Решения по кадровым изменениям

Часто в компании есть HR и Кадровик. HR подбирает кандидата, договаривается с ним об условиях работы, а Кадровик оформляет прием на работу. В этом случае у HR появляется необходимость передать Кадровику информацию:

• ФИО кандидата;
• Организацию, с которой нужно заключить трудовой договор;
• Подразделение;
• Должность;
• Позицию штатного расписания;
• Дату приема.

Если поток кандидатов большой, то на эту рутинную работу тратят много времени, а при передаче информации возможны ошибки.

В 1С:ЗУП КОРП для решения этой задачи есть удобная возможность использовать Решение о приеме. В этом случае HR отмечает в программе всю необходимую информацию, которую Кадровик использует при приеме на работу.

HR занимается развитием и ротацией персонала. У него есть информация о том, какое решение принято по переводу сотрудника, HR в курсе всех договоренностей. Кадровику эти данные необходимы для оформления кадрового перевода. Поэтому в 1С:ЗУП КОРП HR используют Решение о кадровом переводе, где есть возможность указать:

• ФИО сотрудника;
• Организацию, с которой заключен трудовой договор;
• Новое подразделение и позиция штатного расписания сотрудника;
• Дата кадрового перевода.

Что нового в версии

В решениях о приеме на работу расширился список данных

Теперь список информации, которую HR может передать Кадровикам в Решении о приеме, пополнился данными:

• Продолжительность испытательного срока;
• Согласованный с сотрудником доход;
• ФОТ позиции;
• Формат работы (дистанционный или нет);
• Рабочее место;
• Территория.

Кадровик на основании Решения о приеме принимает кандидата на работу. В документ Прием на работу из Решения о приеме на работу автоматически переносятся:

• Продолжительность испытательного срока;
• Формат работы (дистанционный или нет);
• Территория.

Справочной информацией для Кадровика в Решении о приеме является:

• Согласованный с сотрудником доход.

В Решении о приеме на работу, Направлении на медосмотр и Приеме на работу всегда заполняется по данным Позиции штатного расписания:

• ФОТ позиции;
• Рабочее место.

В решениях о кадровом переводе расширился список данных

В Решениях о кадровом переводе HR теперь могут передать Кадровикам больше данных, это:

• Согласованный с сотрудником доход;
• ФОТ позиции;
• Формат работы (дистанционный или нет);
• Рабочее место;
• Территория;

Кадровик на основании Решения о кадровом переводе оформляет кадровый перевод сотрудника. В документ Кадровый перевод из Решения о кадровом переводе автоматически переносятся:

• Формат работы (дистанционный или нет);
• Территория.

Справочной информацией для Кадровика в Решении о кадровом переводе является:

• Согласованный с сотрудником доход.

В Решении о кадровом переводе, Направлении на медосмотр и Кадровом переводе всегда заполняется по данным Позиции штатного расписания:

• ФОТ позиции;
• Рабочее место.

Разберемся подробно, куда в 1С:ЗУП КОРП внести данные, чтобы они автоматически попадали в решения о приеме и кадровом переводе.

Ниже приведены таблицы. Строки таблицы — это объекты 1С:ЗУП КОРП (документы или справочники). Колонки — это данные, которые указывают в программе 1С:ЗУП КОРП.

Желтая ячейка на пересечении строки и колонки означает, что данные отражаются в объекте.

Стрелка означает, что данные автоматически переносятся из одного объекта в другой.

Таблица 1. Данные для приема на работу

Таблица 2. Данные для кадрового перевода

Компания может устанавливать для разных вакансий разную продолжительность испытательного срока в соответствии с законодательством.

ТК РФ Статья 70. Испытание при приеме на работу. «Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом».

Например, для водителей испытательный срок 3 месяца, для кладовщиков 1 месяц, для продавцов нет испытательного срока.

Если в компании большой поток подбора на разные вакансии, HR нужно помнить, для какой вакансии какой назначен испытательный срок. Чтобы не ошибиться и для удобства HR в 1С:ЗУП КОРП:

• Можно устанавливать продолжительность испытательного срока

• в профиле должности;
• в вакансии;
• в решении о приеме на работу.
• Информация о продолжительности испытательного срока, указанная в профиле должности, автоматически переносится из профиля в вакансию, из вакансии — в решение о приеме на работу, из решения — в документ прием на работу. Таким образом, согласно примеру выше, если мы в профиле должности указали продолжительность испытательного срока, то программа автоматически установит в трудовом договоре всем:

• водителям — 3 месяца испытательного срока;
• кладовщикам — 2 месяца;
• продавцам не установит испытательный срок.

Бывают ситуации, когда человека принимают на работу не на общих условиях. Например, водителя, который когда-то уже работал у нас, принимают на работу без испытательного срока. В программе можно изменить продолжительность испытательного срока в Вакансии, Решении о приеме на работу или в Приеме на работу.

Если HR ошибся, и указал, например, 6 месяцев испытательного срока, программа напомнит статью Трудового кодекса РФ, чтобы HR проверил, не превышена ли продолжительность испытательного срока.

В 1С:ЗУП КОРП информацию о продолжительности испытательного срока содержат:

• Профиль должности;
• Вакансия;
• Решение о приеме;
• Прием на работу.

Испытательный срок:

Рассмотрим, как отражается испытательный срок в процессе подбора и приема нового сотрудника на работу.

Испытательный срок. Профиль должности

Продолжительность испытательного срока указывают в Профиле должности на вкладке Обязанности, требования, условия.

Если в профиле указан испытательный срок больше 3 месяцев, программа выводит предупреждающую пиктограмму , при наведении на нее всплывает цитата ТК РФ ст. 70

Испытание при приеме на работу.

Испытательный срок отражается в списке профилей должностей.

Испытательный срок. Вакансия

Когда начинают подбор на вакансию, обычно указывают Профиль должности. В Вакансии продолжительность испытательного срока может быть:

• Вручную указана для Вакансии,
• Автоматически заполнена из Профиля должности.

Если в Профиле изменили продолжительность испытательного срока, информация обновится во всех Вакансиях, в которых включена опция Из профиля и указан этот профиль.

Для Вакансии испытательный срок и некоторые другие описания могут отличаться от Профиля должности. В таких случаях в Вакансии устанавливают опцию Произвольное и вносят корректировки. Если для Вакансии установили испытательный срок больше 3 месяцев, появляется предупреждающий желтый треугольник. Кликнув на него, можно прочитать цитату из ст. 70 ТК РФ, поясняющую правила назначения испытания при приеме сотрудника на работу.

Испытательный срок. Решение о приеме

В Решении о приеме на работу продолжительность испытательного срока может быть:

• Указана вручную;
• Автоматически заполнена из Вакансии.

Испытательный срок. Прием на работу

В Приеме на работу продолжительность испытательного срока может быть:

• Указана вручную;
• Автоматически заполнена из Решения о приеме на работу.

Иногда бывают ситуации, когда ФОТ позиции не соответствует ожиданиям кандидата по зарплате. В таких случаях в ходе работы с кандидатом HR согласовывает с руководством увеличение ФОТ позиции или снижает требования кандидата по зарплате.

В 1С:ЗУП КОРП информацию о согласованном с кандидатом доходе содержит:

• Карточка кандидата;
• Решение о приеме на работу.

Аналогичная ситуация может возникнуть при кадровом переводе сотрудника. В 1С:ЗУП КОРП в решении о кадровом переводе указывают согласованный с сотрудником доход.

Важно сравнивать согласованный с кандидатом или сотрудником доход и ФОТ позиции, на которую планируют принять или перевести сотрудника.

Информацию о ФОТ позиции штатного расписания в 1С:ЗУП КОРП хранит:

• Позиция штатного расписания;
• Решение о приеме на работу;
• Прием на работу;
• Решение о кадровом переводе;
• Кадровый перевод.

Прием кандидата на работу:

Кадровый перевод:

Ожидания кандидата по зарплате

При регистрации нового кандидата в карточке отражаются его ожидания по зарплате в Российских рублях или иной валюте. Программа автоматически пересчитывает ожидания в валюте в рубли по текущему курсу.

Согласованный доход кандидата и ФОТ позиции. Решение о приеме

Решение о приеме на работу содержит информацию о согласованном доходе кандидата. Эти данные:

• Автоматически переносятся из карточки кандидата;
• При необходимости редактируются в Решении о приеме на работу.

Если в Решении о приеме кандидата на работу указана существующая позиция штатного расписания, тогда в Решении о приеме автоматически отражается ФОТ этой позиции.

Если согласованный доход кандидата отличается от ФОТ позиции, HR указывает, какая зарплата должна быть назначена новому сотруднику при приеме на работу.

Если в Решении о приеме кандидата на работу указан прием на новую позицию, то HR указывает согласованный с кандидатом доход.

При оформлении Приема на работу на основании Решения о приеме Кадровик учитывает информацию о согласованном с кандидатом доходе.

Согласованный доход сотрудника и ФОТ позиции. Решение о кадровом переводе

Когда HR проводят в 1С:ЗУП КОРП Решение о кадровом переводе, согласованный доход сотрудника может отличаться от ФОТ его новой позиции штатного расписания. Чтобы передать Кадровикам информацию о новой зарплате сотрудника, HR указывает это в Решении о кадровом переводе.

Для Кадровиков Решение о кадровом переводе — это основание для кадрового приказа.

Важный пункт Трудового договора — работает ли сотрудник дистанционно (формат работы).

