Программа: «1С:Комплексная автоматизация»
Компания «Медимком» специализируется на закупке и поставке расходных материалов и оборудования для отделений анестезиологии и реанимации. Компания напрямую взаимодействует с ведущими российскими и мировыми производителями, покрывая практически любую потребность государственных и частных медицинских учреждений.
Особенности работы компании
Компания уже несколько лет использовала функционал 1С:Комплексная Автоматизация, которая имела все необходимые настройки для работы и была доработана под бизнес-процессы компании. Однако в начале 2020 года появилась необходимость перехода на обновленную версию конфигурации.
К сожалению, работа по переходу происходила без должной подготовки, учета потребностей сотрудников и достаточного моделирования процессов до начала активной работы пользователей. В итоге компания, еще недавно уверенно работающая в системе, получила «сырое» решение и вынуждена была начать работать в нем. В первую очередь сильно пострадали отдел продаж и закупок. Нарушилась синхронизация процесса обеспечения заказов, контроля поставок. Из-за этого стало сложно планировать отгрузки и соблюдать сроки.
Пандемия обостряет ситуацию
Период обновления 1С совпал с началом пандемии. Спрос на медицинские расходные материалы резко стал расти и менеджерам отделов продаж и закупок стало еще сложнее справляться с возросшим количеством заказов.
Процесс работы с заказами в компании выглядит так: компания получает крупный заказ, который полностью вносится в систему и учитывает весь объем тендера. Далее поступает конкретный запрос от клиента в рамках крупного заказа с требованием отгрузить определенный объем продукции. Таким образом, отгрузки могут быть частичными, могут меняться объемы и состав продукции в рамках суммы тендера. Помимо деления по датам отгрузки, нужно учитывать и деление по источникам финансирования.
В итоге менеджерам приходится постоянно корректировать основной заказ, а количество строк в заказе покупателя с каждым изменением вырастает, в конечном счете увеличиваясь в разы. Работать с неструктурированной информацией и контролировать обеспечение стало неэффективно, и скорость работы с заказом покупателя снизилась в 10 раз.
В результате из-за непродуктивной работы отделов продаж и закупок пострадало и качество обслуживания клиентов: не было инструментов для быстрой обработки запросов клиента и контроля своевременного обеспечения его текущих потребностей.
В поисках решения
За помощью в настройке и адаптации обновленной системы 1С:Комплексной Автоматизации руководство «Медимком» обратилось к специалистам «РАУ АйТи».
После проведения экспресс-обследования были выявлены и приоритезированы все задачи. Сформирован понятный план действий на первый этап.
Цель: в короткие сроки решить основные задачи автоматизации и повысить качество управления продажами и закупками в период активного роста рынка.
Ключевые задачи первого этапа:
- Увеличение скорости обработки заказов клиентов
- Отлаженное взаимодействие между отделами продаж и закупок
В качестве второстепенных были выделены задачи повышения удобства использования системы всеми пользователями, автоматический помощник для оформления и дублирования заказов клиентов, контроль резервов, автоматизация склада, контроль сроков годности и пр.
Спасать отдел продаж приходилось в максимально сжатые сроки. Поэтому было решено отказаться от технологии стандартного внедрения. И делать ставку на опыт проектной команды в автоматизации компаний оптовой торговли.
Первым этапом проектная команда разработала технологию работы с крупными заказами и изменила интерфейс заказа покупателя для увеличения скорости обработки запросов. Количество операций, которые требуются менеджеру для выполнения рутинных задач, значительно сократилось.
Далее, чтобы наладить коммуникацию между отделом продаж и отделом закупок, были созданы отчеты, предоставляющие максимально полную информацию менеджерам по закупкам по текущим потребностях клиента для оперативного контроля обеспечения. Кроме того, был улучшен интерфейс заказа поставщику для удобства контроля и планирования поставок.
Итоги проекта
Менеджеры по продажам могут понять, обеспечены ли текущие потребности клиента, планируются ли новые поставки и соответствуют ли плановые поставки с согласованным с клиентом графиком отгрузки.
Обмен данными между двумя отделами теперь оперативен и актуален, что позволяет менеджерам по продажам быстро обрабатывать заявки клиентов и формировать текущие потребности, а менеджерам по закупкам снизить количество ошибок, допускаемых при планировании и контроле процесса закупок и следить за тем, чтобы поставки поступали вовремя и в необходимых для заказчиков объемах.
Всего за несколько месяцев 2020 года в условиях пандемии коронавируса продажи компании выросли на 700%. В результате работы проектной команды компания смогла вовремя стабилизировать ситуацию и справиться с сильно возросшим спросом на медицинское оборудование и расходные материалы без увеличения штата сотрудников и потерь заказов.
Дальнейшие планы
После успеха проекта автоматизации отделов продаж и закупок было принято решение о второй очереди внедрения. В ближайших планах оптимизация работы склада, за счет внедрения адресного хранения, использования штрихкодирования и терминалов сбора данных. А также формирование потребности и контроля обеспечения с учетом остаточного срока годности, что очень важно с учетом специфики работы компании.
Работа по автоматизации выполнена партнером «1С», компанией РАУ АйТи.
