«1С:Управление нашей фирмой» для поставщика IT-услуг. История автоматизации управленческого учета в «LUKOIL Technology Services GmbH»
Рассказываем, как команда «РАУ АйТи» с помощью системы «1С:Управление нашей фирмой» автоматизировала организацию управленческого учета в дочернем обществе «Лукойл», оказывающем IT-услуги для зарубежных подразделений группы. Теперь руководству в любой момент времени доступны данные о расходах и доходах общества. Появилось планирование движения денежных средств, а сотрудники могут быстро регистрировать первичные документы и находить информацию в системе. Вероятность ошибок при обработке документов сведена к минимуму.
В результате заключение договоров, формирование отгрузочных документов и учет оказанных услуг ведется в единой системе с минимальными затратами времени. Так экономия при подготовке каждого инвойса составляет 10 минут. Шаблоны договоров исключили появление мелких ошибок и опечаток. Общие временные затраты сократились на 15−20% по заявлениям пользователей системы.
«Теперь наша работа организована в единой системе: все пользователи взаимосвязаны. Изменения учета фиксируются и не забываются. Я считаю, что это прогрессивный и правильный путь»
Артем Ширяев — менеджер по финансово-экономической деятельности,
прокурист «LUKOIL Technology Services GmbH»
О компании и отрасли
«LUKOIL Technology Services GmbH» оказывает услуги в области телекоммуникаций, интернет-технологий и программного обеспечения для нефтеперерабатывающих заводов, заправочных сетей и нефтедобывающих обществ «Лукойла» за границей.
Само общество зарегистрировано в Вене и 16 лет работает на рынке информационно-технологического услуг.
«Мы не совсем обычный бизнес. Мы не работаем на свободном рынке. Основной задачей общества является не получение прибыли, а оказание качественных услуг Группе»
Артем Ширяев — менеджер по финансово-экономической деятельности,
прокурист «LUKOIL Technology Services GmbH»
Пока деловое поле общества ограничено внутренними контрагентами группы «Лукойл»: услуги не оказываются клиентам «на рынке». Ситуация трансформируется, и руководство желает сделать общество ориентированным на бизнес, чтобы решения принимались по соображениям экономической целесообразности.
В условиях переходного периода обществу необходима новая система управленческого учета. Менеджмент понимал, что со штатом в 30 сотрудников, обойтись без автоматизации не получится.
До старта проекта в «LUKOIL Technology Services GmbH» учет велся в электронных таблицах в ручном режиме. Информацию о доходах и расходах общества получали только в конце отчетного периода. Коммерческие предложения для заказчиков не сохранялись, а бухгалтер вручную отмечал оплаты и регистрировал счета. Возникали проблемы, связанные с недостаточными и излишними правами, вся отчетность формировалась вручную.
Такой подход усложнял жизнь общества во времена сдачи отчетности концерну. Работники были перегружены, совершали ошибки при составлении документов и не успевали завершать задачи в срок.
Цели и задачи
Главная цель общества — организовать управленческий учет в единой системе. Получить решение, которое позволило бы масштабироваться и не терять в качестве оказания услуг.
Руководство запланировало «отшлифовать» все технологические настройки заранее и начать пользоваться преимуществами автоматизации при выходе на рынок.
На старте проекта были поставлены задачи по:
- получению данных о доходах и расходах общества в любой момент времени
- упрощению процесса закрытия периода
- минимизации ошибок в ходе формирования первичной документации и ведения учета
- получению возможности планировать доходы и расходы в разрезе продуктов, контрагентов, филиалов, направлений, статей
- упрощению ввода данных в электронную таблицу для бухгалтерии
- оптимизации процесса получения информации об оплатах
- разграничению доступа сотрудников к учетным данным
Ход проекта
«Битрикс», «SAP» или «1С»
«LUKOIL Technology Services GmbH» являются поставщиками программных продуктов SAP для группы Лукойл: внедряют и настраивают системы автоматизации для сети заправочных станций и заводов по Европе.
Поэтому в ходе предпроектного исследования SAP являлся предпочтительным вариантом. Но решение для «LUKOIL Technology Services GmbH» и 7 дочерних обществ обошлось бы в 1,2 млн евро. Такие расходы для сервисной организации концерн не одобрил.
В обществе пробовали работать на Битриксе, но стандартной лицензии не хватало, чтобы включить в систему весь объем задач по учету.
После сравнения функционала нескольких продуктов в обществе выбрали «1С:Управление нашей фирмой». Конфигурация платформы «1С:Предприятие» удовлетворяла максимуму требований без дополнительных доработок, а недостающий функционал можно было реализовать точечными нетиповыми надстройками.
Объяснимые и необъяснимые сложности
Не все бизнес-процессы было возможно автоматизировать в коробочном решении. После настройки стандартного функционала начался период доработок.
Сотрудникам «Лукойла» по причине загруженности собственными проектами не всегда удавалось найти время, чтобы заниматься вопросами автоматизации. Некоторые задачи откладывались и переносились. Скорость реализации проекта не всегда соответствовала плану. Но терпение и взаимопонимание помогли сохранить соглашения и пережить негладкий период внедрения и доработок.«Сложности были объяснимы. Я ожидал, что 1С может предоставить стандартизированные решения, но многое пришлось программировать специально под нас»
Артем Ширяев — менеджер по финансово-экономической деятельности,
прокурист «LUKOIL Technology Services GmbH»
Адаптация типового решения коснулась:
- начисления НДС на сумму «брутто», а не «нетто», как это принято;
- создания специального формата выписки из банка: чтобы система автоматически загружала и распознавала реквизиты и номера счетов, а после перенаправляла данные в бухгалтерию;
- формирования акта сверок не только на русском, но и английском языке;
- функции планирования денежных средств: настроить систему так, чтобы запланированные, но не произведенные оплаты переносились на будущие периоды и не исчезали.
