Начинаем делопроизводственный год с «1С:Документооборотом»

В прошлой статье мы описали процесс закрытия делопроизводственного года и подготовки необходимых итоговых документов. В этой статье расскажем, какие действия необходимо предпринять для подготовки к новому делопроизводственному году.

Во-первых, напомним, что регистрация многих видов документов осуществляется в рамках года. Так, документам в рамках вида/тематики (приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, протоколы кредитных комитетов, протоколы оперативных совещаний у руководителя и др.) в качестве регистрационного номера присваиваются порядковые номера в возрастающей последовательности в пределах года.

Аналогично входящие номера документов имеют годовую периодичность.

Данный подход должен быть учтен при настройке формата регистрационного номера документа в разделе Нумераторы.

Во-вторых, необходимо чтобы с начала года документы систематизировались в определенные дела. Ведь правильная систематизация документов — это основа будущего хранения и использования документов. Для цели систематизации документов в «1С:Документообороте» есть справочник «Номенклатура дел», который содержит все дела, заводимые подразделениями организации в текущем году. Номенклатура дел уточняется и пересоставляется ежегодно. Если справочник «Номенклатура дел» уже велся в системе в прошедшем году, то для удобства подготовки новой Номенклатуры дел его можно скопировать на следующий год и, при необходимости, внести нужные изменения в состав дел. Для этого используется команда «Скопировать номенклатуру дел» подменю «Еще» списка номенклатуры дел. Команда автоматически перенесет существующую структуру номенклатуры дел на следующий год.

Напомним, что в «Номенклатуру дел» вносятся как бумажные, так и электронные дела. Заведение электронных дел в «Номенклатуру дел» производится с целью последующего их внесения в архивные описи дел и акты о выделении дел к уничтожению.

Справочник «Номенклатура дел» в «1С:Документообороте» имеет следующий вид.

Кроме того, на закладке «Настройка» карточки дела можно указать, документы каких видов, по каким контрагентам и по каким вопросам деятельности должны храниться в делах, относящихся к этому заголовку. Если сведения указаны, то в дело под этим заголовком можно будет списать только документы, отвечающие настроенным параметрам. Так в дело с заголовком «Договоры аренды» можно будет отнести только документ вида «договор аренды», или в дело «Первичные учетные документы по ЗАО «Клауст» можно будет отнести только акты, накладные по данному контрагенту.

Также в карточке контрагента можно увидеть дела, сформированные из документов, имеющих отношение к совместной деятельности с данным контрагентом.

Но для того, чтобы привязывать в системе документы к делам, создать Номенклатуру дел на 2025 год недостаточно. Кроме этого необходимо под каждое дело Номенклатуры дел создать том дела. Для электронных дел это будет один том, для бумажных дел, по мере заполнения тома документами необходимо создавать дополнительные тома.

Карточка тома наследует данные из карточки дела. В последующем в карточке тома может быть уточнен период, документы за который находятся в данном томе, количество листов тома. Через карточку тома также администрируется место хранения тома дела.

После создания карточки тома дела появится возможность привязывать документ к определенному делу (списывать в дело). На вкладке Реквизиты карточки документа в разделе Хранение будет видно дело по Номенклатуре дел и указывается в какой том дела списывается данный документ.

Для создания последующих томов дела достаточно будет скопировать данные этого тома. При этом система присвоит тому очередной номер.

В процессе привязки документов к тому дела в разделе «Документы в деле» будет отображаться список документов данного тома, что позволит в дальнейшем автоматически сформировать внутреннюю опись дела.

Помимо формирования и утверждения новой «Номенклатуры дел» и заведения томов дела, в начале года необходимо позаботиться о получении корреспонденции, приходящей на имя организации в отделении Почты России. С этой целью на сотрудников службы делопроизводства оформляются доверенности соответствующей формы. Как правило, такая доверенность выдается на уполномоченные лица организации сроком на 1 год и предоставляются оператору связи однократно с последующим хранением доверенности у оператора связи.

Если в организации ведется документооборот по нескольким юридическим лицам, то доверенности потребуется выпустить по каждому юридическому лицу. В тексте доверенности необходимо указать следующие полномочия:

• отправлять от имени организации и получать почтовую корреспонденцию: письма, заказные письма, письма с объявленной ценностью, бандероли, посылки, международные почтовые отправления и иную корреспонденцию, адресованную организации;
• делать распоряжения об отправлении и доставке по другому адресу поступающих на имя организации почтовых отправлений;
• предъявлять претензии оператору почтовой связи, в том числе связанные с розыском почтовых отправлений, и получать письменные ответы на претензии;
• подписывать документы, необходимые для выполнения вышеуказанных поручений.

Создать такую доверенность организации, как и любую другую доверенность, можно в «1С:Документообороте» по заранее настроенному шаблону. Также в системе провести ее согласование и вывод на печать для последующего подписание на бумажном носителе.

Еще одним мероприятием в начале года является подготовка и утверждение Графика сдачи дел в архив. Особенно График актуален для крупных организаций, так как устанавливает даты сдачи дел подразделениями на архивное хранение и позволяет равномерно распределить нагрузку на сотрудников Архива, связанную с прием дел в архивохранилище. График сдачи дел в архив может учитывать и передачу дел от подразделений на централизованное хранение в архив. Сам График как документ, формируется в «1С:Документообороте» по шаблону, согласовывается с руководителями структурных подразделений и может утверждаться непосредственно в «1С:Документообороте» в форме электронного документа. На основании утвержденного Графика в «1С:Документооброте» можно сформировать задачи на ответственных за делопроизводство структурных подразделений с указанием конкретным сроков подготовки и передачи дел в архив.