В 2026 году ВНИИДАД выпустил сразу три новых документа, посвященных методической поддержке делопроизводства и архивного дела в организациях, а именно:
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
- Методические рекомендации к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
- Методические рекомендации по экспертизе ценности управленческой документации.
В данной статье познакомимся с наиболее важными рекомендациями со стороны Росархива в части оформления документов, изложенными в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025 (далее — Методические рекомендации).
Напомним, что в 2025 году вышел новый стандарт на документирование ГОСТ Р 7.0.97-2025 (далее — ГОСТ), который изменил состав реквизитов документов и некоторые правила их оформления. Документирование — это стадия жизненного цикла документа, на которой осуществляется запись информации с реквизитами и метаданными на носителе по установленным правилам в установленной форме.
Национальные стандарты не относятся к нормативным документам, то есть документам, обязательным к применению, тем не менее многие организации придерживаются государственных стандартов и разрабатывают на их основе свои локальные нормативные акты (далее — ЛНА), которые уже будут носить нормативный (обязательный) характер в рамках организации.
Первое, на что нужно обратить внимание, — это на какие документы распространяет свое действие ГОСТ. Исходя из названия ГОСТ, однозначно — на организационно-распорядительную документацию, к которой относятся уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в класс унифицированной системы организационно-распорядительной документации Общероссийского классификатора управленческой документации (ОК 011-93, класс 0200000).
Но, кроме того, в Методических рекомендациях указано, что положения ГОСТ распространяются на документы, входящие в систему проектной документации для строительства, систему конструкторской документации (обе системы относятся к научно-технической документации), но только в части оформления следующих реквизитов:
- дата документа;
- гриф утверждения документа;
- гриф согласования документа;
- подпись;
- отметка об электронной подписи.
Также следует учитывать, что положения Методических рекомендаций распространяются как на документы на бумажном носителе, так и на электронные документы.
В Методических рекомендациях делается акцент на различиях в понятиях электронного шаблона бланка документа и электронного шаблона документа.
Так, электронный шаблон бланка документа — это электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа, а электронный шаблон документа — унифицированная форма документа, представленная в электронном виде.
Рассмотрим, как Методические рекомендации детализируют оформление некоторых реквизитов документов.
Начнем с того, что в ГОСТе появился новый реквизит — реквизит 31. Штрихкод (QR-код) документа.
Штрихкод (QR-код) документа размещают в правом нижнем углу первого листа документа, а при отсутствии свободного места — в правом верхнем углу или на другом свободном от текста месте для автоматизации поиска документа в информационной системе.
В «1С:Документообороте» возможность штрихкодирования присутствует давно, теперь же штрихкод «узаконен» в качестве элемента документа. Штрихкод можно распечатать вместе с документом (на документе) или отдельно на наклейке и в дальнейшем поместить на документ.
Реквизит 7. Наименование должности.
Данный реквизит используется для должностных бланков. Наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
Распорядительный документ о назначении на должность — это, как правило, приказ руководителя или иного уполномоченного им лица о приеме на работу. Названия и состав должностей в организации устанавливаются штатным расписанием, которое является локальным актом организации.
Реквизит 9. Наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается на всех документах за исключением деловых писем. Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.
Реквизит 10. Дата документа.
Если дата документа оформляется словесно-цифровым способом, то перед первой цифрой числа добавляется ноль. Например: 09 июля 2026 г.
Реквизит 13. Место составления (издания) документа.
При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» ни в полном, ни в сокращенном написании («г.») не указывается.
Реквизит 16. Гриф утверждения документа.
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа. Слово УТВЕРЖДЕНО допускается не согласовывать с наименованием вида документа.
Реквизит 18. Текст документа.
Текст распоряжения распорядительного слова не имеет.
Слово «приказываю» («решили») печатается без абзацного отступа прописными буквами или строчными вразрядку.
Заключительная этикетная фраза может быть напечатана через 1 интервал после текста документа (или отметки о приложении при ее наличии) от левого поля или написана руководителем организации от руки.
Реквизит 19. Отметка о приложении.
Если приложением к распорядительному документу является ЛНА или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.
