В этой статье мы рассмотрим, как использовать кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 1С на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Чтобы перейти на использование кадрового ЭДО в программах 1С необходимо подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника. Для получения консультации по сервису воспользуйтесь этой ссылкой.
Сервис 1С:Кабинет сотрудника полностью сохраняет существующие процессы кадрового учета в компании, их не придётся где-то дублировать или внедрять дополнительные модули или программы, для обработки заявлений. Все необходимые действие происходят в Вашей программе.
Просто к привычному порядку ведения учета добавляются элементы системы кадрового ЭДО.
Вот некоторые из этих элементов.
1. Получение и обработка электронных заявлений
Заявления от сотрудников поступают в раздел «Мои задачи» (в нашем примере используется заявление на отпуск).
Открыв заявление, мы можем получить информацию о составе заявления, кем оно было согласовано (если документ требует согласования руководителя), кто составил заявление, тип заявления и необходимую для проверки информацию.
Нам доступны следующие действия с заявлением нажав кнопку «отказать» и написав комментарий мы можем вернуть заявление сотруднику. Мы можем принять заявление к исполнению и нажать «Ввести отпуск» после чего откроется необходимый раздел, а данные из заявления перенесутся автоматически.
2. Отправка документов на подпись сотруднику из печатной формы документа
После завершения всех необходимых хозяйственных операций в программе нажимаем кнопку «Печать» и выбираем нужный тип документа для отправки в кабинет сотрудника (в нашем примере приказ о предоставлении отпуска).
В программах, где подключён сервис 1С:Кабинет сотрудника», для отправки документа на подпись сотруднику в печатной форме документа необходимо нажать кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника».
После нажатия кнопки «Передать в 1С:Кабинет сотрудника» программа попросит подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью организации. Если у сотрудника, оформляющего документ, нет права подписи, то можно переадресовать документ пользователю, у которого право подписи есть.
Аналогичным образом из печатной формы на подпись отправляются и другие документы, созданные в программе. Например, приказ о приёме, приказ о переводе, трудовой договор и другие документы.
В сервисе предусмотрена возможность загружать и отправлять свои версии печатных форм документов.
3. Отправка произвольных документов
В случае, когда необходимо отправить через кадровый ЭДО документ, который не был создан в программе, можно воспользоваться функцией создания произвольного документа.
В пункте 1 мы можем загрузить нужный файл, например, дополнительно соглашение, приказ по организации или любые другие документы.
В пункте 2 мы можем убрать необходимость подписания документов электронной подписью со стороны организации, например, если мы отправляем должностные инструкции.
В пункте 3 мы можем выбрать сотрудника, которому мы хотим отправить документ.
Если нужно отправить документ не одному, а группе сотрудников, то сделать это можно в пункте 4.
Пункт 5, кнопка «Отправить в 1С:Кабинет сотрудника», после нажатия которой документ будет предложено подписать электронной подписью организации, если мы не убрали галку в пункте 2 или выбрать пользователя у которого есть право подписи документов. После этого документ будет отправлен сотруднику или сотрудникам.
Помимо отправки произвольных документов, есть возможность загружать свои версии печатных форм документов в программу и после выполнения простых настроек, их можно будет отправлять как обычные документы, создаваемые в программе.
4. Архив электронных документов
Все электронные кадровые документы хранятся в программе в разделе «Документы кадрового ЭДО». Каждый документ снабжён статусом — подписан он сотрудником или нет.
Все документы доступны к выгрузке в виде архива, в котором содержится сам электронный документ в формате pdf и два файла электронной подписи, которыми этот документ был подписан.
5. Отправка на ознакомление сотрудникам расчетных листков
После начисления заработной платы в разделе «Зарплата» нажимаем кнопку «Публикация расчетных листков».
После нажатия кнопки «Опубликовать» расчетные листки будут отправлены на подпись всем сотрудникам, у которых есть доступ к сервису и произведены начисления.
В этом же разделе есть функционал по учету выданных расчетных листков. Журнал ведется для каждого месяца, когда производилась отправка расчетных листков через сервис. В журнале отображается отметка был ли подписан расчетный листок сотрудником или нет.
Таким образом, внедрение кадрового ЭДО в 1С не потребует серьёзного пересмотра существующих процессов или порядка ведения учета. Сотрудники кадровой службы будут пользоваться привычным функционалом программных продуктов 1С.
Комментарии
пдф документ будет иметь штамп цифровой подписи? не все органы принимают архивы или файлы подписи, и требуют пдф со штампом
Как кадровику, например, отчётность в СФР отправить через КЭДО 1С?
добрый день! Для этого существует личный кабинет 1С:Отчетность. КЭДО для обмена документами с сотрудниками, а не с гос органами.
Добрый день! Возможно ли организовать через КЭДО подписание сотрудников ПФ приказа о премии? Документ списочный, ПФ тоже со списком сотрудников, но каждому сотруднику из этого списка приходит в Кабинет только своя часть, с которой он ознакамливается и подписывает.
Я бы в такой ситуации к списочному документу программно создавала несколько ПФ с суммой для конкретных сотрудников, и её отправляла на согласование. Так, например, делается в кадровых приказах, когда в них несколько сотрудников.
хочу узнать про кэдо