Подводим итоги 2024 года вместе с «1С:Документооборотом»

Закрытие года традиционно сопровождается рядом делопроизводственных операций, которые носят статистический характер и одновременно готовят к открытию новый делопроизводственный год. В данной статье рассмотрим эти операции.

Прежде всего нужно составить справку об исполнительной дисциплине. В течение года ответственные за контроль исполнения документов осуществляли контроль и периодическую отчетность по исполнительской дисциплине посредством отчета «Сводка о контроле».

В конце года, как правило, готовится итоговая сводка об исполнении документов. В «1С:Документообороте» для этих целей используется отчет «Справка об исполнительской дисциплине» из разделаОтчеты — Контрольные, который покажет статистику в разрезе структурных подразделений.

Кроме того, среди многочисленных отчетов в «1С:Документообороте» есть еще отчет, который традиционно формируется по окончании года. Это отчет «Справка об объеме документооборота» из раздела Документы — Статистические.

Данный отчет содержит данные о количестве документов, созданных в информационной системе за год. Отчет нужен для понимания динамики объема документооборота по сравнению с предыдущими годами и, в случае роста объема, своевременного принятия соответствующих мер. 

Например, документооборот может расти по объективным причинам и быть обусловлен ростом самой организации, появлением новых филиалов, обособленных подразделений, структурных подразделений и, соответственно, увеличением численности сотрудников. Также дополнительные документы появляются в связи с увеличением количества проектов. Предполагая дальнейший рост, важно иметь необходимое количество сотрудников для поддержки возросшего документооборота, но также желательно оптимизировать работу с документами. 

Можно сделать следующее:

• перевести максимальное количество документов, издаваемых в бумажной форме, в форму электронных документов;
• упростить маршруты движения документов, предусмотрев для ряда документов авторегистрацию;
• сократить ряд внутренних информационно-справочных документов;
• для оставшихся необходимых информационно-справочных документов предусмотреть унифицированные шаблоны;
• для передачи малозначительной информации вместо информационно-справочных документов активно использовать внутрисетевой чат / чат-бот.

Справка об объеме документооборота помимо общего числа документов содержит деление их по документопотокам: входящие, исходящие, внутренние. Понимание этого соотношения позволит при необходимости перераспределить нагрузку между сотрудниками службы делопроизводства, обрабатывающими входящую и исходящую корреспонденцию, занимающимися регистрацией распорядительных документов.

Следующей важной задачей по окончании делопроизводственного года является закрытие дел в «1С:Документообороте».

В случае ведения в «1С:Документообороте» учета по номенклатуре дел ответственным за делопроизводство в течение года требовалось создавать в системе тома дел и привязывать к томам документы. Часть документов организации не учитываются в «1С:Документообороте», но это не исключает заведение томов дела. Для бумажных дел в течение года могли быть заведены не один, а несколько томов дела. Электронные дела всегда содержат только один том.

Список дел открывается по команде Дела (тома) в меню раздела Документы.

Тома дел формируются в течение года, и по окончании года дело, как правило, закрывается. Если дело не будет закрыто, то оно будет считаться переходящим на следующий год. Переходящие дела должны быть исключением. Допускаются переходящие дела для формирования массива документов по проекту или учредительных документов. Для незакрытых дел документы следующего года будут продолжать поступать в незакрытый том прошлого года.

После того как все требуемые дела закрыты, необходимо сформировать из раздела Номенклатура дел печатную форму «Итоговая запись о категориях и количестве дел». Форма данной итоговой записи в «1С:Документообороте» соответствует форме, рекомендованной Правилами хранения (2023). Сведения в итоговой записи будут сформированы из данных, которые формировались в «1С:Документообороте» в течение года.

В итоговой записи будет показано общее количество заведенных в прошедшем году дел в разрезе трех категорий документов по срокам хранения: временного (до 10 лет включительно), временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения.

Сводка содержит информацию отдельно по бумажным и по электронным делам, что также позволяет оценить соотношение бумажных и электронных документов в организации и на основе этих данных изменить это соотношение в следующем году в сторону электронных документов.

Также в итоговой записи будет собрана информация о переходящих делах и делах, имеющих срок хранения с пометкой «ЭПК». Напомним, что требования к ведению номенклатуры дел и созданию итоговой записи к ней закреплены Правилами хранения (2023).

Данную печатную форму можно сохранить в «1С:Документообороте» как документ, подписать электронной подписью в том случае, если номенклатура дел издается в организации также в форме электронного документа.