Отчеты в 1С:УНФ и 1С:Рознице

В «1С:УНФ» и «1С:Рознице» можно анализировать информацию по отчетам из разных разделов. Во-первых, можно получать информацию о продажах в самых различных вариантах. Во-вторых, отчеты позволяют анализировать себестоимость, что особенно ценно для производств, а также для компаний, оказывающих услуги и занимающихся строительством. В-третьих, вы можете отслеживать остатки товаров и состояние взаиморасчетов с контрагентами.

В статье рассказываем, как получать не просто данные в виде отчетов, а эффективные инструменты для собственника, когда принимаются решения, куда развивать бизнес.

Общие принципы получения информации из отчетов

Разберем общие принципы получения информации из отчетов.

1. Задаем правильные вопросы. Перед формированием отчета задаем вопрос: какую информацию хотим получить. Опрометчиво использовать, например, отчет о продажах, когда требуется получить информацию об остатке товаров на складах. Для этих целей скорее следует использовать отчет, в котором будут представлены номенклатура и склад. Исходя из полученной информации можно принимать решение об объемах закупки. Ключевая идея — правильный запрос, что хотим получить.
2. Формируем отчет с минимальным объемом информации. Если взять отчет по продажам, он покажет абсолютно все данные. Так его будет сложно анализировать. Повторяем вопрос: какую информацию хотим получить. Например, вопрос такой: какие клиенты у нас покупают большего всего. И для этого будет достаточно только полей «Клиент» и «Выручка».
3. Выбираем таблицы или диаграммы.
   Таблицы — самая эффективная форма представления отчета, так как она позволяет объединить в один отчет самые разные данные. Например, можно узнать, какую номенклатуру чаще всего покупают или узнать, какие покупатели отказались от покупки определенных товаров. Эти данные можно проанализировать, объединив данные о номенклатуре и покупателях в один отчет. Для того чтобы эффективно анализировать, важно делать правильные таблицы, придерживаясь принципа «1 колонка = 1 вид данных».
   Используем диаграммы, когда нужны именно они. Если диаграмма содержит в себе очень много данных, анализировать ее будет очень сложно. Диаграммы и графики подходят для анализа небольшого количества данных: не более 10 элементов. Также следует учитывать, что некоторые данные в «1С:УНФ» и «1С:Рознице» иногда лучше отображаются в документах.

Как настроить отчеты для себя

Способы настройки:

• фильтр в простом варианте настроек,
• изменение структуры, оформление, сортировка в расширенном виде настроек,
• использование «Настроек для технического специалиста».

Рассмотрим варианты настроек на примере, когда требуется проанализировать при помощи отчета работу менеджеров. Запрос к отчету — узнать, сколько времени проходит от заказа до продажи. Проведем данный анализ в отчете «Продажи».

По нажатию на любое поле правой кнопкой мыши можно добавить новое — «Менеджер» и установить фильтр на отдельного сотрудника.

Однако, только с таким вариантом отчета нам будет сложно решить поставленную задачу. В отчете в режиме расширенных настроек выведем колонки «Покупатель», «Заказ покупателя», «Номенклатура», «Документ» и «Документ.Дата», а также поля «Выручка» и «Количество».

В качестве показателей эффективности продаж можно вывести в отчет колонки «Средний чек», «Выручка» и «Валовая прибыль». Такой подход поможет проанализировать эффективность работы каждого менеджера.

Кроме того, отчет позволяет анализировать время работы менеджера, то есть оценить, за какое время менеджер оформил сделку. В «Настройках технического специалиста» добавляем собственную колонку, которая будет называться «Цикл продаж». Для колонки создаем формулу, которая будет указывать на разницу между датой оформления заказа и датой продажи.

Для детального анализа есть возможность настроить сортировку и даже условное форматирование. Например, строки с продажами с отрицательной выручкой будут подсвечены красным.

Для того, чтобы показать изменения в цикле сделки по отношению к периоду, можно добавить диаграмму, вывести точки и серии. Для этого в режиме технического специалиста создадим диаграмму, которая покажет объем заказов по менеджерам по месяцам.

В созданном отчете можно задать детализацию. Нажав на ячейку, видим вариант расшифровки данного отчета. Например, можно посмотреть, в каком документе движения была произведена продажа.

Универсальный отчет

Существует универсальный отчет, в котором можно объединить любые данные. Такой отчет позволяет обратиться к любому объекту программы: справочнику, документу, регистру.

Например, задача — получить список всех спецификаций, где содержится ДСП. В типе объекта требуется выбрать соответствующие значение в типе и имени объекта, а также имя таблицы. А затем установить фильтр на номенклатуру — ДСП.

В универсальный отчет можно включать любые данные, например, с его помощью вы можете с легкостью найти ошибки при закрытии месяца в регистре накоплений «Запасы и затраты». В отчете можно анализировать этапы заказов на производство и время, затрачиваемое на выполнение. Кроме того, все режимы настроек отчетов, описанные в пункте выше, доступны и для универсальных отчетов. Добавление фильтров, колонок, форматирование, создание пользовательских полей — все это применимо для универсальных отчетов.

Вывод

В «1С:УНФ» и «1С:Рознице» представлено большое количество готовых вариантов отчета. Они охватывают все аспекты бизнеса: финансы, маркетинг, сотрудники, производство и себестоимость, остатки на складах, услуги и так далее. Однако все отчеты можно адаптировать под потребности именно вашего бизнеса содержательно и по форме. Вы можете добавлять фильтры, поля, менять отображение отчета. Также вы можете настроить отображение диаграммы в отчете. Также вы можете пользоваться универсальным отчетом, в котором можно анализировать данные всех объектов. Главное — правильно формулировать вопрос к отчету, тогда отчеты в «1С:УНФ» и «1С:Рознице» станут вашими главными помощниками в принятии управленческих решений.