Программа: «1С:Управление нашей фирмой»
Компания «Marcel Robert» создана французским мастером Ле Девеат Эрве Марсель Роберт. Изначально это была небольшая мастерская, где под заказ создавались кожаные ремешки для швейцарских часов, но за несколько лет компания стала успешным люксовым брендом, продающим аксессуары ручной работы по всей России и Европе. Сегодня Atelier Marcel Robert специализируется на инновационных технически сложных изделиях из кожи: ремешках, сверхтонких чехлах для iPhone и iPad, сумках, кошельках и т. п.
Первые 100 шагов навстречу автоматизации
Для организации управленческого учета пять лет назад была выбрана «1С:Управление нашей фирмой». К сожалению, как это часто бывает, вопросу постановки учета в системе было уделено недостаточно времени, и следующие четыре года учет велся «криво». В основном велись только заказы и первичка.
В итоге себестоимость продукции верно не рассчитывалась. Сотрудники компании тратили много времени на ввод данных вручную, но в результате могли посмотреть только отчеты по продажам и частично — по остаткам товара.
Из-за отсутствия актуальных данных о стоимости товара руководители не могли оценить рентабельность изготавливаемой продукции и эффективность расхода производственных и денежных ресурсов.
В связи с планируемым выходом на европейский рынок требовалось сформировать конкурентные цены, что также оказалось невозможным из-за недостатка информации в системе.
Как решились на 101-й шаг
Чтобы расставить точки над «и», владелец компании принял решение самостоятельно изучить функционал системы «1С:Управление нашей фирмой» и записался на обучающий курс в Учебный центр № 1 фирмы «1С» — «Оперативное управление в малом бизнесе с помощью 1С:УНФ». Верно рассудив, что лучше всех о своем продукте может рассказать тот, кто его разработал.
Курс, который ведет один из лучших тренеров и специалистов по управленческому учету Юрий Павлов, оказался максимально продуктивным и вернул веру в 1С:УНФ. Общение с тренером дало понимание, что постановкой учета в системе должны заниматься консультанты-аналитики, которые хорошо знают саму систему, понимают её архитектуру, видят весь процесс целиком, а не концентрируются на решении локальных задач.
По окончании курса представители бренда «Marcel Robert» обратились в компанию «РАУ АйТи», которой руководит Юрий Павлов, за более подробной консультацией.
Шаги становятся уверенными и приводят к целям
Для начала обсудили текущие задачи и цели. Один из ведущих аналитиков «РАУ АйТи» — Илья Бандуля приехал в компанию, увидел процесс производства своими глазами и продемонстрировал, как он видит построение процесса в «1С». Чтобы увидеть реальную себестоимость продукции и получить ключевые отчеты и цифры для бизнеса, нужно было вернуть стандартные настройки и правильно выстроить архитектуру процесса в «1С».
В результате был запланирован совместный проект по перезапуску и настройке учета в 1С:УНФ без перехода в новую программу:
- Для начала провели аудит того, что реализовано в системе и в каком она находится состоянии.
- Собрали требования. Детализировали цели и задачи.
- Выделили приоритетную цель — получение реальной производственной себестоимости продукции. Остальные зафиксировали на будущее
- Составили план работ. Оценили стоимость и сроки реализации.
- Провели моделирование цепочки производственного учета и сопутствующих процессов.
- Реализовали необходимые доработки.
- Написали инструкции и обучили персонал, провели тестирование.
- Спустя месяц, торжественно запустили систему в эксплуатацию.
В результате, помимо автоматизации базовых процессов, 1С:УНФ была настроена для ведения полноценного производственного учета:
- определена структура себестоимости изделия с учетом постоянных и переменных затрат;
- организован учет доходов и расходов по отгрузке изделий;
- организован финансовый учет в разрезе подразделений;
- налажена схема работы со второй компанией в Европе.
Здесь мы все обычно ждем победу — брызги шампанского и конфетти. Но немного отложим: достижение целей не всегда быстрый процесс. А в части автоматизации — для достижения качественного результата после внедрения практически всегда нужны время, контроль и скрупулезное ведение учета по всем новым правилам. И этот процесс тоже непросто организовать. С этим и пришлось столкнуться руководству и сотрудникам компании. Хорошо, что это не стало для них сюрпризом, а команда все больше верила в успех.
Илья Бандуля терпеливо вел руководителей компании к результату, консультируя их по функционалу 1С:УНФ и объясняя тонкости учета, так как им тоже пришлось обучаться заново и выстраивать процесс учета по-новому. И, наконец, через два с небольшим месяца после старта работ руководство получило первую реальную себестоимость продукции!
О самых важных результатах проекта автоматизации нам рассказала креативный директор компании — Арина Слабко:
«Система стала значительно экономить время персонала за счет порядка в документах и сокращения времени на рутинные операции. Например, сотрудники перестали проводить каждые две недели инвентаризацию оставшихся материалов для производства и начали пользоваться отчетом об остатках, научились снимать в заказах покупателей резервы и пользоваться спецификациями в производственных документах.
Если раньше, когда закупалась дорогостоящая кожа, никто не мог отследить ее реальный расход на изделия или нецелевые траты, необоснованный брак — то теперь это стало реально проверить до квадратных сантиметров! Компания перестала нести лишние расходы при производстве.
Также, если раньше программа показывала несуществующие многомиллионные долги покупателей, накопившиеся за годы работы, то теперь мы можем посмотреть ситуацию день в день и попросить отдел продаж разобраться с неплательщиками сиюминутно.
Впервые получили ответ на вопрос: где деньги? Реальный отчет о расходах, сформированный по статьям, позволяет нам строить прогнозы и помогает принимать правильные решения по развитию бизнеса.
Если два года назад компании пришлось брать кредит, чтобы выплатить сотрудникам зарплаты в сложный период, то в этот год, проанализировав себестоимость и отчет о продажах, на место ушедших сотрудников впервые никого не взяли. На производстве ввели нормо-час, программа посчитала, что актуальным составом можно легко делать тот же результат. Так и вышло!
Сотрудники же, увидев, что все считается и учитывается, начали работать более ответственно и перестали «халтурить». Так как в конце месяца цифры покажут, кому положена премия, а кто работал неэффективно.
В результате реальная производительность компании выросла на 40% при сохранении того же штата».
Шаги в будущее
К сожалению, «Марсель Роберт», как и многие компании, сильно пострадала от кризиса 2020. Но уверенно выстояла (не в последнюю очередь за счет корректных данных о состоянии бизнеса в «1С») и планирует дальнейшее развитие бизнеса и сопровождающей его «1С-ки». Ближайшие задачи — перевод сотрудников производства на сдельную оплату (сейчас у них оклад), а также расчет и анализ себестоимости для понимания доли ФОТ в изделии. Такая система позволит прогнозировать, как изменится стоимость продукции, и следить за эффективностью работы сотрудников.
«Еще планируем автоматизировать производство. Расход материала будет считаться до квадратных сантиметров, сотрудники будут отмечаться, кто во сколько взял работу. Это позволит полностью убрать ручной труд координатора производства, который пока еще продолжает вводить данные, и повысить ответственность сотрудников, а вместе с тем и производительность!»
Арина Слабко, креативный директор «Марсель Роберт»
Вот такая небольшая история, как «упорство и труд все перетрут» в достижении целей автоматизации компании. Теперь можно позволить себе немного шампанского — за заслуженный успех!
Работа по автоматизации выполнена партнером «1С», компанией РАУ АйТи.