При копировании утвержденного документа для доведения его до пользователей сведения о его статусе оформляются следующим образом:
- При копировании утвержденного ЛНА вместе с приказом, утверждающим этот документ, утвержденный документ содержит оформленную в установленном порядке отметку о том, что он является приложением:
- Если в дальнейшем ЛНА копируется или публикуется без приказа, утверждающего этот документ, первый лист утвержденного документа уже не будет иметь слова «Приложение», указывается только гриф утверждения:
Реквизит 20. Гриф согласования документа.
Слово СОГЛАСОВАНО допускается согласовывать с наименованием вида документа:
- Инструкция — СОГЛАСОВАНА;
- Регламент — СОГЛАСОВАН;
- Положение — СОГЛАСОВАНО.
Реквизит 23. Отметка об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.
В Методических рекомендациях указан состав сведений в отметке для разных видов электронной подписи.
Отметка об усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписи включает:
- фразу «Документ подписан электронной подписью»;
- номер сертификата ключа электронной подписи (для усиленной неквалифицированной подписи — при наличии сертификата);
- фамилию, имя, отчество владельца сертификата;
- срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Внешний вид простой электронной подписи и порядок ее использования определяются организацией в ЛНА.
Впервые в ГОСТ и Методических рекомендациях упоминается о том, что в составе отметки может быть метка доверенного времени. «1С:Документооборот» поддерживает подписание документов с меткой времени и дает возможность настройки отображения метки времени в штампе визуализации электронной подписи.
Применение положений ГОСТ предполагает не только оформление документов с учетом его требований, но и корректное выполнение соответствующих процессов делопроизводства:
- создание документов, в том числе их согласование;
- подписание (утверждение);
- регистрация;
- заверение документов.
Только полностью оформленные и зарегистрированные документы отвечают характеристикам юридической силы, аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования.
Как требования к оформлению документов, так и требования к организации процессов делопроизводства устанавливаются в «Положении о делопроизводстве» или иных ЛНА по делопроизводству организации.
Документы в организациях могут создаваться на бумажном носителе и в форме электронных документов. Оформление электронных документов и их реквизитов должно быть идентично оформлению документов и их реквизитов на бумажном носителе, за исключением реквизитов, содержащих отметку об электронной подписи (отметка об электронной подписи, гриф утверждения документа, гриф согласования документа, виза).
Рассмотрим эти процессы подробнее.
- Согласование документов.
Согласование документов может быть внутренним (визирование) и внешним.
Визирование предполагает фиксацию результатов внутреннего согласования на бумажном документе в виде визы. По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.
Внутреннее согласование может производиться и в системе электронного документооборота (далее — СЭД) с использованием простой, а при необходимости и усиленной электронной подписи с формированием листа согласования. В «1С:Документообороте» в результате внутреннего согласования формируется «Лист согласования» и «Лист согласования с историей», в котором фиксируются результаты по всем циклам согласования.
Внешнее согласование — это согласование проекта документа со сторонними организациями. Если сторонняя организация работает в той же СЭД, то согласование происходит по технологии внутреннего согласования. Если внешний согласующий находится вне СЭД, то автор документа обеспечивает внешнее согласование иными способами (например, по e-mail, с помощью 1С:Share) и вносит данные о внешнем согласовании в СЭД.
Обращает на себя внимание фраза из Методических рекомендаций о том, что лист согласования прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Чтобы не увеличивать количество бумажных сопроводительных материалов, лист согласования может храниться в СЭД. Если документ в дальнейшем будет передан в систему хранения электронных документов, например «1С:Архив», то данные о согласовании будут переданы в систему хранения вместе с документом. Однако, чтобы соблюсти требование «прикрепления к документу», в «1С:Документообороте» есть возможность сохранить печатную форму «Листа согласования» / «Листа согласования с историей» в отдельный файл и разместить его в карточке документа. Таким образом, при передаче в «1С:Архив» «Лист согласования с историей» войдет в контейнер документа наравне с файлами самого документа.
- Подписание документов.
Подписание документа — это удостоверение документа собственноручной или электронной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
В «1С:Документообороте» поддерживается подписание различными типами электронной подписи, а также проверка электронной подписи.
