В 2026 году ВНИИДАД выпустил сразу три новых документа, посвященных методической поддержке делопроизводства и архивного дела в организациях, а именно:
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
- Методические рекомендации к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
- Методические рекомендации по экспертизе ценности управленческой документации.
В данной статье познакомимся с наиболее важными рекомендациями со стороны Росархива в части организации хранения документов, изложенными в Методических рекомендациях к «Правилам хранения» (далее — Методические рекомендации).
Напомним, что в 2025 году Росархивом были обновлены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила): были введены ряд новых правил и изменены часть действовавших ранее правил. Напомним, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2025 на терминологию, оперативное хранение документов является составной частью делопроизводства, а деятельность организации по хранению архивных документов относится к архивному делу.
В Методических рекомендациях, как и в самих Правилах, сделан отдельный акцент на хранении электронных документов. Так, согласно пункту 4 Методических рекомендаций, обязательным условием приема из структурных подразделений организации в архив организации электронных архивных документов, для которых требуется поддержание юридической значимости на протяжении всего срока хранения, является наличие в архиве организации системы хранения электронных документов (далее — СХЭД).
То есть если организация создает или планирует создавать документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в форме электронных документов, то без СХЭД ей не обойтись.
Далее, согласно пункту 143, в качестве СХЭД может рассматриваться подсистема или модуль иной информационной системы (в том числе СЭД), использующейся для создания электронных документов, при условии что функции этой подсистемы соответствуют нормативным требованиям к СХЭД.
Если рассматривать линейку программных продуктов «1С», то СЭД и СХЭД представлены отдельными системами: «1С:Документооборот» и «1С:Архив» соответственно.
Кроме того, пункт 147 Методических рекомендаций обосновывает необходимость передачи в архив документов временных сроков хранения. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в информационных системах, в которых они были созданы, и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности, подлежат выделению к уничтожению в установленном порядке. Решение о передаче электронных архивных документов (ЭАД) временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в СХЭД принимается после оценки информационной емкости СХЭД и СЭД для оптимизации информационной производительности последней.
Описанию контейнера электронного архивного документа посвящен пункт 146 Методических рекомендаций. ЭАД должен быть подготовлен к передаче на архивное хранение как контейнер в формате типа .zip, в состав которого входят:
- файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
- файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
- файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);
- файл описания, содержащий регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) (п. 141 Правил).
Как видим, по-прежнему рекомендуемым форматом электронного архивного документа является PDF/A. Но есть проблема: не все электронные документы создаются в этом формате. Например, финансово-бухгалтерские, договорные документы могут создаваться в форматах ФНС, отличных от PDF/A, так же как и проектные, технологические электронные документы, созданные в специальных системах. Пункт 157 Методических рекомендаций выход из данной ситуации описывает следующим образом: если в СХЭД поступили электронные документы, подписанные УКЭП, в форматах, отличных от PDF/A, их необходимо перевести в формат архивного хранения.
Так как создание дубликатов электронных документов путем конвертации находится вне правового поля, то скорее всего речь идет о создании в PDF/A электронной копии электронного документа.
Электронная копия электронного документа (визуализация электронного документа) создается автоматически в той системе, где подписывался документ, например в «1С:Документообороте». В случае если информационная система, где создается электронный документ, не имеет функционала создания визуализации электронного документа и этот документ впоследствии поступит в систему хранения «1С:Архив», система, обнаружив при приеме отсутствие в составе контейнера файла визуализации, создаст его автоматически.
Много дополнительных нюансов возникает при администрировании хранения переходящих дел. В частности, пункт 19 Методических рекомендаций посвящен заполнению для таких дел графы «Примечание» в «Номенклатуре дел». В примечаниях может указываться отметка о деле (делах), включающем документы по определенному вопросу, начатом в одном году, но которое будет завершено в следующем году или через несколько лет. В таком случае в графе «Примечание» проставляется отметка «Переходящее на ... год», а в номенклатуре дел следующего года — «Переходящее с ... года».
Особенностям определения категории документов по сроку хранения посвящен пункт 24 Методических рекомендаций. Дела со сроками «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми» (ДЗН) указываются в итоговой записи номенклатуры дел в разделах «временного (до 10 лет включительно)» срока хранения.
