Для того чтобы выйти на более качественный уровень ведения документооборота и архива, в организации необходимо выполнить следующие шаги.
Шаг 1. Запланировать работы по оптимизации документооборота и архива
Когда?
Зачем? Для планомерного улучшения процессов делопроизводства и архивного дела.
Что сделать?
Составить план по оптимизации системы управления документами организации.
Шаг 2. Разработать и утвердить номенклатуру дел организации
Когда?
Зачем? Для учета всех дел организации, которые будут формироваться в течение следующего года.
Что сделать?
1. Создать в «1С:Документообороте» справочник «Номенклатура дел» на 2026 год. Для этого предварительно необходимо включить функционал «Вести учет по номенклатуре дел».
2. Определить принцип построения номенклатуры дел.
Номенклатура дел чаще строится по структурному признаку. В этом случае достаточно выбрать команду «Заполнить разделы номенклатуры дел по структуре предприятия».
3. Заполнить карточки дел, присвоив делам номера и определив для каждого дела форму, срок хранения со ссылкой на статью по «Перечню типовых управленческих архивных документов со сроками хранения (ПТУД)».
При выборе гибридной формы «1С:Документооборот» предупредит о технологии: для гибридных дел создается том № 1 для электронных документов, том № 2 и далее — для бумажных документов.
4. В карточке дела можно указать, какие виды документов будут формироваться в данное дело.
Шаг 3. Создать тома под будущие дела в соответствии с номенклатурой дел
Когда?
Зачем? Для возможности помещать вновь создаваемые документы в дела.
Что сделать?
Создать в «1С:Документообороте» тома дел. Тома создаются для всех дел, за исключением не закрытых в текущем году.
Шаг 4. Завести папки под тома бумажных документов
Когда?
Зачем? Чтобы обеспечить правильную систематизацию бумажных документов в соответствии с номенклатурой дел.
Что сделать?
- В подразделениях завести папки под бумажные документы.
- Оформить обложку (вкладыш на корешке папки) для тома дела.
Шаг 5. Подготовить и подписать доверенности на сотрудников
Когда?
Зачем? Большинство доверенностей выпускается сроком на 1 год. Поэтому необходимо, чтобы по состоянию
Что сделать?
- Выявить доверенности с истекающим сроком действия.
- Переиздать те из них, которые будут использоваться в 2026 году.
- Переиздать доверенности на отправку и получение корреспонденции в отделении «Почты России».
- Переиздать доверенности на курьеров организации на отправку и получение корреспонденции в сторонних организациях.
В организации необходимо регламентировать порядок работы с доверенностями.
В случае подписания электронных документов МЧД выпустить необходимые МЧД в 1С-ЭДО /"1С:Документообороте".
Шаг 6. Проверить и закрыть журналы регистрации
Когда?
Зачем? Чтобы исключить отсутствие части учетных данных по документам.
Что сделать?
- Закрыть журналы регистрации, значащиеся в номенклатуре дел текущего года.
- Проверить полноту заполнения карточек документов в СЭД, составляющих справочники распорядительных, входящих, исходящих документов.
Шаг 7. Закрыть дела 2025 года
Когда?
Зачем? Для учета единиц хранения (томов дела) и сбора статистики для итоговой записи к номенклатуре дел.
Что сделать?
В «1С:Документообороте» дело считается закрытым, если закрыты все тома дела.
Том закрывается путем проставления соответствующего признака в карточке тома.
Шаг 8. Сформировать итоговую запись к номенклатуре дел 2025 года
Когда? Январь 2026 года.
Зачем? Для сбора статистики о сформированных бумажных и электронных делах.
Что сделать?
В «1С:Документообороте» есть печатная форма итоговой записи к номенклатуре дел. Данную форму подписывает руководитель службы делопроизводства и архива.
Шаг 9. Разработать график сдачи дел в архив
Когда? Январь 2026 года.
Зачем? Для равномерной нагрузки на архивиста.
Что сделать?
Разработать график сдачи дел в архив в разрезе подразделений с учетом объема передаваемых дел.
Шаг 10. Систематизировать завершенные договоры
Когда? Январь 2026 года.
