1С:Предприятие 8
Система программ

Храним и ищем документы, или Как начать пользоваться программой «1С» в первый же день

789
Рейтинг статьи

О нас

Компания «Логен» образовалась в 2009 году. Автоматизацию начинали, как и многие, в Excel и «на коленке». Но уже после нескольких месяцев работы стало трудно учитывать поток документов. Документы хранились на офисных компьютерах, ноутбуках сотрудников, общих папках на сервере в виде файлов Word, Excel, сканов *.JPG, *.PDF и прочих форматах. Счета, коммерческие предложения, презентации, договоры. Голова пошла кругом от всех этих данных, найти что-либо в куче мест хранения было очень трудно. 

Решение 

Пришло решение — централизовать архив и обязать всех сотрудников использовать единое место хранения документов.  Как раз в 2009 году фирмой «1С» была выпущена новая программа, тогда еще «1С:Управление небольшой фирмой» (теперь «1С:Управление нашей фирмой», кратко УНФ), и мы, как партнер «1С», решили поучаствовать в пилотных внедрениях нового продукта. Ну и попробовать для себя. Первыми учетными функциями стали самые критичные участки: продажи (клиенты и их контакты, договоры и договоренности, заказы, счета), деньги и, конечно, Его Величество «Архив».

Давно это было, но помнится, что когда базу УНФ установили, то первым же действием (или, может, вторым) была загрузка всего пакета учредительных документов в базу. Вот даже есть скриншот из предыдущей базы, которой мы пользовались потом на протяжении 5-6 лет (сейчас перешли на последние версии, так как хочется больше функционала и новых «вкусностей» от программы).

Далее архивом стали пользоваться все сотрудники, и он очень быстро стал превращаться в помойку расти. Через несколько месяцев пришло понимание, что нужно как-то унифицировать имена документов для быстрого поиска, и мы с коллегами приняли регламент наименований. В наименование обязательно должны были входить такие реквизиты как:

  • Дата документа (ГГГГММДД) — год, месяц, день
  • Краткое название контрагента
  • Тип документа (договор, счет, накладная, приказ…)
  • Суть документа («договор сопровождение-2021», «счет ЗУП_20лиц»…)
  • Прочий комментарий, который можно было хранить в отдельном поле описания. 

Примеры наименований:  

  • 20120207_СЧЕТ_Никос;
  • 20200910_АРЧК_Отзыв_Бухгалтерия_проект;
  • 202001_Китеж_Регкарта_БП_8016555.

Возможно, мы тут «открыли Америку», но после унификации наименований труд по поиску облегчился в разы. Тем более, что по привычке к Проводнику Windows, сотрудники насоздавали папок и подпапок в архиве, и стало трудно отслеживать, где что лежит. Теперь же, отключив одной кнопкой иерархию (то есть получив линейный список всех документов без папок) простым поиском, который реализован в платформе «1С», можно было получить отфильтрованный список документов. На него можно было наложить еще один фильтр и так далее — и получить в итоге список документов, наиболее подходящих для анализа. 

А для многих задач вообще подходит упрощенный вариант: кликаем в столбце «Дата» и смотрим, какие документы по контрагенту у нас были за нужный период. Конечно, это потребовало и дополнительных усилий. Мы разбили все документы на крупные блоки с внутренней структурой (Офис, Клиенты, Регламенты) и объяснили сотрудникам, какие документы к каким блокам относятся. 

Для еще неопределенных документов сделали «входящий ящик» — «Разобрать». Сюда можно быстро забросить важный скан или другую полезную информацию, а потом дать ей необходимый заголовок и поместить в нужное место. 

Кроме того, мы стали пользоваться полнотекстовым поиском, встроенным в программу, что также позволило искать документы даже по их содержимому или типу расширения, а не только по именам документов.

Еще одним сложным, но принципиальным моментом работы с архивом было то, что Архив поддерживает версионность документов, то есть под одним именем в списке документов может скрываться произвольное количество версий документа, а мы привыкли на каждую версию загружать отдельный документ. Пришлось переучиваться, и теперь (о счастье!) мы сильно сократили общий объем документов и можем сравнивать версии одного документа («а что это там юрист у нас поправил в договоре, интересно…»). А версий при многопользовательской работе получается много (были документы с более 500 версиями).

Использование единого Архива, кроме хранения документов, позволило работать с документом нескольким сотрудникам. Делается это с помощью механизма захвата документа: кто захватил, тот и редактирует, потом все правки выкладываются автоматически новой версией, и все остальные могут видеть актуализированный документ. Работа над документом двигается по принятому внутри компании шаблону бизнес-процесса с уведомлением о завершении правки и освобождении документа для работы следующего согласующего. 

Кроме хранения документов по клиентам, в Архиве хранится и База знаний компании. В ней описываются ситуации на проектах, размещаются кейсы и методические материалы, есть готовые шаблоны документов, инструкции пользователей, материалы тематических презентаций, вебинаров, рекламные материалы и т. д.

И, разумеется, идет постоянное создание резервных копий документов Архива. Теперь все наши данные защищены от утраты в результате чьей-то неаккуратности или физической поломки ноутбука сотрудника. А работать с Архивом можно и в офисе, и из дома, и из кафе, и даже на смартфоне в любом месте. 

Вынужденным массированным «тест-драйвом» такой методики стала всеобщая удаленная работа в условиях пандемии COVID-19. Так вот, наша компания вообще не изменила свой режим работы с документами и процессами, все удобно и всем доступно — проверка выдержана!

В итоге мы получили и до сих пор используем простой в освоении и очень удобный инструмент хранения и обработки документов. Время поиска нужного документа сократилось от непредсказуемого («эй, ребята, у кого последняя версия договора?!..») до нескольких секунд, что позитивно отражается на деятельности компании. Методика позволяет масштабировать архив до любого количества документов, поэтому такой накапливаемый массив данных становится реальным фундаментом организации. И внедряется он фактически бесплатно, не надо дорабатывать программу, нужно только осмыслить и структурировать собственные документы и процессы.

Своим клиентам мы также не раз предлагали использовать этот механизм Архива. В ряде наших проектов это вообще стало началом автоматизации компаний: люди собирали в единое место свой наработанный багаж документов, привыкали пользоваться программой и интерфейсами «1С», и это давало импульс к дальнейшей работе. 

Автоматизация Архива, кстати, возможна не только в программе «1С:Управление нашей фирмой», но и в широко известных «1С:Бухгалтерия», «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Документооборот» и других, так как подсистема Архива есть во всех последних версиях типовых решений «1С» (но не все пользователи это знают). 

Резюмируя, можем посоветовать пользователям решений «1С» использовать подсистему Архива для систематизации своих документов, хранения их в базе «1С», совместной работы над ними и минимизации потери времени на поиск документа. Эти простые и незатратные действия позволят вам повысить свою производительность и, надеемся, увеличить прибыль вашей компании. 

Автор:

Владимир Вавилов, Андрей Зайцев

Оценить статью: