Сдача машин в аренду: как посчитать эффективность каждого автомобиля?

Задумались об автоматизации?

Считаете доходы и расходы не только по заказам, но и по отдельным автомобилям?

Вы смело можете реализовать эту задачу в программе «1С:Управление нашей фирмой»!

В статье расскажем, как пошагово автоматизировать учет доходов и расходов по автомобилям в программе «1С:Управление нашей фирмой».

Начиная от организации справочников, ввода документов и до получения отчета с доходами и расходами по каждому автомобилю.

Описание задачи

Компания занимается сдачей в аренду автомобилей. На каждую машину оформляем заказы, учитываем расходы на топливо, запасные части, мойку, ремонт. Необходимо рассчитать и финансовый результат по заказам, и определить доходы и расходы по каждому автомобилю.

Сколько прибыли или убытков приносит каждый отдельный автомобиль компании? Сколько и каких расходов было потрачено на каждый автомобиль?

Решение задачи

Шаг 1. Правильный ввод информации об автомобилях — залог успеха

На первом шаге важно правильно ввести информацию в справочники.

1.1. Вводим каждый автомобиль как направление деятельности

Для получения доходов и расходов по каждому автомобилю добавляем возможность учета по нескольким направлениям деятельности.

Компания — Настройки — Еще больше возможностей

Еще больше возможностей — Несколько направлений деятельности

Сейчас мы можем заполнить справочник «Направления деятельности».
Компания — Все справочники — Направления деятельности

Создаем новый элемент справочника для каждого автомобиля

1. 2. Вводим автомобили в справочник «Номенклатура»

Вводим информацию об автомобиле в справочник «Номенклатура». Автомобили вносятся в программу как услуги (услуга аренды автомобиля).

Продажи — Товары и услуги — Номенклатура

Создаем новый элемент для каждого автомобиля, указываем направление деятельности.

Если необходимо ввести машино-дни как дополнительную единицу измерения, то добавляем новый элемент в справочник «Классификатор единиц измерения».

Компания — Все справочники — Классификатор единиц измерения

Создаем новую единицу измерения

Информация в справочники введена, можно приступить к вводу заказов.

Шаг 2. Вводим информацию о заказах на автомобили

После того, как автомобили введены в справочники «Направления деятельности» и «Номенклатура», можно начать оформлять заказы.

Заказ автомобиля оформляется документом «Заказ покупателя».

Журнал заказов покупателей показывает информацию по каждому заказу: состояние заказа, оплату, наличие закрывающих документов.

Продажи — Продажи — Заказы покупателей

При создании заказа указываем покупателя, автомобиль и количество дней аренды

Шаг 3. Формируем выручку по автомобилям

После выполнения заказа формируется закрывающий документ «Акт выполненных работ». После проведения этого документа формируется выручка.

Продажи — Продажи -Заказы покупателей — Создать на основании — Акт выполненных работ

Заполняем и проводим документ.

В момент проведения «Акта выполненных работ» формируется выручка по автомобилям. Выручку вы можете проверить сразу после проведения в отчете.

Компания — Аналитика — Отчеты — Доходы и расходы по статьям (по отгрузке).

Переходим к вводу информации по расходам.

Шаг 4. Формируем расходы по автомобилям

Начинаем работу с ввода статей, по которым будем вести учет расходов по автомобилям.

4.1. Вводим расходы на План счетов

Формируем статьи расходов, по которым ведем учет автомобилей.

Для этого вводим дополнительные счета на план счетов: Компания — Компания — План счетов

Вводим новые счета, используя возможность копирования

При создании счета указываем тип расходов «Расходы (распределяемые на финансовый результат) и способ распределения

4.2. Вводим виды расходов в справочник «Номенклатура»

Вводим элементы номенклатуры для каждого вида расходов. Указываем счет учета, на который будем относить расходы и который будет в отчете.

Продажи — Товары и услуги — Номенклатура

4.3.Расходы по услугам на автомобили

Расходы по услугам на автомобили вводятся документом «Приходная накладная».

Закупки — Закупки — Приходные накладные

Списываем запасные части на расходы автомобилей документом «Перемещение запасов», который создаем на основании приходной накладной

В документе «Перемещение заказа» указываем операцию «Списание на расходы», счет затрат и направление деятельности для списания материальных расходов

4.5. Начисление амортизации

Автомобили составляют имущество компании. Для того, чтобы были доступны действия с имуществом, необходимо включить эту возможность.

Компания — Еще больше возможностей — Имущество

При покупке транспортного средства оформляется приходная накладная, далее основное средство принимается к учету.

При принятии к учету указываем способ амортизации, срок полезного использования в месяцах, направление деятельности, на которое будут относиться расходы по амортизации.

Компания — Имущество — Документы по имуществу — Принятие к учету

После того, как автомобиль принят к учету как основное средство, начисляется амортизация, исходя из срока полезного использования. Амортизация начисляется при закрытии месяца.

4.6. Закрытие месяца

В конце месяца после ввода всех операций необходимо сформировать и провести документ «Закрытие месяца».

Компания — Финансовые операции — Закрытие месяца

После проведения документа начисляется амортизация и формируется информация для отчетов по финансовому результату за период.

Шаг 5. Анализ доходов и расходов по автомобилю

Для анализа доходов и расходов можно воспользоваться отчетом «Доходы и расходы по статьям (по отгрузке).

Отчет гибко настраивается, выводит информацию по автомобилям (направлениям деятельности), статьям затрат (счетам учета). В отчет можно добавить информацию по заказам покупателей.

Компания — Аналитика — Отчеты — Доходы и расходы по статьям (отгрузке)

В отчете мы видим доходы и расходы, прибыль по каждому автомобилю. Расходы детализированы по статьям.

Можно сразу провести анализ, каких видов расходов больше и на какой автомобиль. На основе такого отчета можно принимать решение по приобретению новых автомобилей.

Статья подготовлена совместно с компанией «Простые решения» http://1eska.ru