Когда владелец бизнеса сам садится за автоматизацию, задачи формулируются точнее: я знаю о рутине в процессах не со слов, а из собственного рабочего дня. Я – Сергей Головин, владелец сети магазинов «ВелоЦентр». В этом кейсе расскажу, как удалось убрать ручное распределение товара, избавиться от лишней печати ценников и не тратить время на расчеты сборки велосипедов в таблицах.
«ВелоЦентр» с 2008 года занимается розничной торговлей велосипедами, запчастями и аксессуарами. Мы начинали с одного магазина, а сегодня у нас три магазина в разных городах Краснодарского края и Республики Адыгея. Площадь каждого – около 300 м². Кроме магазинов, у компании есть несколько собственных складов.
Я владелец бизнеса и непосредственно участвую в его автоматизации. В 2017 году мы перешли с «1С:Предприятия 7.7» на «1С:Розницу» на платформе «1С:Предприятие 8». Возможности программы и первые доработки показали, сколько повседневных задач можно упростить.
В 2018 году я прошел очные курсы программирования на 1С и начал самостоятельно дорабатывать систему. Часть задач я видел сам как руководитель, о других рассказывали сотрудники. В начале 2026 года мы перешли с «1С:Розницы» редакции 2.3 на «1С:Розницу» редакции 3.0, продолжив развитие собственных механизмов автоматизации.
Распределение товара по магазинам
Раньше я распечатывал складские остатки, вручную добавлял колонки магазинов, затем открывал остатки каждой торговой точки и записывал, сколько товара нужно туда отправить. После этого отдельно создавал документы перемещения, подбирая каждую позицию. При распределении большого поступления на несколько магазинов приходилось многократно повторять одни и те же действия.
Для решения этой задачи я создал обработку распределения товара. Она позволяет работать как с остатками выбранного склада, так и с конкретной приходной накладной. В одной таблице отображаются доступный товар и данные по каждому магазину: текущий остаток, продажи за выбранный период и планируемое количество к перемещению.
Товар можно распределить вручную или воспользоваться автоматическим расчетом. Алгоритмы учитывают остатки склада и магазинов, продажи, фасовку, минимальные остатки и оптимальное количество к перемещению. Предложенное количество можно скорректировать перед созданием документов.
После проверки распределения одной командой можно создать документы перемещения по магазинам. На части складов отгрузка дополнительно организована с использованием терминалов сбора данных, что снижает риск пересортицы.
Мы используем обработку уже несколько лет. Она избавила меня от бумажных таблиц и повторного ручного подбора товаров. Теперь данные для решения собраны в одном месте, а документы формируются по подготовленному распределению. Каждый раз, когда я пользуюсь этой обработкой, вижу, сколько рутинной работы удалось убрать.
Печать ценников по изменившимся ценам и на новые товары
Эту доработку мы разработали по просьбе продавцов. У каждого магазина свои розничные цены. Они зависят от закупочной стоимости, сезонности, оборачиваемости и местных условий торговли. Поэтому после очередного поступления цена меняется только у части товаров.
Раньше сотрудники печатали ценники на все позиции документа «Установки цен». Затем обходили торговый зал и заменяли в том числе те ценники, на которых цена осталась прежней. При поступлении 100–300 наименований запчастей это требовало значительного времени, внимания сотрудников и расхода бумаги. Велосипеды расположены по всему залу, поэтому поиск каждой единицы также занимал время.
Мы добавили отдельные команды печати ценников для велосипедов и запчастей. При формировании система учитывает наличие товара в конкретном магазине и изменение его цены. Для велосипедов и другого крупногабаритного товара нужен ценник на каждую единицу, для запчастей – один на наименование.
Теперь печатаем ценники только на новые товары и позиции с новой ценой и видим ответственного за проверку цен.
После изменения цен продавец получает только те ценники, которые действительно требуют замены. Вместо прежних 200–300 ценников достаточно напечатать 10–20. Сотрудник выходит в торговый зал с конкретным заданием и знает, какие ценники необходимо заменить.
Процесс печати и замены ценников оптимизирован минимум в 15–20 раз. В конкретном примере вместо 300 ценников печатаются и заменяются 10 – объем работы сокращается в 30 раз.
При поступлении запчастей также предусмотрена печать ценников только для новых для магазина позиций. Сотрудникам больше не приходится повторно печатать уже имеющиеся актуальные ценники. В документ «Установки цен» добавили ответственного за проверку, чтобы понимать, кто выполнял работу, и разбирать возникающие вопросы.
