Аналитика и контроль на базе 1С: как тандем BI-системы и программы для управления перевозками помогает ГК «Транском» контролировать бизнес

О компании

Группа компаний «Транском» –международный логистический 3PL оператор, оказывающий полный комплекс услуг по грузоперевозкам и таможенному оформлению грузов. Компания ведет свою деятельность на рынке международных перевозок с 2003 года и на сегодняшний день представлена филиалами в Москве, Минске, Бресте, Бяла-Подляске с головным офисом в г. Вязьма Смоленской области. 

Основное направление деятельности компании — международные автотранспортные грузоперевозки. География перевозок включает Германию, Данию, Великобританию, Францию, Бельгию, Голландию, Люксембург, Испанию, Австрию, Швейцарию, Италию, Польшу, Словакию, Чехию, Венгрию, Словению, Румынию, Болгарию, Сербию и Турцию. Перевозки осуществляются как по перевозке импорта, так и на экспорт из России.

Что было раньше

Деятельность ООО «Транском» автоматизирована с помощью решения «1С:Карго 5», которая разработана на платформе «1С:Предприятие 8.3» и предназначена для автоматизации транспортных и курьерских компаний, программа позволяет систематизировать весь цикл грузоперевозок от приема заказов до отчетности. Визуализация данных реализована в «1С:Аналитике».

Для формирования аналитической, оперативной и управленческой отчетности в компании долгое время использовались электронные таблицы. Данные для отчетов приходилось собирать из разрозненных источников, все показатели рассчитывались в Excel. Кроме того, оперативную подготовку отчетов усложнял постоянный поток запросов от сотрудников и руководителей на формирование отчетов для оперативного контроля объема продаж и маржинальности привлеченного транспорта, KPI сотрудников всех подразделений компании и рентабельности транспорта. Профильные сотрудники, задействованные в подготовке отчетов, не справлялись с текущей нагрузкой, предоставляли отчеты с опозданием, с устаревшими данными.

Внедрение

В связи с нехваткой профильных специалистов, постоянной потребностью в анализе большого объема данных по деятельности компании принято решение о внедрении комплекса BI-инструментов для сравнительного и факторного анализа, оперативного контроля. Для этих целей было выбрана система «1С:Аналитика». Это дало возможность на лету, без дополнительных доработок строить отчеты на данных «1С:Карго 5», визуализировать информацию в виде интуитивно понятных дашбордов, обмениваться отчетами в режиме реального времени без необходимости выгрузки в Excel и отправке по почте.

На базе системы «1С:Аналитика» в короткие сроки, без дополнительного привлечения программистов и изменений конфигурации были реализованы 24 аналитических дашборда руководителей для различных подразделений и направлений деятельности компании и более 170 отчетов (около 380 вариантов отчетов). Была выполнена настройка отчетов, позволившая получать актуальные данные, без необходимости изменять предустановленные настройки.

Реализованные дашборды показывают детальную аналитику рейсов в разрезах подразделений, клиентов, водителей, расстояний, временных затрат:

• дашборд по рентабельности по дням сравнивает рентабельность в различных условиях: чистый пробег, в рамках путевого листа, без учёта стоянки на базе;

• дашборд по рентабельности на день по клиентам показывает среднюю рентабельность на один день перевозки по клиенту в отчётном периоде;

• дашборд в разрезе расстояний показывает среднюю рентабельность по транспортному средству на 1 км пути в отчётном периоде, отображает плановый и фактический показатель;

• дашборд по затратам показывает аналитику и состав затрат по рейсам в отчётном периоде по конкретному подразделению;

• дашборд по общему валу по собственному парку показывает вал продаж по менеджеру и отображает индикаторы по плану, факту и расчетные данные прогноза;

• дашборд по маржинальности перевозок отображает плановую маржинальность по менеджерам с индикаторами плана, факта и прогноза;

• дашборд по выполнению плана по накладным по ключевым клиентам отражает план-факт по ключевым клиентам с разбивкой по типу перевозки (смешанные, привлеченные, собственные);

• дашборд по нагрузкам отражает нагрузку на менеджеров по количеству накладных и нагрузку на экспедиторов по количеству рейсов.

Кроме того, отчеты, настроенные в «1С:Аналитика» (кубы данных), позволяют добавлять дополнительные аналитическими показатели, расширять структуру форм отчетов, выполнять вычисления сразу в отчете, а не вручную в Excel, без перепрограммирования.

У пользователей появилась возможность без обращения к программистам самим добавлять, уточнять и расшифровывать интересующие показатели и детали отчета, визуализировать полученные данные.

Результаты проекта

1. Реализованы отчеты, разработка которых в рамках текущей информационной системы «Карго 5» была чрезвычайно трудоемка.

2. Расширен состав и структура форм отчетов, добавлены новые формы отчетов, неиспользуемые ранее в виду трудоемкости подготовки отчетов в Excel.

3. Сформированы дашборды руководителей без миграции данных и привлечения разработчиков.

4. На основе разработанных отчетов в режиме реального времени ведется оперативный контроль эффективности всех подразделений территориально распределённой компании.

5. В режиме реального времени с помощью разработанных отчетов отслеживается удовлетворенность потребностей ключевых клиентов, что по оценкам руководства в перспективе повысит клиентоориентированность компании.

6. Значительно сократилось время и трудозатраты для формирования аналитических форм и отчетов.

7. Дашборд по маржинальности помогает:

• принимать решение о целесообразности каждой перевозки в режиме реального времени;

• определить эффективность работы сотрудников по привлечению подрядчиков;

• оценить нагрузку всех сотрудников продающих подразделений компании и перераспределить ее в случае необходимости.

• оценить эффективность работы каждого водителя;

• проанализировать корректность планирования перевозки сотрудником департамента логистики;

• определить целесообразность работы конкретным клиентом;

• в режиме реального времени анализировать прогноз выполнения целевых показателей по рентабельности транспорта;

• отслеживать неэффективные дни и километры в процессе перевозок;

• визуально отображать структуру затрат автотранспорта;

• сравнить соблюдение водителем планового маршрута и отклонение общего пробега перевозки.