О компании: «Дельта-Д» строит здания, сдаёт их в аренду и обеспечивает техобслуживание; контролирует, чтобы кондиционеры, лифты, счётчики водоснабжения и электричества, прочие приборы и датчики работали исправно.
Учёт оборудования и графики обслуживания вели в Excel. На практике это было так:
- Документы по ремонту оборудования распечатывали и выдавали техническим специалистам
- Все данные в этих документах фиксировали от руки и далее переносили в Excel.
При этом нужно понимать, что один и тот же вид оборудования имеет разные сроки обслуживания в зависимости от длительности эксплуатации. Новое оборудование обслуживают реже, чем-то, которое используется уже давно. Эту информацию можно получить только вручную, просматривая таблицы. Не было системы, которая бы вовремя напомнила нам о том, что пора провести тех. обслуживание.
Это вызывало определенные сложности:
- Бесконечная бумажная работа
- Большая вероятность ошибок в данных
- Ручной контроль выполнения заявок на обслуживание, возможная потеря информации
- Невозможность получить отчет по наличию оборудования и его работе моментально — данные нужно собирать из разных таблиц, структурировать, строить графики и т. д. Такая же проблема с учетом материалов, необходимых для техобслуживания.
Решение: автоматизация приёма заявок и учёт оборудования
Специалисты компании «АНТ-ХИЛЛ» настроили учёт оборудования с помощью «1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия. Стандарт». Теперь работа строится так:
- Прием заявок на обслуживание от арендаторов по телефону и электронной почте. Заявки тут же заводятся в 1С — теперь они точно не потеряются!
- Загружена информация по остаткам оборудования и материалов для его ремонта. Материалы можно оприходовать в системе, списать для использования, переместить другому специалисту. При этом все движения по списанию и приходованию отражаются в бухгалтерской базе, — настроена синхронизация с «1С:Бухгалтерией».
Выполненные работы:
- Настроили графики (календари) эксплуатации и технического обслуживания отдельно для каждого вида оборудования. Сформировали основной перечень работ и регламентные задания на эти работы.
- Создали карточки оборудования, в которых видно, сколько материалов используется на каждый элемент оборудования. Это необходимо для принятия решения о своевременной замене оборудования (иногда проще заменить его, чем ремонтировать).
- Настроили специализированные отчеты:
- по количеству обращений по каждому элементу оборудования и учет затраченного мастером времени — для определения суммы ежемесячного и годового обслуживания оборудования.
- по работам для специалистов для поминутной фиксации своих действий. Указанные в этих отчетах работы собираются в единый большой отчет, показывающий выполненный объем работ по объектам, а также те работы, которые еще не выполнены.
- отчет для руководителя технической службы с разбивкой работ по датам и специалистам с возможностью распределения заявок между специалистами и контроля их выполнения.
Результат
- Исключена двойная работа по заведению документов
- Минимум бумажной работы
- Минимум возможных ошибок
- Реакция на заявки арендаторов в 5 раз быстрее. Заявка сразу же фиксируется в 1С и ответственному сотруднику приходит уведомление. Это помогает более оперативно отреагировать и решить проблему, что особенно актуально в случае аварий.
Простота и доступность информации для принятия управленческих решений. Любые отчеты (по работе оборудования, остаткам материалов, графикам обслуживания и т. д.) формируются по нажатию одной кнопки.
