Комплексная автоматизация помогла сети «Олимп Клиник» повысить уровень сервиса для клиентов. В ходе проекта внедрили «БИТ.Управление медицинским центром КОРП», выполнили интеграцию с «1С:Медицина. Клиническая лаборатория», сторонними лабораториями сети «Хеликс», CRM-системой, внутренним чат-ботом в Telegram. Переработали календарь планирования работы врачей, разработали бонусную систему для сотрудников, полностью цифровизировали самые сложные и ответственные процессы — хирургию и стационар. Подробности и результаты проекта — в кейсе.
О компании
Олимп Клиник — сеть высокотехнологичных клиник с высочайшим уровнем компетентности работающих в ней врачей и современным оборудованием. Олимп Клиник предоставляет множество специализированных направлений хирургии, стоматологии, косметологии.
Как работали раньше
На момент обращения клиника столкнулась со сложностями из-за старой информационной системы, которая управляла всеми процессами. Эта система была «закрытой» — представьте, что вы купили телефон, в котором нельзя установить нужные вам приложения. Так и здесь: нельзя было добавить новые услуги или изменить что-то под нужды растущего бизнеса.
Руководству было трудно получать сводные отчеты. Чтобы понять, как идут дела, приходилось вручную собирать цифры из разных источников, а это отнимало много времени и замедляло принятие важных решений.
Расчет зарплаты и премий для врачей и администраторов тоже велся вручную. Из-за этого было не совсем понятно, как начисляются бонусы. Операторы в колл-центре тоже мучились: у них не было единой базы пациентов, и чтобы найти информацию о клиенте, приходилось искать ее в нескольких местах. Кроме того, в клинике не хватало простых и удобных средств для общения сотрудников — например, чатов, уведомлений или возможности посмотреть свое расписание с телефона.
Какие задачи нам нужно было решить в первую очередь:
- Запустить программу лояльности;
- Уменьшить рутинную нагрузку на сотрудников, сократить количество ошибок при записи пациентов и планировании ресурсов;
- Обеспечить прозрачность и контроль над всеми процессами клиники;
- Покончить с хаосом в данных, ускорить обработку заявок и улучшить взаимодействие между отделами;
- Упростить обмен информацией внутри коллектива, сократить время на согласование вопросов;
- Обеспечить долгосрочное развитие ИТ-инфраструктуры клиники.
О проекте
Изучив отраслевые решения для медицинских центров, представленные на рынке, «Олимп Клиник» остановились на комплексной системе от компании «1С:Первый Бит» — «БИТ.Управление медицинским центром КОРП», имеющую сертификат «1С:Совместимо!».
Перед нашей командой стояла интересная задача: разработать бонусную систему не для пациентов, а для самих сотрудников. Идея в том, что врачи и администраторы могут копить бонусы за свою работу и оплачивать ими услуги клиники для себя и своих близких. В систему были заложены персонализированные схемы расчета зарплаты и мотивации, которые учитывают самые разные KPI — от качества сервиса до количества проведенных процедур, чтобы поощрение было действительно справедливым и мотивирующим.
Чтобы жизнь сотрудников стала проще, а процессы — эффективнее, мы внедрили несколько ключевых инструментов, которые стали частью их ежедневной рутины:
- Внутренний чат-бот в Telegram. Больше не нужно искать нужного человека по всему зданию или отвлекаться на звонки — все оперативные вопросы (от уточнения расписания до срочного оповещения) решаются в пару кликов. Это как собственный цифровой ассистент, который всегда под рукой.
- Умное и гибкое расписание. Мы тщательно переработали календарь планирования, «заточив» его под реальные процессы клиники. Теперь администраторы могут за пару минут записать пациента к нужному специалисту, избегая накладок, а врачи — сразу видеть свое расписание и оформлять первичные документы без переключения между окнами.
Одной из ключевых задач проекта была интеграция с внешними системами. Для обеспечения оперативной записи пациентов была выбрана внешняя CRM-система. Настройка интеграции между БИТ.Управление медицинским центром и CRM позволила эффективно и быстро обрабатывать заявки пациентов, оценивать эффективность рекламных кампаний и ускорить процесс записи.
Кроме того, была осуществлена интеграция с веб-сайтом клиники, а также, в сотрудничестве с компанией OnDoc была проведена интеграция, которая обеспечила удобный доступ врачей и пациентов через личный кабинет клиники.
Дополнительно настроен обмен данными со сторонними лабораториями сети «Хеликс» и настроен обмен с конфигурацией 1С:Медицина. Клиническая лаборатория.
И, наконец, мы полностью цифровизировали самые сложные и ответственные процессы — хирургию и стационар. На платформе «БИТ.Управление медицинским центром» теперь работают и операционные, и палаты, создавая единое информационное пространство для всего лечебного процесса:
- Хирург в своем рабочем месте назначает необходимые процедуры и манипуляции, а палатная медсестра видит все назначения в своем АРМ и четко фиксирует их выполнение. Весь процесс — от назначения до исполнения — стал прозрачным и контролируемым.
- Вся медицинская документация, включая электронную историю болезни, оформляется по готовым и утвержденным шаблонам. Это не только экономит время медперсонала, но и гарантирует точность, полноту данных и соблюдение всех медицинских стандартов.
Результаты проекта
Внедрение системы «БИТ.Управление медицинским центром» принесло конкретные и ощутимые результаты по всем ключевым направлениям работы «Олимп Клиник».
1. Управление стало прозрачным и эффективным
Мы смогли заменить несколько разрозненных программ и Excel-таблиц на единую цифровую платформу. Это окончательно решило проблему двойного ввода данных и «информационного хаоса». Теперь руководство в режиме реального времени видит полную картину по всем филиалам. Автоматизированная аналитика сама готовит отчеты по ключевым показателям: от финансовых результатов и маржинальности услуг до загрузки каждого врача и эффективности рекламных каналов. Принятие решений перешло от гипотез к точным, основанным на данных действиям.
2. Качество сервиса для пациентов вышло на новый уровень·
- Врач теперь видит полную историю всех обращений и результатов анализов в одном окне, что позволяет оказывать более качественную и персонализированную помощь.
-
Автоматические напоминания о визитах по SMS и email снизили количество опозданий.
- Онлайн-запись и личный кабинет сделали взаимодействие с клиникой удобным и современным.
3. Команда стала более мотивированной и продуктивной
- Повысилась лояльность сотрудников благодаря введению бонусной системы.
- Сотрудники избавились от рутины: больше не нужно вручную сводить данные, исправлять ошибки в расписании или искать информацию. Это время теперь тратится на заботу о пациентах и решение действительно важных задач.
4. Операционные издержки сократились
- Сократились расходы на ручной ввод данных и устранение ошибок.
- Повысилась эффективность работы кол-центра и администраторов, что позволило обрабатывать больше заявок без увеличения штата.
- Оптимизация расписания и ресурсов (например, операционных) привела к более рациональному их использованию.
Проект выполнила компания 1С:Первый Бит — Москва, Центральный офис.