«1С:Документооборот» и «1С:Архив» позволяют вести не только справочник «Номенклатура дел», но и формировать печатную форму «Итоговая запись о количестве заведенных дел». Корректное отображение количества дел по каждой категории дел возможно благодаря специальному полю в карточке дела, определяющему категорию дела по сроку хранения.
Определению момента исполнения документа и помещения его в дело посвящен пункт 25 Методических рекомендаций. Документ может быть помещен в папку с соответствующим номером дела по номенклатуре дел сразу после его создания или получения, но только после завершения работы с документом в делопроизводстве, его исполнения (доведения до сведения работников приказа руководителя, исполнения поручений, подготовки ответа на запрос или письмо-обращение и др.) можно считать документ исполненным и помещенным в дело. Для этого на бумажном экземпляре документа, который уже находится в папке, должен быть проставлен реквизит «отметка о направлении документа в дело»: «В дело N...». Наличие данного реквизита свидетельствует об исполнении документа и помещении его в дело. Для электронных документов в СЭД должна быть предусмотрена аналогичная отметка в карточке документа.
Дело с включенными в него исполненными документами в конце года таким образом будет завершено делопроизводством, а с 1 января следующего календарного года будет считаться архивным.
С другой стороны, в пункте 145 Методических рекомендаций уточняется, что связь документа с индексом дела по номенклатуре дел должна быть установлена по возможности как можно раньше — оптимально, если это происходит сразу при включении документа в систему.
В этом же пункте говорится, что завершение работы с документом в делопроизводстве должно быть зафиксировано в системе. Это может быть реализовано двумя способами: либо с использованием специальной отметки о помещении документа в дело, либо автоматически на основании информации о завершении работы всех исполнителей над документом. Если на 1 января в СЭД остались неисполненные документы, связанные с индексом дела по номенклатуре дел, для них устанавливается связь с новым делом по номенклатуре на следующий календарный год.
Напомним, что только СЭД и СХЭД обладают функционалом учета дел и помещения документов в дела. Поэтому если документы создавались в иных системах, то для администрирования сроков их хранения и дальнейшего уничтожения по завершении исполнения документы передаются в СХЭД, где привязываются к делам по номенклатуре дел и при необходимости вносятся в соответствующие архивные описи.
Пункт 35 Методических рекомендаций рассматривает возможные случаи при экспертизе ценности документов. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному (для электронных документов — подокументному) просмотру по истечении установленного срока хранения в целях выявления архивных документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные документы выделяются и присоединяются к однородным делам соответствующего годового раздела или формируются в самостоятельные дела.
В «1С:Документообороте» и «1С:Архиве» есть функционал переноса документов в другое дело, если это потребуется в результате экспертизы ценности.
В этом же пункте указано, что сведения о выбытии документов отражаются в книге учета выбытия и поступления документов, а также в листе фонда со ссылкой на акт о выделении документов к уничтожению.
В «1С:Архиве» есть печатные формы «Книги учета поступления и выбытия документов», а также «Листа фонда». В этих формах фиксируются, в том числе, номер и дата акта о выделении документов к уничтожению.
Пункт 52 Методических рекомендаций уточняет, какие сопроводительные документы хранятся вместе с документом. Лист согласования распечатывается из СЭД и помещается на хранение в дело вместе с документом, лист согласования должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.
Чтобы не увеличивать количество бумажных сопроводительных материалов, лист согласования может храниться в СЭД. Если документ в дальнейшем будет передан в систему хранения электронных документов, например «1С:Архив», то данные о согласовании будут переданы в систему хранения вместе с документом. Однако, чтобы соблюсти требование «прикрепления к документу», в «1С:Документообороте» есть возможность сохранить печатную форму «Листа согласования» / «Листа согласования с историей» в отдельный файл и разместить его в карточке документа. Таким образом, при передаче в «1С:Архив» «Лист согласования» с историей войдет в контейнер документа наравне с файлами самого документа.
Пункт 66 Методических рекомендаций посвящен этапу составления подразделениями сдаточных описей. Сначала в структурных подразделениях лица, ответственные за делопроизводство, составляют описи дел структурных подразделений. Отдельно составляются описи на дела:
- постоянного срока хранения;
- временного (свыше 10 лет) срока хранения;
- по личному составу;
- содержащие документы, характерные для организаций определенной сферы деятельности (судебные, следственные дела, научно-техническая документация и др.).
