Как компания «СКАЙНЕТ» оптимизировала управление продажами и расширила географию бизнеса

О компании

Компания «СКАЙНЕТ» была создана в 2020 году группой энтузиастов-инженеров, имеющих высокую компетенцию и наработанный годами опыт работы в области технического обслуживания контрольно-кассовой техники. Ремонт и настройка кассового оборудования постоянно совершенствуется, появляются новые форматы передачи данных. За всеми изменениями законодательства нужно следить, вовремя оповещать клиентов, проводить ТО и настройку оборудования.

В настоящее время обслуживаем более 520 клиентов, в основном в сфере малого бизнеса. Оснастили кассам и санатории, аптеки, наладили работу с маркировкой многим торговым точкам города. Являемся постоянными партнерами производителей ККТ, следим за новинками. Постоянно совершенствуем свои знания, посещаем обучающие мероприятия.

От учета оплат к комплексной автоматизации управления услугами

Клиентская база растет, и уже через полгода, в начале 2021 года, мы столкнулись с проблемой — нам стало сложно планировать текущие задачи.

Учет работ велся в «1С:Бухгалтерия» бухгалтером, которая, имея большой опыт работы и должный скептицизм, проводила реализацию «по оплате» и на этом ограничивалась. А что, УСН же. Такая работа сделала программу полностью неинформативной.

Учет проводимых и плановых работ по клиентам велся в таблицах Экселя, в разрезе клиентов и сроков плановых работ по каждой кассе.

Выглядело это примерно так. Продажа, установка, настройка кассы. Через месяц позвонить — уточнить как работает, оформить наряд на выезд если работает не так как планировалось. Через месяц снова позвонить — получить обратную связь. Через год сменить ФН — позвонить, договориться на удобное время, закупить к этому сроку оборудование.

В оплате труда был такой же бедлам — непонятно кто с кем работал, как рассчитывать процентное вознаграждение сотрудникам от выполненных работ. В результате несколько раз «не тех премировали».

Нам регулярно кто-то звонит и что-то предлагает. В этот раз позвонила менеджер компании — франчайзи ООО «Альфа Аудит+» и спросила, устраивает ли нас работа с 1С. Сколько нелестных комментариев она услышала! Что это не программа, а калькулятор — самое нейтральное. Менеджер внимательно выслушала претензии, почему нас не устраивает 1С, и предложила решение — «1С:Управление нашей фирмой».

Раньше мы эту программу вообще не рассматривали, хорошо знаем розницу, «1С:Управление торговлей» — в части интеграции с кассами. А здесь оказались в положении «сапожник без сапог» — с 1С работаем, а эффективно использовать ее функционал не умеем.

Решили прислушаться к рекомендациям. Выбор между локальной и облачной 1С:УНФ был прост — надо, «чтобы летало», но покупать мощный сервер в планы не входило, сопоставили окупаемость и заказали облачное решение. Доступ с любого компьютера в режиме 24/7, постоянно обновленная версия, работа в команде на протяжении всего дня — это серьезные аргументы за облако. Приходим на работу, включаем компьютер, открываем почту и УНФ — поехали! Текущие задачи как на ладони!

«А что, 1С:УНФ и так может?»

Первоначально выдающихся результатов не ждали — стояла задача сделать «как у нас в Экселе, только лучше». Потребности были такими: совместный доступ к клиентской базе, управление задачами — фиксация поручений руководителя инженерам, передача клиента между инженерами (временная или постоянная), учет рабочего времени, получение данных для анализа, премирование по результатам.

Что сделано:

1. Менеджер выехала на место и вместе с инженером кропотливо разбиралась — как, когда и сколько каждому клиенту надо консультаций, работ, продаж.
2. В результате созданы продажи в разделе «биллинг» — это регулярные продажи плановых услуг. Каждый месяц нажатием на одну кнопку мы получаем список выставленных счетов. В результате никто не забыт и ничто не забыто — все плановые работы назначены и выставлены к оплате. Это, скажу вам, круто — раньше мы, бывало, забывали выставить работу, упускали даты работ. 100% рекомендую к использованию сфере услуг с абонплатой! Принцип настройки выставления регулярных счетов прост, периодичность и сумма счета может быть установлена любая — в неделю, месяц, квартал, год. У нас администратор выставляет счета по понедельникам, заходит в биллинг, нажимает на одну кнопку — и счета, акты и даже рассылка счетов созданы. Работа, которая занимала целый день (копировать прошлые документы, проверить, не забыть никого, разослать, и главное — внимательность), сейчас выполняется за 15 минут. Теперь выставление документов реализации для нас праздник — это же будущая выручка!
3. Необходимость звонков с проверкой работоспособности оборудования, получением обратной связи реализована во встроенной CRM. Конечно, ей не помешало бы добавить наглядности, разных форматов представления данных, чтобы было похоже как у нас в Экселе — выделены красным цветом срочные, а обычным цветом — текущие задачи. Но что удобно — задача сразу попадает на исполнителя! Он открывает программу утром — а тут задачи списком. Решает и они закрываются. Этого ни один Эксель дать не мог.
4. Специалисты, выполнившие работы по настройке и установке ККТ, умеют делать отчет по своим выполненным работам, знают, за что им платят зарплату. Не буду раскрывать всю кухню начислений и премий, но отчеты УНФ по персоналу — это кладезь информации. Отработанное время в целом и загрузка по дням позволяют начислить премии и даже ввести новые критерии для премирования. Возникла идея премирования по итогам года. Этой степени детализации мы еще ни разу не достигали! Причем у персонала есть возможность вводить данные учета рабочего времени только текущим числом. Не указал инженер работу, забыл — есть основания поговорить с руководителем, исправиться. А иначе премии не видать. В результате инженеры заинтересованы вести учет рабочего времени, это приносит пользу развитию компании, поиску способов совершенствования работ. Обоюдная выгода собственника и персонала.

В ходе внедрения обнаружили такие возможности программы, о которых даже не мечтали раньше: «а что, 1С:УНФ и это может?» — был самый частый вопрос к команде внедренцев, партнер 1С:Франчайзинг Альфа Аудит+ на время внедрения закрепил за нами двух инженеров. Учитывались буквально все наши пожелания. Ставим задачу, например, выставление счетов клиентам с нужной периодичностью, короткий мозговой штурм — и вуаля — решение есть! Биллинг в УНФ — это сила, ни один клиент не останется без своего счета. «А давайте сделаем витрину неликвида, введем акционные цены и распродажи» — проект mag1c.ru нам в помощь! Никаких заморочек с сайтом, зарегистрировал номенклатуру — и она уже в магазине. В результате инженеры перестали продавать одну и ту же модель кассы всем клиентам — посмотрели витрину с картинками и клиент определился с выбором по цене и функционалу. 

Результаты проекта

Что могу сказать по результату двухмесячной работы в программе 1С:УНФ:

1. У нас освободилось время. Головы инженеров не заняты проблемой «кому что забыл сделать». Они занимаются делом — работой, самообразованием. Это самое ценное для нашей компании.
2. Выросло число клиентов, но это нам только в радость. Клиенту при подключении ставится расписание, и инженер своевременно отрабатывает текущие задания.
3. Стало интереснее работать — сотрудники обладают техническими знаниями, вносят предложения по настройкам работы в 1С:УНФ.
4. Появилась перспектива — часть работы можно проводить удалённо, мы расширили ареал оказания услуг. Вышли за пределы Крыма.
5. Автоматизировано 5 рабочих мест.
6. Облачное решение позволяет не бояться коронавирусных ограничений.