Управленческий учет для бухгалтерской компании

О компании

Бухгалтерская компания «ЛидерПартнер» создана в феврале 2009 года в Минске. 

Мы оказываем бухгалтерские услуги для ИП и юридических лиц: обработка первичной документации, оптимизация затрат и налогов, ВЭД, клиент-банк, ИМНС, ФСЗН, постановка, восстановление бухгалтерского учета, начисление зарплаты, устные и письменные консультации.

Задачи 

В 2016 году стратегическим планом развития компании было увеличение объема оказываемых услуг на 100-120% с сохранением текущего штата обслуживающих бухгалтеров и материально-технической базы компании. Однако этому могли препятствовать высокий уровень человеческого фактора и недостатки в определении объема оказанных услуг, подсчета обработанных первичных учетных документов по каждому клиенту и расчета стоимости.

Традиционный подход бухгалтерских компаний к тарификации своих услуг  — оценка вручную объема обработанных первичных документов — зачастую вызывал у клиентов опасения по поводу безошибочности такого подсчета. 

При масштабировании бизнеса документооборот клиента возрастает, а вместе с ним — и стоимость бухгалтерских услуг. Другими словами, если операции по обработке документов подлежат тарификации, то конечная стоимость всех оказанных услуг должна быть для клиента предельно честной, прозрачной и справедливой, а для аутсорсера — достоверно точной и обоснованной. 

На тот момент мы рассчитывали стоимость оказанных услуг в файле формата.xls, что очень трудоемко. Возрастал риск ошибок, не было возможности оперативно обрабатывать постоянно возрастающий объем информации.

В этой связи мы поставили цель — повысить эффективность работы за счет автоматизации внутренних бизнес-процессов. 

Для достижения этой цели для нас было важным:

• усовершенствовать внутренние бизнес-процессы по тарификации оказанных услуг, выставлению счетов клиентам 
• сформировать качественную управленческую отчетность и аналитику в разрезе видов услуг, клиентов, бухгалтеров и по компании в целом;
• сократить трудозатраты на подсчет обработанных первичных документов каждым бухгалтером, подготовку реестра обработанных документов, снизить риск ошибок
• увеличить объем оказываемых услуг за счет повышения количества клиентов, обслуживаемых одним бухгалтером
• повысить уровень взаимозаменяемости среди бухгалтеров. 

Автоматизация и ее результаты 

Компания «Хьюмен Систем» предложила разработку на базе платформы «1С:Предприятие 8» специализированного программного решения — «Автоматизированный биллинг бухгалтерских услуг» (далее — Биллинг).

Разработка Биллинга и его внедрение в деятельность нашей компании позволило автоматизировать:

• управление тарифными планами с учетом особенностей тарифной политики нашей компаний и индивидуальных особенностей клиентов;
• расчет стоимости оказанных бухгалтерских услуг по каждому клиенту;
• учет использования рабочего времени бухгалтерами по контрагентам и видам услуг за любой период;
• расчет фактической трудовой нагрузки по каждому бухгалтеру;
• учет всех обработанных документов по каждому клиенту;
• управленческий учет и отчетность по услугам, клиентам, бухгалтерам и по компании в целом;
• обновление всех информационных баз в «1С:Бухгалтерия 8».
• выборку клиентов, которые числятся в текущем полугодии в Планах выборочных контрольных проверок, утверждаемых государственными уполномоченными органами. 

Использование Биллинга сделало более прозрачной и доступной информацию об объемах и трудозатратах на оказание услуг как для наших клиентов, так и для нашего руководства. Результатом внедрения мы полностью удовлетворены и считаем поставленные задачи выполненными. Без внедрения Биллинга выполнение ряда задач потребовало бы значительных трудозатрат и человеческих ресурсов.

Приведем несколько примеров экономии трудозатрат наших сотрудников после внедрения Биллинга:

1. До внедрения Биллинга для настройки запуска и контроля процесса обновления информационных баз в «1С:Бухгалтерии» технический специалист затрачивал в среднем 20 минут на одну информационную базу в месяц (до внедрения это заняло бы 133 человека-часа в месяц).

После внедрения обновление 400 клиентских баз занимает не более 5 часов. Экономия рабочего времени при текущем количестве клиентских баз составляет около 128 человеко-часов в месяц.

2. Автоматизация учета документов, обработанных в рамках бухгалтерского обслуживания, по каждому клиенту значительно минимизировала трудозатраты определение объемов оказанных услуг и расчета их стоимости. Это позволило оперативно обрабатывать эту информацию при росте числа клиентов и динамичном изменении объемов выручки (числа сделок) наших клиентов. 

До внедрения Биллинга этот процесс производился вручную, на что затрачивалось в среднем 30 минут на одного клиента в месяц. 

На определение объема и расчет стоимости оказанных услуг одного клиента сейчас уходит 5-7 минут, поэтому для 400 клиентов экономия составляет около 150 человеко-часов в месяц.

3. После внедрения Биллинга по всем нашим клиентам одновременно можно за 3 минуты сформировать отчет о плане выборочных проверок субъектов хозяйствования на каждое полугодие на основании данных с сайта Комитета государственного контроля.

Ранее анализ включения/не включения одного клиента в план проверок занимал в среднем 5 минут. Экономия времени на проверку 400 клиентов сейчас составляет около 30 человеко-часов в полугодие.

4. Формирование в Биллинге пакета документов по оказанным услугам: счет, акт выполненных работ и журнал оказанных услуг — с возможностью его отправки на электронную почту клиента сокращает время на документооборот и повышает доверие клиентов к прозрачности и точности расчета стоимости оказанных услуг. 

Ранее подготовка пакета документов на одного клиента занимала в среднем 15 минут, в Биллинге — в среднем 5 минут на клиента.

Экономия трудозатрат для 400 клиентов составляет около 67 часов в месяц.

Таким образом, общая экономия трудозатрат по перечисленным примерам составляет 4200 человеко-часов в год, что эквивалентно экономии 21 000 евро в год.

Следует отметить улучшение информационного обеспечения управленческих решений, объективность и прозрачность расчета стоимости услуг за счет программных инструментов и возможностей Биллинга:

• Отчеты для оперативного анализа уровня и динамики маржинального дохода, обеспечиваемого нашими клиентами, дают возможность принимать качественные управленческие решения (пересмотр цен, возможность предоставления скидок и т. д.).
• Детализированный учет рабочего времени бухгалтеров (в разрезе видов услуг, обработанных документов, клиентов) позволяет определять фактическую трудовую нагрузку по каждому бухгалтеру на основе норм трудозатрат по видам операций и принимать эффективные управленческие решения о необходимой численности персонала и равномерного распределения трудовой нагрузки. 

После завершения проекта мы продолжили развивать функционал автоматизированного биллинга, что позволило актуализировать функционал программы в соответствии с настоящей тарифной политикой нашей компании и дополнительно снизить трудозатраты по управлению бухгалтерским обслуживанием в условиях масштабирования клиентской базы.

На текущий момент в программе «1С» работают 45 сотрудников «ЛидерПартнер».

Работа по автоматизации выполнена партнером «1С», компанией «Хьюмен систем».