Рассмотрим на примере отбор ценников при поступлении товара
Сборка велосипедов
Велосипеды поступают в магазины в коробках и требуют сборки перед продажей. Раньше учет сборки вели в Excel. Сотрудники вручную заносили поступившие велосипеды, их стоимость и исполнителей. По этим данным рассчитывалось вознаграждение за сборку в процентах от стоимости велосипеда, которое затем учитывалось в премии.
Мы создали в «1С:Рознице» документ «Сборка велосипедов». Он формируется из документа перемещения запасов по отдельной кнопке. Поступившие велосипеды попадают в задание и распределяются между сотрудниками с учетом рабочего календаря и нагрузки. В системе фиксируются назначенный и фактический исполнители и рассчитывается вознаграждение.
Данные о сборке используются при назначении премий. Руководитель и сотрудники могут видеть задания и результаты работы в общей системе. Отдельное ведение таблиц и повторный перенос информации больше не требуются. Процесс стал системным, контролируемым и прозрачным.
Уведомления руководству в MAX
Для учета рабочего времени мы создали ежедневный табель. Раньше его вели в Excel, где было сложно разграничивать доступ сотрудников и контролировать исправления посещаемости задним числом.
Теперь сотрудник отмечает начало смены сканированием штрихкода. Магазины начинают работу в 9:00, а в 9:15 руководству приходит сообщение со списком вышедших сотрудников и фактическим временем начала работы.
Если сотрудник планирует отлучиться более чем на 30 минут, он указывает это в табеле вместе с причиной. Руководство получает уведомление в MAX. Такой порядок повысил дисциплину и сократил случаи самовольного отсутствия на рабочем месте в течение дня.
После закрытия кассовой смены и формирования отчета о продажах руководству также отправляется сообщение: выручка магазина, наличная и безналичная оплата. Раньше для получения этих данных нужно было добраться до компьютера. Теперь итоги смены доступны с телефона сразу после отправки уведомления.
Где хранить гарантийные случаи, кадровые документы и данные о бонусах?
В документе «Гарантийный ремонт» мы ведем учет обращений клиентов по гарантии и списания товаров по результатам этих обращений. В графике работы сотрудники планируют выходные на месяц.
Кадровые документы используем для оформления трудовых договоров с согласованными условиями работы и оплаты, договоров о материальной ответственности и должностных инструкций.
В документе «Расходы ВелоЦентр» учитываем расходы магазинов и передачу денежных средств в основную кассу офиса.
В системе собираем данные о показателях эффективности, доплатах, бонусах за продажу акционных товаров, процентах за продажи и сборку велосипедов, отработанных днях и полученных авансах. Сотрудники могут самостоятельно просматривать свои начисления, что делает назначение оплаты труда прозрачнее.
Мой путь автоматизации: что удалось реализовать в «ВелоЦентре»
За годы работы мы прошли путь от ручных таблиц Excel до единой системы в «1С:Рознице», которая охватывает все ключевые процессы нашей сети магазинов.
Что мне удалось реализовать и уйти от ручного труда:
- Распределение товара по магазинам: вместо бумажных остатков и ручного подбора колонок– одна обработка с автоматическим расчетом и созданием перемещений.
- Печать ценников: вместо 200–300 позиций после каждого поступления – 10–20. Объем работы сократился в 15–30 раз. Не нужно тратить целый день на перевешивание ценников.
- Сборка велосипедов: ушли от расчетов в Excel, ведем учет исполнителей и вознаграждений прямо в системе.
- Контроль работы магазинов: явка, отлучки и итоги смены – все отображается в уведомлениях руководству через MAX.
- Кадровые документы, гарантийные случаи, расходы и начисления сотрудникам собраны в единой базе, с прозрачным доступом для самих сотрудников.
Значительная часть повседневной работы сети теперь выполняется в «1С:Рознице». Распределение товара, подготовка ценников, сборка велосипедов и управленческий контроль используют общие данные. Мы сократили повторный ручной ввод, сделали ответственность сотрудников понятнее и обеспечили руководству более быстрый доступ к информации.
Для меня развитие системы – постоянная работа над конкретными задачами бизнеса. Каждая доработка начинается с проблемы, с которой сталкиваюсь я или сотрудники, и помогает сделать ежедневную работу удобнее и прозрачнее.
