перед специалистами «Первого Бита» стояла первоочередная задача — выбрать программный продукт, в котором будет одновременно весь нужный функционал и который позволит решить все стоящие перед компанией-клиентом задачи. Для этого мы детально изучили требования и проанализировали текущие процессы и существующую информационную систему. В результате решили внедрить «1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ».

На этом же этапе совместно с руководством «Паблик Тотем» сформулировали важные задачи внедрения:

  • Перевод приема заказов покупателей в 1С:УНФ через сайт компании
  • Планирование производства на основании заказов
  • Контроль складских остатков по готовой продукции
  • Автоматизация контроля исполнения направления от заказа на сайте до отгрузки покупателю
  • Добавление процесса, поддерживающего разработку картонных конструкций, согласование и итерационность разработки, и формирующие документы учета работ. 

Как мы решали задачи по автоматизации?

Как с нашей стороны, так и со стороны клиента была проделана колоссальная работа.

Синхронизация сайта с 1С:УНФ

Наши специалисты синхронизировали сайт с программой. Теперь заказы попадают в 1С:УНФ, где менеджер проверяет их, смотрит, что есть в наличии, а что необходимо произвести, вносит корректировки — может заменить позиции по согласованию с клиентом.

Общий список заказов агентства со связанными с ними процессами (блок агентства)

Разработка единой учетной среды

Также мы разработали единую учетную среду для ведения и планирования оперативного учета, что помогло ускорить процесс обработки заказа и сделало его менее трудоемким. Кроме того, появилась возможность отслеживать все этапы работ по каждой заявке.

Процессы по заказам агентства (разработка картонных конструкций, дизайн, планирование доставки и рассылки и т. д.)

Обучение персонала «Паблик Тотем»

По окончании проекта специалисты провели обучение персонала по использованию программы «1С:Управление нашей фирмой». 1С:УНФ оказалась настолько проста и понятна, что сотрудники быстро научились правильно пользоваться функционалом решения.

Результаты автоматизации

Теперь руководители могут оперативно получать данные и формировать управленческие отчеты самостоятельно, не дожидаясь конца месяца и длительных расчетов. Отчёт по доходам и расходам позволил оперативно оценивать и прогнозировать прибыль компании, а также эффективно контролировать затраты. Используя отчёт, удалось рассчитать точку безубыточности компании.

По итогам проекта мы достигли следующих результатов:

  • Сократилось время на обработку заказов, минимизированы ошибки в расчетах стоимости;
  • Появилась возможность расчета себестоимости заказа, эти данные дают понимание об оценке рентабельности работы по разным проектам и направлениям;
  • Настроены оперативные отчеты по продажам с разнообразной аналитикой. Появилась возможность оценивать работу менеджеров по каждому заказу;
  • Усилен контроль выполнения финансовых обязательств;
  • Появилась возможность отслеживания всех этапов работ по каждой заявке.

Самое важное — достигнута ключевая цель проекта: работа всех отделов, производства и склада теперь ведется в единой системе.

Автор:

Анна Авцинова

Оценить статью: