1С:Предприятие 8
Система программ

Организация договорного процесса в «1С:Документообороте 3.0»

6 марта 2025
Рейтинг статьи
Статьи на тему: 1С:Документооборот 8

Одним из ключевых направлений деятельности компаний разных форм собственности является ведение договорной работы. Этот процесс можно разделить на 3 основных этапа:

Организация договорного процесса в «1С:Документообороте 3.0»

В первый этап входят процедура инициирования договора, заявки на закупку, конкурсные процедуры, проверка контрагента и т. д.

Второй этап — это процедура составления договора, согласование, подписание, регистрация, оперативное хранение, включая изменения и расторжение.

Третий этап — исполнение договорных обязательств.

Правила организации этого процесса в каждой компании обычно определяются в соответствии с ее потребностями и закрепляются в локальных нормативных актах (регламентах). К примеру, в одной компании принято работать с типовыми договорами в рамках основной деятельности. Например, в лизинговой компании это договоры аренды автотранспорта, а также незначительная часть договоров, имеющих отношение к хозяйственным и/или гражданско-правовым отношениям. В другой же компании большая часть договоров будут иметь финансовую составляющую — например, договоры оказания услуг по аудиту бизнес-процессов, требующие индивидуальной проработки.

В рамках каждого этапа возникает определенный состав документации. При этом в зависимости от специфики процедуры первый и третий этапы могут быть пропущены, соответственно, и документации не будет. Например, процедура заключения договора начнется сразу с инициирования проекта, без предварительной работы, а исполнение по нефинансовым договорам предполагает дальнейшее взаимодействие сторон без составления дополнительных документов.

Документация в рамках этапа заключения договора представляет собой письменные соглашения, заключаемые между двумя или более сторонами, которые регулируют их взаимоотношения. В состав договорной документации включают сам договор, а также другие документы, которые его сопровождают. Под «Договором» будем понимать, согласно ГК РФ ст. 420 (1), документ, подписанный и зарегистрированный или принятый к учету в каждой компании — участнике договора. Альтернативный термин, определяющий договорные отношения, — соглашение или контракт. В некоторых случаях составление сопровождающих документов оговаривается на уровне закона, в других — их наличие стороны фиксируют самим договором или пожеланиями сторон.

Организация договорного процесса в «1С:Документообороте 3.0»

Все указанные документы (кроме переписки) являются неотъемлемой частью основного договора и должны храниться вместе в пределах его срока хранения. Особенно это актуально, например, если какое-то дополнительное соглашение до истечения срока действия / условия действия договора (далее — срок действия) утратит силу.

В «1С:Документообороте» (далее — Система) данные документы могут обрабатываться как отдельные виды документов (2) или в составе основного вида документа.

Основной договор — самостоятельный вид документа. Разные договоры в зависимости от их разновидности, содержания и др. в Системе могут создаваться как отдельные виды документов или как тематики в рамках одного вида документа. Как показано на рис. 1, под ролью «Администратор» в справочнике НСИ «Виды документов» есть разные виды документа «Договор», в том числе с разными тематиками. Виды договоров имеют преднастроенные правила доступности и обработки.

Рис. 1. НСИ «Виды документов». Договоры

Дополнительное соглашение — самостоятельный вид документа. Дополнительные соглашения составляются к уже заключенному ранее договору, целью их является внесение изменений в условия сотрудничества. Речь может идти о разных аспектах совместной работы: продлении сроков, расширении перечня работ или услуг, новых расценках и т.д. Обязательными реквизитами дополнительного соглашения являются ссылка на основной договор и дата вступления в силу, с которой начинают действовать новые параметры сотрудничества. Дополнительное соглашение может вводить новые приложения к договору. 

В процессе согласования дополнительных соглашений стороны могут составлять протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий, так же как и при согласовании основного договора. Срок действия дополнительного соглашения может быть короче срока действия основного договора.

Дополнительные соглашения в зависимости от их разновидности, содержания и др. в Системе, так же как и договоры, могут создаваться как отдельные виды документов или как тематики в рамках одного вида документа.    

Рис. 2. Карточка дополнительного соглашения к договору

Приложения к договору — не являются самостоятельными видами документов. Под приложением понимается документ, который составляется для уточнения или дополнительной расшифровки основных положений договора. Приложения составляются и подписываются вместе с основным договором или с дополнительным соглашением к договору. В тексте договора должен быть указан перечень приложений.

Файлы приложений должны быть прикреплены к карточке основного договора (дополнительного соглашения), обработка (согласование, подписание и др.) должны выполняться одновременно с основным договором (дополнительным соглашением).    

Рис. 3. Приложение к договору

Документы по разногласиям к договору — самостоятельные виды документов (подробнее информация о работе с данными документами будет изложена в отдельной статье).

Несмотря на разнообразие видов, разновидностей и тематик договорных документов, их обработка в рамках договорного процесса (на этапе заключения договора) состоит из типовых задач:

  • Подготовка проекта договора.
  • Согласование:
    • внутреннее;
    • внешнее (с контрагентом и/или иными заинтересованными участниками).
  • Подписание.
  • Регистрация / Принятие к учету.
  • Исполнение / Внесение изменений в договор.
  • Закрытие договора / Расторжение договора.

С чего нужно начинать организацию договорного процесса в компании при наличии Системы? С настроек Системы или с регламента по договорному процессу? Правильного ответа нет, но, как показывает наш опыт, стоит подойти к процессу комплексно.

Первым делом нужно изучить текущий договорной процесс и регламент по нему — при условии, что мы с вами знаем возможности Системы. Далее проведем встречи с владельцем договорного процесса и ключевыми пользователями, чтобы получить ответы на следующие вопросы:

  1. Планируется ли вносить изменения в действующий договорной процесс?
  2. Если да, то какие? В какие сроки? Кто инициатор изменений? Почему требуются изменения?
  3. Что не устраивает в текущем договорном процессе?
  4. Что бы хотелось изменить в обязательном порядке (так называемый MVP), что следует сделать приоритетом 1, приоритетом 2, а что берем в копилку на развитие?
  5. Какие ожидания у владельца от оптимизации договорного процесса?
  6. Есть ли утвержденные шаблоны договоров (типовые документы)?

Оставляем за рамками вопросы бюджета и прочих проектных нюансов.

Итак мы понимаем, как следует настроить процессы в Системе, и у нас есть ролевая модель, шаблоны договоров, правила работы, номенклатура дел. Приступаем!

Давайте посмотрим, как в Системе может быть организован процесс договорной работы. В качестве вводного условия примем, что компания работает в «1С:Документообороте КОРП». Почему делаем акцент на этом? Если рассматривать договорной процесс, когда требуется согласование документов между несколькими компаниями холдинга, то нужны будут и другие настройки правил обработки (маршрута обработки).

Итак, первым делом в Системе создаем виды документов и выполняем их настройку. Рассмотрим вариант, когда мы настраиваем Систему с нуля. Конечно, если у нас работает подрядчик или центр компетенции заказчика и в действующей Системе уже есть виды договоров, то часть информации может быть перенесена в Систему другими методами.

Если договоры создаются по утвержденным шаблонам, то при создании вида договора мы можем вложить его в соответствующие виды договоров. Это не означает, что в проект договора при дальнейшей обработке нельзя будет вносить правки.

В «коробочном» решении уже выполнены предварительные настройки по договорному процессу (рис. 4).

Рис. 4. НСИ «Виды документов». Карточка вида документа «Договор аренды оборудования»

Как мы видим, на вкладке «Основное» описаны атрибуты, ряд из которых отмечены для использования в карточке конкретного вида договора. По желанию можно выбрать и другие атрибуты из списка. Так как данный справочник описывает различные виды документов, то атрибутивный состав карточки общий и, как видно на рис. 4, некоторые атрибуты отображаются светлым шрифтом и недоступны для выбора. Это значит, что они не относятся к виду документа «Договор». 

Почему так? В Систему уже заложена методология документооборота, которая определяет обязательный атрибутивный состав для ряда документов. Что означает каждый атрибут карточки, можно почитать в инструкции в Системе.

Хотелось быть обратить особое внимание на атрибут «Использовать тематики».

Работа с тематиками

Данный атрибут позволит нам обеспечить настройку маршрута согласования или доступности с учетом тематики, сортировать в реестрах договоры по тематикам и настроить соответствующие отчеты. Какие могут быть тематики? Чаще всего они определяются или подразделением — владельцем процесса, или по назначению самого документа. Примеры тематик, которые созданы в Системе, можно посмотреть в демобазе на сайте «1С:Документооборота». В текущих настройках нет преднастроенных тематик по договорной работе, но создать их довольно просто; главное — понять, как ими пользоваться. Один из примеров использования тематик при сортировке в реестре документов представлен на рис. 5.

Рис. 5. Реестр документов

Как видно, в реестре документов указана тематика, к которой относится документ, и в правой части интерфейса есть возможность выполнить по ней поиск или сортировку.

Также обращаем внимание на другие важные с точки зрения договорного процесса атрибуты, используемые при настройке вида документа. 

«Необходима печать штрихкода при создании документа»

Чем может помочь данная настройка, кроме как в поиске? Самое важное, чем может помочь применение штрихкода на документе, — замена функции парафирования печатной версии договора. Эта функция важна как при обеспечении подписания (исключаем риск подмены документа на этапе подписания, всегда можно сверить, какой документ прошел согласование в СЭД и что представлено на подпись), так и при контроле возврата оригинала договора с подписания от второй стороны договора.

Когда мы передаем договор на подпись второй стороне, чаще всего мы его прошиваем и делаем заверительную надпись на прошитом документе либо парафируем каждую страницу, если договор скреплен просто степлером или скрепкой. А при наличии штрихкода на каждой странице можно не волноваться, что договор (или его часть) будет подменен или что будут утеряны отдельные листы.

Таким образом мы исключаем риск подмены документа, а также трудозатраты на парафирование и его прошивание, а еще обеспечиваем удобство поиска документа как в Системе, так и при обеспечении архивного хранения.

«Обязательный файл скан-копии оригинала»

Кажется, какой смысл? В Системе остается финальный вариант проекта договора на момент подписания, также по факту подписания принимаем к учету оригинал документа, обеспечиваем оперативное хранение. По правилам документооборота следует в обязательном порядке вложить скан подписанного всеми участниками договора. 

Как показывает практика, частенько сделать это забывают. А вот если при настройке карточки договора будет отмечен этот атрибут, то Система в обязательном порядке затребует вложения скан-копии документа — таким образом мы не только поможем пользователю не забывать выполнять требования регламента и законодательства, в том числе и для обеспечения архивного хранения, но и сделаем работу пользователей с Системой комфортной.

Переходим к следующей вкладке карточки вида документа «Договор аренды оборудования» — нумерация.

Исходя из того, что каждая компания по-своему устанавливает правила регистрации, Система позволяет реализовать разные варианты этого действия:

  • регистрация автоматическая по условиям владельца Системы. Маска номера настраивается по текущим возможностям системы;
  • регистрация в ручном режиме. Можно сделать так, чтобы по умолчанию регистрация была автоматической, но для отдельных видов документов или определенной роли можно изменять автоматический рег. номер. Тогда пользователь вносит рег. номер вручную, а ранее присвоенный автоматически рег. номер высвобождается и назначается первому аналогичному документу при регистрации. Таким образом, «дырок» в реестре нумерации не будет.

Следует учитывать, что в Системе предусмотрены временные номера и регистрационные. Временные номера следует рассматривать как учетные номера, например для проектов документов. А вот регистрационные номера присваиваются на этапе регистрации. С точки зрения методологии регистрации это не просто присвоение регистрационного номера, а проверка выполнения условий:

  • обладает ли юридическими полномочиями инициатор и подписант договора;
  • выполнено ли согласование документа с учетом действующего регламента;
  • представлен ли весь пакет документов (устав, выписка из ЕГРН и т.п.), необходимый для подписания данного вида договора;
  • соблюдены ли другие правила компании.

Система поддерживает традиционные правила регистрации:

  • валовый способ (регистрация всех документов в рамках единого счетчика);
  • регистрация в рамках вида документа;
  • регистрация в рамках тематики;
  • другие (можно посмотреть инструкции).

Правила формирования рег. номера в Системе определены в достаточном объеме, что позволяет варьировать требования к формированию его маски (рис. 6).

Рис. 6. НСИ «Виды документов». Карточка вида договора «Договор аренды оборудования». Настройка нумерации

Мы рассмотрели ключевые настройки, актуальные для договорного документа. Также следует отметить, что работа с договорами касается двух или более участников отношений, а это значит, что с учетом тенденции перехода на электронный документооборот (далее — ЭДО) мы можем и должны стараться использовать возможности ЭДО. Система позволяет настроить обмен документами с контрагентами — участниками договорного процесса (рис. 7).

Рис. 7. НСИ «Виды документов». Карточка вида договора «Договор аренды оборудования». Настройки ЭДО

При организации подписания договоров по ЭДО существенно повышается эффективность процесса. Нет необходимости отправлять договор на подпись второй стороне нарочным с сопроводительным письмом или заказным письмом. В Системе предусмотрен процесс работы с документами по ЭДО за счет встроенного в «1С:Документооборот» функционала 1С:ЭДО. Подробнее о том, как работать с 1С:ЭДО, можно прочитать здесь.

В рамках темы статьи мы рассмотрели влияние настроек вида документа на процесс договорной работы в Системе. Как видно, значение некоторых атрибутов вида документа позволяет эффективно настроить Систему и автоматизировать договорной процесс. Важно понимать, что эффективность процесса — это не только сокращение сроков работы с договором (от создания проекта договора до момента принятия его к учету и исполнению), но и удобство работы участников процесса и сопровождения Системы.

В качества анонса рассмотрения договорного процесса в Системе зададим небольшой вопрос: какие нюансы работы вы видите при рассмотрении атрибута карточки договора «Срок действия» (рис. 8)?

Рис. 8. Карточка документа. Реквизиты

Ответы на этот и другие вопросы вы найдете в одной из наших следующих статей. Мы также расскажем о реквизитном составе карточки договора и его влиянии на процесс договорной работы, о том, как организовать работу с протоколом разногласий от контрагента, как в Системе настроить сроки хранения договора и обеспечить его оперативное хранение.


(1) «Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей», «К договорам применяются правила о двух- и многосторонних сделках, предусмотренные главой 9 настоящего Кодекса, если иное не установлено настоящим Кодексом».

(2) «Вид документа» — это реквизит, который по умолчанию является обязательным при регистрации любого документа. Вид документа определяет все, что дальше будет происходить с документом: какой будет его обработка, какими шаблон, регистрационные номера, нормативные сроки исполнения, номенклатура дел, наборы дополнительных реквизитов и сведений и многое другое. Количество видов документов не ограничено, их можно группировать и задавать единые настройки (см. «1С:Предприятие 8. Конфигурация „Документооборот“. Редакция 3.0. Описание»).

Автор:

Елена Долматова

Оценить статью:

Комментарии

0

Нам важно ваше мнение! Оставьте комментарий!