Автоматизация розничных магазинов в г. Щучье Курганской области
Проект реализован в магазинах индивидуального предпринимателя Ваценкова Виталия Олеговича.
ИП Ваценков В.О. занимается розничной торговлей стройматериалами, продуктами питания, широким спектром товаров для сада и дома. Выполняет поставки товаров для государственных учреждений.
До внедрения «1С:Розницы» магазины предпринимателя работали с программой Далион. Магазин Лайт, использовали онлайн-кассы Viki–micro.
Малый экран кассовых терминалов и отсутствие возможностей скидок и бонусов затрудняли работу. Решено было автоматизировать магазины на базе программного продукта «1С:Розница».
В 2020 году был автоматизирован магазин продуктов «Экономыч», в 2021-магазины «Вега» и «Глобус». Магазины расположены в торговом комплексе «Эксперт» г. Щучье.
В качестве организации, осуществлявшей проект внедрения была выбрана компания из города Челябинск — 1С:Франчайзи ООО «Компьютер в бизнесе».
Специалисты компании «Компьютер в бизнесе» имеют большой опыт внедрения проектов автоматизации на предприятиях всех видов собственности и в различных направлениях бизнеса.
Цели проекта
- Оптимизировать удобство работы продавцов и кассиров, ускорить обслуживание клиентов.
- Наладить учет маркированных товаров.
- Получить удобные отчеты для анализа продаж, остатков товаров, залежалых товаров, себестоимости товаров.
- Иметь возможность создания различных акций по продаже товаров, регулированию скидок на товары.
- За счет внедрения учета бонусов повысить лояльность покупателей.
- Продавцам предоставить право видеть заработанную премию и понимать от чего зависит ее размер.
- Отражать оплату товаров в рассрочку и по кредиту.
- Обучить персонал (администраторов и кассиров) грамотной работе с программой.
- Оптимизировать формирование заказов поставщикам.
- Подключить торговое оборудование.
- Настроить оригинальный отчет, учитывающий продажи товаров поставщиков.
- Разработать стандартизованные этикетки и ценники.
- Подключить торговое оборудование, банковские терминалы.
- Анализировать с помощью отчетов какой товар продается хорошо, а какой — плохо.
- В результате автоматизации бизнес-процессов расширить ассортимент продукции, увеличить валовый оборот и прибыль магазинов
Как решали поставленные задачи
Этап 1. Приобрели и установили компьютерную программу «1С:Розница» и необходимые лицензии на платформу «1С:Предприятие».
Специалисты ООО «Компьютер в бизнесе» перенесли в новые базы номенклатурные позиции и остатки товаров — из предыдущей программы автоматизации и из таблиц Excel.
Начальные настройки выполнили при очной встрече с владельцами бизнеса, совместно сформулировали и проанализировали требования к программе.
В дальнейшем внедренческие работы осуществлялись в удаленном режиме.
Подключили кассы, банковские терминалы, сканеры, принтеры этикеток. Снабдили товары стандартизованными, специально разработанными этикетками для разных размеров товаров.
Этап 2. Провели обучение персонала заказчика проекта — администраторов и кассиров. Кассирам помог и бесплатный курс на портале «1С».
Этап 3. Настроили бонусные программы.
Печатать карты не стали, завели в базах бонусные карты, найти которые можно по номеру телефона владельца
Теперь клиенты знают, что у них есть премиальные деньги, которыми они могут оплатить 30% стоимости новых покупок. Причем 1балл равен 1 рублю!
Этап 4. Настроили учет себестоимости и простые отчеты, которые позволяют анализировать продажи за период и даже видеть, какой товар давно не продается.
Этап 5. Ох, эта маркировка!
Магазин продает спортивную обувь — маркируемый товар.
Как все было непросто на начальном этапе внедрения маркировки! Приходилось звонить поставщикам, объяснять, что они перепутали марки между своими организациями, просить изменить накладные или выслать их иным способом.
Сейчас все хорошо, накладные от поставщиков приходят удобно — настроен электронный документооборот, накладные заполняются автоматически, марки проверяются при сканировании.
Этап 6. Настроили различные маркетинговые акции.
И, даже, пользуясь возможностями маркетинговых акций (это подсказала методист фирмы «1С» Салимова Ольга Петровна) настроили банковскую рассрочку.
Если бонусная программа 1 предусматривает начисление бонусов обычным покупателям, то бонусная программа 10% позволяет магазину привлекать оптовых покупателей — им начисляются повышенные бонусы за покупку.
Администраторы научились рассылать из программы приглашения (посетить магазин) на телефон клиентов — с указанием начисленных «пригласительных бонусов». Правда, требуется оплачивать небольшие деньги за рассылки компаниям-операторам. А вот по электронной почте информацию для клиентов можно отправлять из программы бесплатно.
