Сколько часов реально работала техника: 10, как написал водитель, или 7, как показал GPS? Транспортное предприятие с автопарком из 200 единиц техники столкнулось с потерями из-за приписок часов водителями и слива топлива. Внедрение «1С:Управление автотранспортом» с интеграцией GPS и АЗС позволило выявить 15 млн ₽ скрытых расходов за первые 3 месяца и ускорить расчеты с клиентами в 2 раза. Подробности читайте в кейсе.
Автотранспортное предприятие «Гидроэлектромонтаж» обеспечивает собственным транспортом строительные и монтажные работы объектов энергетики. В автопарке более 200 единиц техники: от легковых автомобилей до тягачей и спецтехники.
География работ охватывает 4 региона: Амурскую область, Приморье, Хабаровский край и Якутию. В работе постоянно находится не менее 5 крупных объектов, между которыми нужно распределять технику с учетом требований заказчиков.
Часть проектов реализуется на объектах СИБУРа – крупнейшего нефтехимического холдинга России. На таких площадках действуют жесткие требования: техосмотры проводят специалисты заказчика, контролируют каждую деталь и параметры безопасности. Автопарк «Гидроэлектромонтаж» отвечает всем высоким требованиям.
Почему решили автоматизировать управление транспортом
К старту проекта в компании накопилось множество точечных ситуаций, когда ручной учет переставал справляться с нагрузкой. Их можно объединить в две ключевые причины.
1. Путаница в учете, путевых листах и расчетах
Путевые листы оформлялись на бумаге, часть данных вели в Excel, часть вопросов решали по телефону. Пока автопарк был относительно небольшим, система, основанная на личных договоренностях, ещё работала. Но с ростом количества техники и объектов она начала давать сбои.
- Путевые листы содержали ошибки, приходили спустя месяц после работ или вовсе терялись.
- Расчет стоимости по итогам работ занимал много времени.
- Водители сами писали фактические часы работы – проверить было невозможно.
2. Перспектива обязательных электронных путевых листов
Дополнительным фактором стала перспектива перехода на электронные путевые листы. В компании понимали, что просто отказ от бумаги без перестройки процессов приведет к еще большему количеству ошибок. Для такого перехода сначала необходимо было выстроить прозрачный и управляемый учет.
«Мы решили начать автоматизацию заранее, чтобы решить сразу несколько задач: навести порядок в учете и одновременно подготовиться к переходу на электронные путевые листы», — отмечает Алексей, руководитель проекта внедрения в АТП «Гидроэлектромонтаж».
Компания выбрала специализированное решение «1С:Управление автотранспортом» (1С:УАТ), которое соответствовало их задачам. Настройку начали самостоятельно, однако один из ключевых аспектов оказался недооценен – сотрудники не были вовлечены в изменения и не прошли обучение, а новые процессы не были встроены в ежедневную работу. В результате, несмотря на наличие системы, компания продолжала вести учет на бумаге.
Когда автопарк вырос до 100 единиц техники, так работать было невозможно – ошибки и ручной труд стали критическими. Тогда компания привлекла нашу команду «Форус», чтобы запустить автоматизированный учет и управление автопарком.
От хаоса к системе
АТП «ГЭМ» была необходима прозрачность на всех этапах работы – от планирования деятельности на объектах и распределения техники до формирования отчетности и анализа ключевых показателей.
Задача: навести порядок в работе с путевыми листами
Как было
- Задержки и потери. Листы часто терялись или поступали спустя месяц-полтора после фактической работы, когда счета уже выставлены и оплачены.
- Ошибки и несоответствия. Листы могли быть оформлены на уволившегося водителя, с неправильными датами или некорректными кодами объектов, что повышало риск финансовых и учетных ошибок.
Что сделали в 1С:УАТ
Полностью автоматизировали процесс работы: от выдачи и разнарядки путевого листа до закрытия и пакетной выписки. Все операции теперь выполняются в программе, исключая потерю данных.
Результат
- 100% прозрачность учета – все путевые листы регистрируются до выезда техники на объект, диспетчеры отслеживают открытые листы и наличие подписанных оригиналов, оперативно уточняют или наполняют данные.
- 18 700 путевых листов за год обработали 4 диспетчера – без системы учета обработка такого объема путевых листов была бы практически невозможна без ошибок и задержек.
Задача: организовать планирование работы техники на объектах
Как было
- Нехватка контроля над техникой. Диспетчеры не знали, какая машина занята, где находится и когда освободится, поэтому приходилось тратить время на обзвон водителей и коллег для уточнений.
Что сделали в 1С:УАТ
Объединили информацию о технике, водителях и объектах в одном месте. Настроили работу с путевыми листами и обучили сотрудников использовать систему в ежедневных задачах.
Результат
- Полная прозрачность занятости техники – диспетчеры в реальном времени видят статус каждой машины, нет необходимости обзванивать водителей, вся информация доступна в системе.
- Предсказуемое планирование – выписанный путевой лист или включение машины в разнарядку сразу отображают ее занятость, при возникновении срочных задач диспетчер видит доступные машины.
- Контроль выполнения планов – сметные машино-часы сопоставляются с фактической работой. Если расход ресурсов превышает норму, система сигнализирует о необходимости корректировки.
Диспетчерская в реальном времени: занятость техники, предсказуемое планирование и автоматический контроль выполнения планов в одном окне.
