1С:Предприятие 8
Система программ

Автоматизация учета франчайзи Dodo Brands: синхронизация внутренней информационной системы с «1С:Бухгалтерией» и интеграция с чат-ботом в Телеграме

22 ноября 2021
1566

Программа: «1С:Бухгалтерия»

Мы — компания Простые решения — помогаем автоматизировать учет франчайзи Dodo Brands: с нуля настроили синхронизацию данных информационной системы Додо ИС и «1С:Бухгалтерии». Параллельно решаем рабочие задачи пиццерий: организовали учет оплаты самозанятых, настроили сверку доставок со Сбербанком. Работаем с базами клиентов в отдельном облаке, которое позволяет держать свою доработанную конфигурацию.

Рассказываем, с какой задачей к нам обратились клиенты.

Автоматизация учета франчайзи Dodo Brands: синхронизация внутренней информационной системы с «1С:Бухгалтерией» и интеграция с чат-ботом в Телеграме

Настроили синхронизацию данных Додо ИС и «1С»

Ядро франшизы Dodo Brands — собственная информационная система Додо ИС, которую разрабатывали практически с основания сети. Это сервис для автоматизации работы франчайзи, в него поступает вся информация с рабочих мест пиццерий: что заказали, сколько нужно продуктов, куда поехал курьер. Функционала для ведения бухгалтерского учета в этой программе нет, данные нужно переносить в «1С».

Своему первому клиенту среди франчайзи Додо мы помогаем с 2014 года. Пока у клиента работала одна пиццерия, достаточно было сопровождения «1С:Бухгалтерии» — бухгалтеры копировали данные из Додо ИС вручную. Но у компании появилась сеть пиццерий. Ручной перенос данных занимал бы слишком много времени, нужно было с нуля настроить синхронизацию. Сейчас данные загружаются с сайта Додо ИС в «1С:Бухгалтерию», ред. 3.0, в зарплатную программу и в гугл-таблицы для управленческого учета.

Клиенты ведут бухгалтерию в «1С:Фреш», поэтому мы развернули для франчайзи отдельное облако на технологии Фреш, в котором сделали необходимые доработки. Сейчас так работают уже с 10 облачными базами Додо франчайзи. 

Автоматизировали учет оплаты самозанятым и контроль доставок

В ходе доработок сделали загрузку и учет зарплаты самозанятых, это актуально для многих франчайзи. Курьеры часто работают как самозанятые поставщики услуг по доставке. Теперь поступления услуг на оплату создаются автоматически и на основании приходов формируются платежные поручения в банк.

Решили еще одну задачу по работе с курьерами — настроили сверку со Сбербанком для контроля доставок. Были случаи, когда недобросовестные курьеры оставляли деньги за доставку себе. Например, клиент заказывал пиццу с оплатой по карте, а потом расплачивался наличными. Курьер не отражал это в программе — там по-прежнему была указана оплата по карте. А наличные курьер забирал себе. Если в течение дня происходит несколько сотен доставок, отследить такие случаи вручную сложно. Теперь можно сверить отчеты по эквайрингу (сколько перевели за смену, по конкретному терминалу) с информацией, которую указывают курьеры.

Упростили учет расходов

Сейчас расходы считаются один раз в месяц после инвентаризации. Проверяют, столько продуктов купили, сколько осталось — а разницу можно указать как расход. Согласовали эту схему с аудиторами и по их рекомендации составили два дополнительных отчета, которые подтверждают корректность списания материалов.

Интегрировали Телеграм и ИС Додо

Для сотрудников Додо настроили интеграцию с Телеграм-ботами: данные из информационной системы Додо при использовании «1С:Бухгалтерии» автоматически передаются в чат-бот. Теперь в мессенджере руководителям приходят уведомления из информационной системы Додо: производительность, выручка, время приготовления. Уведомления приходят по расписанию, которое настраивает пользователь.

Как настраивается работа с Телеграмом?

Мы создаём для клиента чат-бота в Телеграм, в программах «1С» в его информационных базах прописываем все необходимые ключи. Это позволяет наладить взаимосвязь между конфигурацией «1С» и приложением Телеграм. Далее настраиваем отправку сообщений, виды отчётов и расписание для отправки. 

Сотрудники, которые будут получать сообщения, присылают нам имя пользователя в Телеграме для подключения и авторизации.

Как посмотреть имя пользователя?

Чтобы посмотреть своё имя в Телеграме, переходим в Настройки — Изменить профиль — Имя пользователя. Именно это имя без значка @ в начале и есть ваше имя в Телеграме.

Автоматизация учета франчайзи Dodo Brands: синхронизация внутренней информационной системы с «1С:Бухгалтерией» и интеграция с чат-ботом в Телеграме

Автоматизация учета франчайзи Dodo Brands: синхронизация внутренней информационной системы с «1С:Бухгалтерией» и интеграция с чат-ботом в Телеграме

Далее пользователю наш специалист присылает имя чат-бота, которого нужно найти в Телеграм для подтверждения связи рассылки. Для этого в поле Поиск вводим имя бота, в нашем случае — DodopizzaBot. Когда бот появится в результатах поиска, его нужно открыть и внизу нажать кнопку Запустить.

Автоматизация учета франчайзи Dodo Brands: синхронизация внутренней информационной системы с «1С:Бухгалтерией» и интеграция с чат-ботом в Телеграме

После этого сработает команда /start.

Далее пользователю нужно подтвердить учетную запись для рассылки, запустив команду /confirm.

В случае успешной авторизации придет сообщение — Подтверждение обработано.

Настройка синхронизации Телеграм и «1C:Бухгалтерии» на этом завершена.

Автоматизация учета франчайзи Dodo Brands: синхронизация внутренней информационной системы с «1С:Бухгалтерией» и интеграция с чат-ботом в Телеграме

Какие уведомления приходят?

Для Додо мы настраивали рассылку таких показателей:

  • производительность (кухня, курьеры) — 3 раза в день (12:00, 17:00, 21:00)
  • выручка — 2 раза в день (12:00, 23:59)
  • сервисное время — 2 раза в день (12:00, 23:59)
  • время приготовления — 3 раза в день (12:00, 17:00, 21:00)
  • время на полке — 2 раза в день (12:00, 23:59)

Можно гибко настроить время рассылок, виды рассылок по пользователям.

Итоги проекта

  • организовали работу в отдельном облаке с возможностью делать доработки;

  • с нуля настроили синхронизацию данных информационной системы Додо ИС с «1С:Бухгалтерией», ред. 3.0, зарплатной программой и гугл-таблицами для 5 франчайзи — всего для 33 пиццерий. В ближайшем будущем начнется работа с еще двумя франчайзи;

  • доработали загрузку данных под совмещение налоговых режимов — в таком случае из Додо ИС переносятся два отчета по продажам;

  • упростили учет расходов для франчайзи с налоговым режимом УСН (Д-Р);

  • автоматизировали оплату самозанятых курьеров и курьеров-нерезидентов, для них формируются специальные платежные поручения;

  • для франчайзи из Германии настроили отчеты по выгрузке в соответствии с местным законодательством — в разрезе разных видов оплат;

  • разработали прогнозирование закупок: на основании расходов на прошлой неделе программа считает, что надо закупить на следующей неделе.

Автор:

Анна Нелина