О компании: Рекламно-производственная компания Public Totem («Паблик Тотем») основана в 1991 году в Москве. За 30 лет прошла путь от небольшой, но оригинальной типографии до компании, задающей стандарты целой отрасли.
«Паблик Тотем» разрабатывает и производит POSM-решения для розничной торговли и InStore коммуникаций, которые помогают привлечь внимание посетителя к товару, чтобы выбор в пользу покупки товара клиента был сделан интуитивно. В год производится более 67 миллионов единиц продукции.
Зачем компании потребовалась автоматизация?
С ростом компании потребовалось контролировать расход материалов и комплектующих на производстве. Ручной учет на производстве сильно усложнял расчет себестоимости продукции, а также приводил к неэффективным закупкам расходных материалов.
В результате на складе часто случалась пересортица: по каким-то материалам большие остатки, а по другим нехватка. Количество заказов увеличивалось, время обработки росло, а качество работы стало заметно снижаться.
У производителей POSM-решений на первом месте — изготовление качественной продукции в сжатые сроки. Поэтому нужно быстро выполнять калькуляцию заказов и отслеживать их производство, чтобы заказы были выполнены в срок и отгружены клиентам.
Руководство компании решило автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации, для этого выбрали компанию «Первый Бит».
Цели и задачи автоматизации
Ключевая цель проекта — создать единую информационную систему предприятия с общей базой данных, которая объединяет все отделы и производство, включая склад, в единое целое.
Руководство компании сформулировало вполне конкретные требования к функционалу системы:
- Автоматизация расчета полиграфических заказов
- Управление заказами на полиграфическую продукцию от «расчёта» до «отгрузки»
- Закупки (снабжение) и управление коммуникацией с поставщиками
- Функционал заказов на производство продукции с учетом актуальных норм, цен на материалы и складских остатков
- Планирование потребности в материалах
- Учет затрат на производство, расчет нормативной себестоимости, расчет фактической себестоимости
- Система планирования производства с учетом текущей загрузки производства и поэтапной диспетчеризации выполнения заказов
- Фиксация и учет бракованных продукции и материалов
- Мониторинг полиграфических заказов в производстве в режиме реального времени
- Автоматизация складского учета, позволяющую сократить складские остатки и увеличить оборачиваемость склада
Перед специалистами «Первого Бита» стояла первоочередная задача — выбрать программный продукт, в котором будет одновременно весь нужный функционал и который позволит решить все стоящие перед компанией-клиентом задачи. Для этого мы детально изучили требования и проанализировали текущие процессы и существующую информационную систему. В результате решили внедрить «1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ».
На этом же этапе совместно с руководством «Паблик Тотем» сформулировали важные задачи внедрения:
- Перевод приема заказов покупателей в 1С:УНФ через сайт компании
- Планирование производства на основании заказов
- Контроль складских остатков по готовой продукции
- Автоматизация контроля исполнения направления от заказа на сайте до отгрузки покупателю
- Добавление процесса, поддерживающего разработку картонных конструкций, согласование и итерационность разработки, и формирующие документы учета работ.
Как мы решали задачи по автоматизации?
Как с нашей стороны, так и со стороны клиента была проделана колоссальная работа.
Синхронизация сайта с 1С:УНФ
Наши специалисты синхронизировали сайт с программой. Теперь заказы попадают в 1С:УНФ, где менеджер проверяет их, смотрит, что есть в наличии, а что необходимо произвести, вносит корректировки — может заменить позиции по согласованию с клиентом.
Разработка единой учетной среды
Также мы разработали единую учетную среду для ведения и планирования оперативного учета, что помогло ускорить процесс обработки заказа и сделало его менее трудоемким. Кроме того, появилась возможность отслеживать все этапы работ по каждой заявке.
Обучение персонала «Паблик Тотем»
По окончании проекта специалисты провели обучение персонала по использованию программы «1С:Управление нашей фирмой». 1С:УНФ оказалась настолько проста и понятна, что сотрудники быстро научились правильно пользоваться функционалом решения.
Результаты автоматизации
Теперь руководители могут оперативно получать данные и формировать управленческие отчеты самостоятельно, не дожидаясь конца месяца и длительных расчетов. Отчёт по доходам и расходам позволил оперативно оценивать и прогнозировать прибыль компании, а также эффективно контролировать затраты. Используя отчёт, удалось рассчитать точку безубыточности компании.
По итогам проекта мы достигли следующих результатов:
- Сократилось время на обработку заказов, минимизированы ошибки в расчетах стоимости;
- Появилась возможность расчета себестоимости заказа, эти данные дают понимание об оценке рентабельности работы по разным проектам и направлениям;
- Настроены оперативные отчеты по продажам с разнообразной аналитикой. Появилась возможность оценивать работу менеджеров по каждому заказу;
- Усилен контроль выполнения финансовых обязательств;
- Появилась возможность отслеживания всех этапов работ по каждой заявке.
Самое важное — достигнута ключевая цель проекта: работа всех отделов, производства и склада теперь ведется в единой системе.