Этап 7. Продавцы получили стимул для активных продаж.
Для этого в программе «1С:Розница» специалистами ООО «Компьютер в бизнесе» были настроены различные премиальные схемы.
Если при продаже продуктов достаточно начислять определенный процент от дохода (что и реализовали в продуктовом магазине), то при продаже товаров сложного ассортимента потребовался иной подход.
Внедренческой компанией были созданы специальные обработки и отчеты, которые позволили рассчитывать премию продавцов с учетом маржи на товар. Руководитель (или администратор) имеют возможность регулировать некоторый коэффициент, от которого зависит премия и который связан с наценкой на товар.
Вот так назначается коэффициент (причем коэффициент может рассчитываться от наценки на товар как от себестоимости, так и от закупочных цен):
В любой момент продавец может посмотреть уже начисленную премию (коэффициент указывается на ценнике, а в отчете по премии — рядом с позицией товара):
Этап 8. Требовалось правильно и быстро, а, главное, вдумчиво, формировать заказы поставщикам.
В «1С:Рознице» есть специальный сервис, который позволяет проанализировать прошлые продажи и создать заказ поставщику на такое количество позиций, которого бы хватило на заданный период продаж.
Но, для удобства, специалистами ООО «Компьютер в бизнесе» был разработан и специальный отчет, который показывает, сколько товара конкретного поставщика было продано. На его основе администратору удобно принимать решения о новом заказе.
Такой отчет поможет оценить и какой товар залежался на складе, не продается или продается мало.
С помощью простых настроек имеющегося в программе «1С:Розница» отчета Оценка склада можно видеть остатки товаров на складе в разрезе «критического количества» — меньше или больше определенных показателей:
Используем мы и полезный, имеющийся в нашей программе 1С:Розница отчет ABC-XYZ анализ продаж.
АВС–анализ показывает товары, которые не продавались. Но главное использование этого отчета — возможность определить ассортимент товаров, который приносит магазину наибольший результат.
Из отчета мы видим, что «Крышка для консервирования» попадает в группу А по количеству продаж за ноябрь, но в группу С по сумме. В данном случае отчет отсортирован по наиболее продаваемым товарам по количеству. Такие товары всегда должны быть на складе.
Видно и то, что «Маску 3-х слойную» магазину пришлось продать ниже себестоимости (спрос упал, покупали ранее дороже, чем маски стоят сейчас).
XYZ анализ позволяет оценить стабильность продаж товаров и колебание уровня спроса.
Результаты проекта
Реализованы все задачи проекта:
- Лояльность покупателей повысилась за счет бонусной системы, маркетинговых акций, ускорения работы кассиров по подбору товаров.
- Руководителю доступны многочисленные отчеты — по валовой прибыли, себестоимости, среднему чеку, количеству чеков, результативности продавцов, анализу маркетинговых акций.
- Продавцы теперь знают, за что получают премии — в любой момент доступен отчет по расчету премий, на этикетках товаров выводится некоторый коэффициент с информацией о будущей премии.
- Данные из предыдущих программ перенесены корректно.
- Создано достаточное количество стандартизированных этикеток и ценников.
- Решены задачи оплаты в кредит и в рассрочку.
- Настроены SMS-рассылки
- Персонал обучен работе с программой.
- Настроен учет маркированных товаров и электронный документооборот с поставщиками.
Проект внедрения не останавливается. На очереди решение новых задач.
В настоящее время мы реализуем сервис дополнительной гарантии для серийных товаров, а также планируем наладить учет и обмен с 1С:Бухгалтерией.
Базы на «1С:Рознице» созданы в файловом варианте. В сельской местности имеются сложности с Интернетом, поэтому, облачный вариант не подходил.
Автоматизировано 7 рабочих мест. Проект реализован ООО «Компьютер в бизнесе» удаленно.
Собственник бизнеса (ИП Ваценков) так оценивает результаты проекта:
Существенно увеличился товарный ассортимент, появились и новые услуги — например, заточка коньков. Учет услуг «1С:Розница» позволяет организовать.
Выручка в 2021 году выросла (на начало декабря, по сравнению с 2020 годом): магазин Вега — на 50%, магазин Глобус — на 40%, магазин Экономыч — на 25%.
На 50% ускорилось получение управленческой отчетности. На 20% увеличилась скорость обработки заказов. На 15% сократились административные издержки. На 10% выросла оборачиваемость складских запасов и сократились трудозатраты персонала.
И, главное: магазины работают стабильно. В этом заслуга как франчайзинговой компании ООО «Компьютер в бизнесе», осуществившей проект и автоматизировавшей уже пять магазинов ИП Ваценкова В.О., так и владельцев бизнеса, шагающих в ногу со временем, понимающих ценность автоматизации бизнес-процессов.