В «1С:Документообороте» такие описи создаются по команде «Передача дел в архив» на дела структурного подразделения, подлежащие передачи на хранение в «1С:Архив».
Этого же вопроса касается пункт 153 Методических рекомендаций. При передаче на хранение в СХЭД электронные архивные документы включаются в опись электронных документов структурного подразделения. В зависимости от информационной инфраструктуры данная опись может формироваться как в СЭД, так и в СХЭД. Отдельно составляются описи на электронные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу. Форма описи для всех категорий электронных документов единая.
Так, в «1С:Документообороте» по команде «Передача дел в архив» формируется состав передаваемых документов, который в дальнейшем в «1С:Архиве» примет форму сдаточной описи.
Пункт 72 Методических рекомендаций касается описей дел (электронных документов), составляемых в архиве. Он уточняет, что если не удается обеспечить сквозную валовую нумерацию единиц хранения от одного годового раздела к другому и при создании описи в системе нумерация каждый раз будет начинаться с первого номера, то данная опись будет рассматриваться как новая и включаться в лист фонда и реестр описей.
«1С:Архив» обеспечивает сквозную нумерацию дел (электронных документов) через все годовые разделы, пока архивная опись не будет завершена.
Пункт 72 Методических рекомендаций уточняет, что для удобства идентификации годовых разделов описей в условиях применения информационных систем возможно порядковый номер описи дополнять, например, годом: годовой раздел описи документов постоянного срока хранения за 2020 г. будет иметь номер 1-2020. Архивный шифр при этом может формироваться следующим образом: Ф. 1, Оп. 1-2020, Д. 1.
В «1С:Архиве» в карточке описи номер указывается вручную произвольный, и при необходимости он может быть дополнен годом.
Пункт 132 Методических рекомендаций также касается нумерации описей в архиве. Номера описям присваиваются в соответствии с листом фонда. Как правило, первый порядковый номер присваивается описи дел постоянного хранения, второй — описи дел по личному составу, третий — описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Пункт 152 Методических рекомендаций устанавливает, что ежегодно работник архива (лицо, ответственное за архив) проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа и (или) изменения электронных архивных документов и их метаданных, осуществляет выборочную проверку воспроизводимости электронных архивных документов. Результаты проверки фиксируются в АУФ СХЭД, соответствующей форме акта проверки наличия и состояния архивных документов, со ссылкой на АУФ описей электронных документов в СХЭД.
Так, в «1С:Архиве» по умолчанию установлена ежегодная проверка, но при необходимости этот период можно сократить. Результат проверки фиксируется и сохраняется в системе.
Новшеством в Методических рекомендациях является пункт 160. Помимо описей годовых разделов ЭАД в СХЭД могут быть сформированы описи годовых разделов электронных дел. Описи электронных дел необходимы для обеспечения преемственности учета при формировании паспорта архива и архивного шифра ЭАД. Образец оформления годового раздела описи электронных дел приведен в приложении 13. То есть предусмотрено составление еще одной дополнительной описи.
Еще одно новшество зафиксировано в пункте 161. При поступлении ЭАД в СХЭД им присваивается архивный шифр. Архивный шифр состоит из номера фонда, номера описи (по листу фонда), номера дела (по годовому разделу описи электронных дел, при ее наличии), номера документа (по годовому разделу описи электронных документов) и года. Указание на год в архивном шифре необходимо, поскольку номера электронных документов в различных годовых разделах описи электронных документов могут повторяться.
Расширение состава архивного шифра актуально в том случае, если принимается решение вести архивные описи в рамках года.
Пункт 162 предлагает создавать еще одну учетную архивную форму. Поступление ЭАД в СХЭД должно фиксироваться в электронной форме учета поступления и выбытия ЭАД, состав сведений которой указан в п. 150 Правил. Пример заполнения формы учета поступления-выбытия ЭАД приведен в приложении 14 к Методическим рекомендациям.
В 2026 году ожидается выход новых «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях». Возможно, там будут обновлены некоторые учетные архивные формы, на которые также необходимо будет опираться при ведении архивного дела.
Комментарии