Пуск системы — еще не точка
В 2019 году в обществе начали использовать «1С:Управление нашей фирмой». Сотрудникам потребовалось несколько месяцев, чтобы освоить процессы в области своих компетенций. Но по мере изменений в методологии и регламентах общества, разрабатывались новые алгоритмы и схемы.
Например, в этом году происходит тестирование нового способа отнесения доходов и расходов: не по продуктам, а в разрезе бизнес-единиц. То есть расходы относятся на определенную структуру внутри общества.
Задачи решаются по мере поступления. Совместно с командой «РАУ АйТи» оптимизируется распределение оборудования в дата-центре. В обществе хотят проводить операции с составными частями одной заявки.
«Поставили на баланс 10 одинаковых серверов, потом один сломался или его продали. Важно, чтобы система позволяла обрабатывать их по одному. Это сокращает объем базы данных и время на внесение информации по каждой единице отдельно»
Артем Ширяев — менеджер по финансово-экономической деятельности,
прокурист «LUKOIL Technology Services GmbH»
Результаты
В руководстве «LUKOIL Technology Services GmbH» честно признаются, что переход со старого уклада в новую систему происходит постепенно, и сотрудники еще осваивают особенности программного продукта.
Внедренная система «1С» стала неоценимым помощником сотрудников во времена сдачи отчетности. Ранее все работники были перегружены задачами по подготовке квартальных отчетов. Сейчас процесс не такой напряженный, отнимает меньше времени и не сопряжен с возникновением ошибок.
Главное назначение системы — автоматизация модуля первичного учета. Он отработан, и сотрудники находят его более удобным по сравнению с работой в таблицах Excel. В обществе избавились от рутинного многократно-повторяющегося процесса выставления счетов.
В результате внедрения были выполнены задачи:
Задача: организовать управленческий учет в единой системе
Решение: ответственное лицо каждого филиала ведет учет собственных расходов и доходов. Экономист проверяет корректность учета. Получить данные о доходах и расходах общества за прошедший период можно в любой момент.
Задача: обеспечить быстрый поиск документов
Решение: связанные между собой документы можно увидеть в одной цепочке. В системе предусмотрен полнотекстовый поиск данных. Каждое коммерческое предложение создается и хранится в системе с детализацией до версии.
Задача: упростить ввод данных в электронную таблицу для бухгалтерии
Решение: выставленные и полученные счета регистрируются в системе сотрудниками филиалов. Из системы формируется файл Excel в формате, подходящем для головной компании в Австрии и филиала в Цюрихе.
Задача: разграничить доступ сотрудников к учетным данным
Решение: каждому сотруднику доступны данные системы в соответствии с должностными обязанностями и полномочиями.
Задача: планировать доходы и расходы в разрезе продуктов, контрагентов, филиалов, направлений, статей
Решение: в системе формируется бюджет по доходам и расходам в разрезе продуктов, контрагентов, филиалов, направлений и статей. В любой момент можно получить план-фактный анализ исполнения бюджета.
Объединены процессы менеджеров по договорной деятельности и бухгалтера, который принимает и выставляет счета.
«Никакой автоматизации между этими процессами не было, все было организовано на уровне телефонных звонков и электронных писем. Теперь счет поступает, и любой специалист может посмотреть, что этот счет не просто с неба упал, а он привязан к определенному договору. Эта связь договорного процесса и бухгалтерского учета — большой шаг вперед»
Артем Ширяев — менеджер по финансово-экономической деятельности,
прокурист «LUKOIL Technology Services GmbH»
Пользу доказала и система согласования счетов общества к учету. Разработанный алгоритм отправляет документы на согласование руководителю по электронной почте. Теперь указания по отнесению доходов и расходов можно делать в один клик. «В этом смысле руководитель, даже не заходя в 1С, становится участником бизнес-процесса» — отмечает Артем Ширяев.
Существенную помощь сотрудники общества находят в возможности получения информации по соответствующим счетам контрактам. Сверки с контрагентами создаются на 30% быстрее, экономия времени по заполнению каждого договора составляет 10 минут.
«LUKOIL Technology Services GmbH» строят планы по развитию системы «1С» на 2022 год и совместно с командой «РАУ АйТи» хотят реализовать в «1С:Управление нашей фирмой» блоки имущества, кадрового учета и интеграции отчетности с другими аналитическими системами.
Отзыв
«Сотрудничество с „РАУ АйТи“ — это благоприятный опыт. Мы разговариваем на одном языке. Нас слышат и достаточно быстро понимают суть проблем, предлагают решения. Рад, что оперативно предоставляется информация о всех доработках и инструкции о том, как нам пользоваться, чтобы обращаться к новому функционалу»
Артем Ширяев
менеджер по финансово-экономической деятельности,
прокурист «LUKOIL Technology Services GmbH»
Проект выполнил партнер «1С» — РАУ АйТи.