Напомним, что подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью любым должностным лицом, кроме руководителя организации, будет производиться именно электронной подписью физического лица и будет требовать сопровождения подписания машиночитаемой доверенностью. Если документ в дальнейшем будет передан в систему хранения электронных документов, например «1С:Архив», то данные о машиночитаемой доверенности, с использованием которой был подписан документ, будут переданы в систему хранения. В некоторых случаях, например для кадровых электронных документов, установлена обязательность наличия МЧД в составе контейнера электронного документа.
- Регистрация документов
При регистрации документа для документа формируется регистрационный номер (регистрационный индекс документа).
Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
Так, в регистрационном номере определенного вида документа порядковый номер может быть дополнен буквенным индексом вида документа.
В Методических рекомендациях подчеркивается, что регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения). Следует учитывать, что в сам подписанный электронный документ регистрационный номер проставлен быть не может, но в «1С:Документообороте» при регистрации дата и регистрационный номер документа могут быть добавлены в визуализированную копию электронного документа.
- Заверение документов
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую силу.
Таким реквизитом для копий и выписок из документа является «Отметка о заверении копии».
Отметка проставляется под реквизитом «Подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).
Пример:
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации, а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год».
То есть косвенно Методические рекомендации подтверждают необходимость ведения номенклатуры дел организации с целью обозначения дел и фиксации привязки документа к определенному делу. В «1С:Документообороте» в настройках есть возможность включения функционала «Вести учет по номенклатуре дел», после чего наполняется справочник «Номенклатура дел» и в карточке документа в разделе «Хранение» появляется возможность помещать документ в том дела.
Что требуется сделать организациям в связи с выходом ГОСТ и Методических рекомендаций? Необходимо выстроить работу поэтапно.
Этап 1. Разработать необходимые локальные нормативные акты по делопроизводству
В случае существенных отличий правил оформления документов, закрепленных в «Положении о делопроизводстве» (инструкции, стандарте и др.) организации, от ГОСТ — внести в «Положение о делопроизводстве» необходимые изменения, а в случае большого количества расхождений — разработать новый ЛНА.
Этот этап включает:
- анализ действующих ЛНА;
- подготовку проектов новых ЛНА или изменений в уже существующие ЛНА, согласование их с руководителями структурных подразделений;
- утверждение ЛНА или изменений в ЛНА.
Этап 2. Разработать шаблоны бланков и шаблоны документов (унифицированных форм документов)
Разрабатывать шаблоны бланков и шаблоны документов необходимо в соответствии с «Положением о делопроизводстве» организации на основе требований ГОСТ и Методических рекомендаций.
Этот этап предполагает:
- уточнение уже существующих в организации унифицированных форм документов на основании требований ГОСТ, Методических рекомендаций, «Положения о делопроизводстве» организации;
- разработку новых унифицированных форм на основании анализа видов документов, образующихся в организации, определения необходимого состава электронных бланков и электронных шаблонов документов, их проектирование.
Если в организации создается большое количество различных видов документов, рекомендуется разработка альбома унифицированных форм документов. Альбом унифицированных форм документов утверждается как самостоятельный ЛНА или в составе приложений к «Положению о делопроизводстве».
Этап 3. Настроить вышеуказанные шаблоны в СЭД
Этот этап осуществляется администратором СЭД или службой IТ.
Этап 4. Информировать работников о новом порядке/изменении правил оформления документов в организации
На этом этапе информация об актуализации ЛНА, введении новых шаблонов доводится до сотрудников организации путем публикации информации на внутреннем портале, на форуме организации.
Работу по внедрению ГОСТа в организации, актуализации ЛНА по делопроизводству осуществляет служба делопроизводства или работник, исполняющий функцию по ведению делопроизводства.
Данную работу необходимо провести в целях:
- создания документов, обладающих юридической силой, то есть составленных и оформленных в установленном порядке;
- оптимизации работы по подготовке документов посредством разработки электронных шаблонов, ускоряющих процесс создания документов исполнителями;
- необходимости решения отдельных проблем, связанных с оформлением документов, возникающих в рамках рабочих процессов.
Комментарии