Формат работы в 1С:ЗУП КОРП указывают в документах:

• Решение о приеме на работу;
• Прием на работу;
• Решение о кадровом переводе;
• Кадровый перевод.

Если формат работы указан в Решениях о приеме или кадровом переводе, эти данные автоматически переносятся в соответствующие кадровые документы Прием на работу и Кадровый перевод.

Формат работы. Решение о приеме на работу

Формат работы сотрудника (дистанционно или нет) HR указывает в Решении о приеме на работу.

Формат работы. Прием на работу

Кадровик оформляет Прием на работу на основании решения, при этом формат работы сотрудника (дистанционно):

• Автоматически переносятся из Решения о приеме на работу;
• При необходимости формат работы можно изменить в документе Прием на работу.

Формат работы. Решение о кадровом переводе

HR в Решении о кадровом переводе сотрудника указывает формат работы.

Формат работы. Кадровый перевод

Кадровик создает на основании Решения о кадровом переводе документ Кадровый перевод, при этом формат работы:

• Автоматически переносится из Решения о кадровом переводе;
• При необходимости формат работы можно изменить в документе Кадровый перевод.

В некоторых компаниях подбор персонала ведется с указанием не только должности, подразделения или позиции штатного расписания, но и конкретного рабочего места будущего сотрудника. В таких случаях рабочее место в 1С:ЗУП КОРП можно указать в:

• Заявке на подбор (для единичного набора на позицию);
• Вакансии (для единичного набора на позицию);
• Решении о приеме;
• Приеме на работу;
• Решении о кадровом переводе;
• Кадровом переводе.

Прием кандидата на работу:

Кадровый перевод:

Рабочее место. Заявка на подбор

Заказчик в Заявке на подбор может указать конкретное рабочее место, на которое нужно найти сотрудника (для единичного набора).

Рабочее место. Вакансия

Если в 1С:ЗУП КОРП Вакансию создают на основании Заявки на подбор, рабочее место автоматически переносится из заявки. Также рабочее место можно указать в Вакансии вручную.

Рабочее место. Решение о приеме

HR в 1С:ЗУП КОРП оформляет Решение о приеме на работу кандидата. В решении рабочее место:

• Автоматически переносится из Позиции штатного расписания;
• При необходимости рабочее место можно изменить в документе Решение о приеме на работу.

Рабочее место. Прием на работу

Кадровик оформляет Прием на работу на основании решения, при этом рабочее место сотрудника:

• Автоматически переносятся из Позиции штатного расписания;
• При необходимости рабочее место можно изменить в документе Прием на работу.

Рабочее место. Решение о кадровом переводе

HR оформляет Решение о кадровом переводе. Новое рабочее место сотрудника в Решении о кадровом переводе:

• Автоматически заполняется по данным новой Позиции штатного расписания.
• При необходимости рабочее место можно изменить в документе Решение о кадровом переводе.

Рабочее место. Кадровый перевод

Кадровик создает на основании Решения о кадровом переводе документ Кадровое перемещение, при этом новое рабочее место сотрудника:

• Автоматически переносится из новой Позиции штатного расписания;
• При необходимости рабочее место можно изменить в документе Кадровый перевод.

Рабочее место. Направление на медосмотр

Если на рабочем месте есть вредные факторы или виды работ, требующие медосмотра или психиатрического освидетельствования, то перед приемом или кадровым переводом необходимо выдать направление на медосмотр.

В 1С:ЗУП КОРП Специалист по охране труда может на основании Решения о приеме или кадровом переводе создать Направление на медосмотр.

При этом важно не ошибиться с указанием рабочего места и присутствующих на нем вредностей.

Рабочее место и информация о вредностях в Направлении на медосмотр:

• Автоматически переносятся из Позиции штатного расписания;
• При необходимости рабочее место можно изменить в Направлении на медосмотр.

Некоторые компании являются территориально распределенными и ведут учет работы сотрудников, находящихся на разных территориях предприятия.

Для таких компаний территория работы сотрудника в 1С:ЗУП КОРП указывается в документах:

• Решение о приеме на работу;
• Прием на работу;
• Решение о кадровом переводе;
• Кадровый перевод.

Территория. Решение о приеме

HR указывает территорию работы сотрудника в Решении о приеме на работу.

Территория. Прием на работу

Кадровик на основании решения оформляет Прием на работу, при этом территория:

• Автоматически переносятся из Решения о приеме на работу;
• При необходимости территорию можно изменить в документе Прием на работу.

Территория. Решение о кадровом переводе

HR указывает территорию работы сотрудника в Решении о кадровом переводе.

Территория. Кадровый перевод

Кадровик на основании решения оформляет Кадровый перевод, при этом территория:

• Автоматически переносятся из Решения о кадровом переводе;
• При необходимости территорию можно изменить в документе Кадровый перевод.