Зачем? Для выделения завершенных договоров в отдельное дело.
Что сделать?
Выделить из дел с договорами завершенные договоры, сформировать из них отдельное дело, закрыть дело.
Шаг 11. Провести экспертизу ценности документов на уровне подразделений
Когда? Февраль 2026 года.
Зачем? Для отбора бумажных дел / электронных документов для передачи в архив организации.
Что сделать?
1. Подготовить описи дел/ электронных документов.
В «1С:Документообороте» через команду «Передача дел в архив» сформировать описи дел и описи электронных документов структурных подразделений. Описи желательно формировать отдельно для документов постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу. Печатную форму описи можно сохранить в системе как проект документа и направить на подписание руководителю структурного подразделения.
2. Оформить бумажные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, внесенные в опись дел структурного подразделения:
- пронумеруйте каждый лист тома дела;
- составьте лист-заверитель;
- составьте внутреннюю опись документов дела;
- оформите обложку дела;
- прошейте дело.
3. Подразделениям подготовить предложения в акт о выделении документов к уничтожению.
В «1С:Документообороте», воспользовавшись командой «Уничтожение дел», сформировать акт. На бумажные и электронные документы формируются отдельные акты, включающие дела, сроки хранения которых истекли. Печатную форму акта можно сохранить в системе как проект документа, направить на подписание руководителю структурного подразделения. На основе актов подразделений архивист в дальнейшем сформирует общий акт о выделении документов к уничтожению.
Шаг 12. Принять документы от подразделений в архив
Когда? По графику в течение 2026 года.
Зачем? Для формирования и хранения архивного фонда организации.
Что сделать?
1. Принять электронные документы в «1С:Архив» по описям электронных документов структурного подразделения (сдаточным описям).
2. Принять бумажные документы в «1С:Архив» по описям дел структурного подразделения (сдаточным описям).
Шаг 13. Проверить и актуализировать шаблоны документов и процессов
Когда? В течение 2026 года.
Зачем? Чтобы исключить использование неактуальных шаблонов документов и оптимизировать процессы.
Что сделать?
- Проверить шаблоны файлов документов в «1С:Документообороте».
- При необходимости скорректировать шаблоны документов и процессов.
Шаг 14. Проверить наличие необходимых локальных нормативных актов (ЛНА) по делопроизводству и архиву
Когда? В течение 2026 года.
Зачем? Для регламентации процессов, связанных с работой с документами и хранением документов.
Что сделать?
Разработать комплекс ЛНА по делопроизводству и архиву, включающий следующие документы:
- Положение о делопроизводстве.
- Положение об использовании простой электронной подписи.
- Положение об использовании усиленной электронной подписи.
- Положение об архивном хранении документов.
- Положение о хранении электронных документов.
- Положение об экспертной комиссии.
- Положение о работе с документами для служебного пользования (при наличии документов ДСП/КТ/конфиденциальных).
- Положение о договорной работе.
- Положение о работе с распорядительной документацией.
- Положение о работе с локальными нормативными актами.
- Положение о работе с обращениями клиентов (при наличии обращений).
- Положение о работе с обращениями граждан (при наличии обращений).
- Положение о работе с доверенностями.
- Положение о работе с машиночитаемыми доверенностями.
- Положение о планировании и контроле рабочего времени.
- Положение о порядке планирования, подготовки и проведения мероприятий.
За основу можно брать:
- НПА, методические документы Росархива и ВНИИДАД. Перечень актуальных документов размещен в этом разделе.
- Комплект нормативных документов — 2024 к «Методике управления документами и совместной работой» (в продаже на www.1c-interes.ru).
Шаг 15. Повысить свой уровень компетенций в сфере управления документами
Когда? В течение 2026 года.
Зачем? Получить информацию о новых НПА, технологиях и лучших практиках управления документами.
Что сделать?
- Изучить план мероприятий Ассоциации специалистов в сфере управления документами (АСУД), CNews, TAdvizer и др. организаторов конференций по электронному документообороту и архиву.
- Следить за мероприятиями 1С в телеграм-канале «1С:Документооборота»
Комментарии