Задача: взять под контроль окупаемость и экономическую выгоду машин
Как было
- Отсутствовала точная информация о рентабельности каждой единицы техники. Старые машины ломались, решения о ремонте или списании принимались на основе интуиции. Некоторые транспортные средства простаивали по несколько месяцев в ожидании редких запчастей, что увеличивало затраты и снижало эффективность автопарка.
Что сделали в 1С:УАТ
Частично настроили функционал по управлению ремонтами – контроль времени простоя и ремонтов. В системе можно отслеживать, сколько времени и по какой причине простаивает каждая единица времени: ремонт, ожидание запчастей или другие факторы. А также сравнивать эти показатели с выработкой техники за период.
Результат
- 100% прозрачность экономической эффективности техники – руководство видит реальную доходность каждой машины с учетом затрат на ремонт и простои, может обосновывать необходимость увеличения техники на объекте и принимать решения о ремонте или замене на основе данных, а не интуиции.
«Мы стали смелее. Если техника часто ломается – отслеживаем это и продаем, покупаем новую. От покупки до внесения в базу с учетом регистрации в ГИБДД и установки GPS – 5 дней. И новая машина готова к работе», — делится опытом Алексей, руководитель проекта внедрения в АТП «Гидроэлектромонтаж».
Задача: получать точную информацию о рабочем времени и расходе топлива
Как было
- Отсутствовал точный контроль фактической выработки. Водители самостоятельно фиксировали часы работы в путевых листах. Ручной контроль был невозможен: мастера на объектах не могли отслеживать каждую машину.
- Отсутствовали инструменты аналитики. Руководство не могло оценивать работу разных сотрудников на схожих типах техники, чтобы своевременно выявлять расхождения, необходимые для мотивации, обучения или проверки.
Что сделали в 1С:УАТ
Интегрировали систему со спутниковым мониторингом Omnicomm, благодаря чему «1С:Управление автотранспортом» автоматически получает данные о координатах, скорости и времени работы двигателя. Также настроен автоматический обмен с АЗС «Роснефть» для контроля заправок и расхода топлива.
Результат
- Точный учет времени работы техники – система фиксирует реальное время работы двигателя. Если водитель указывает 10 часов, а фактически техника работала 7, оплачивается только фактическое время.
- Выявили расхождение в 15 млн рублей за первые 3 месяца между заявленной и фактической работой техники. В результате собственник разделил оклад водителей и выработку техники, что исключило перерасход и снизило мотивацию сотрудников к завышению показателей.
- 100% использование топлива по назначению – система позволила выявить случаи слива дизеля, сравнивая данные о заправках с фактическим расходом по GPS. Теперь такие ситуации невозможно повторить, при перевозках система передает данные о пройденном километраже и расходе топлива.
- Ускорение работы бухгалтерии и диспетчеров – большая часть расчетов теперь выполняется автоматически. Достаточно проверить 2–3 отчета, чтобы закрыть работу.
Задача: автоматизировать расчет стоимости услуг по итогам работ
Как было
- Расчет стоимости услуг велся вручную. Диспетчеры вручную собирали данные о времени работы техники, пробеге и простоях из разных источников, сводили их в таблицы и рассчитывали стоимость услуг – это занимало много времени и увеличивало риск неточностей.
Что сделали в 1С:УАТ
Доработали отчет «Реализация услуг» с учетом специфики компании. В системе настроили услуги и прейскуранты для каждого типа техники, добавили коды объектов и адаптировали визуальное отображение.
1С теперь учитывает не только активную работу техники, но и «горячий простой», когда машина с водителем находится в ожидании на объекте, что позволяет корректно рассчитывать стоимость по разным тарифам.
Результат
Реализация услуг формируется автоматически одним документом сразу по всем объектам. Система сама рассчитывает время работы каждой машины на конкретных объектах, специалисту остается только проверить отчет без ручного ввода данных.
- В 2 раза быстрее расчет стоимости и формирование реализации – автоматический расчет сократил срок с недели до 2–3 дней и исключил ошибки ручного ввода.
- Ускорение взаиморасчетов и документооборота – сокращено время подготовки и согласования финансовых документов.
Кто работает в системе
В «1С:Управление автотранспортом» работает несколько сотрудников, каждый из которых отвечает за свой участок процессов и контроля.
Диспетчерская служба состоит из 4 специалистов: 2 сопровождают объекты СИБУРа, еще 2 работают с остальными заказчиками.
Контролер путевых листов проверяет правильность заполнения документов, что позволяет своевременно выявлять ошибки, неточности и отклонения до передачи информации в расчеты и реализацию.
За технический и топливный контроль отвечает механик. Он анализирует данные мониторинга Omnicomm, отслеживает фактическую работу техники, расход топлива.
Такое распределение ролей позволило выстроить стабильную работу автопарка без потери данных.
Критерии успешного внедрения: взгляд с двух сторон
Работа с людьми важнее технологий
Практика показывает, что даже идеально настроенная система не будет работать, если изменения не приняты людьми. За любыми процессами и программами всегда стоят конкретные сотрудники, и именно их ежедневная работа определяет результат автоматизации. Поэтому в проектах мы уделяем большое внимание работе с командой заказчика. Тогда сотрудники уже на ранних этапах начинают осваивать программу и могут указывать на дополнительные потребности.
«Команда глубоко погрузилась в наши процессы, учитывали запросы каждого. Сотрудников вовлекали с самого начала, не просто спрашивали, но и объясняли, как будет работать система. Можно сказать, что частичное обучение началось еще на этапе обследования, и в дальнейшем сопротивления к изменениям практически не возникало, наоборот диспетчеры активно вовлекались и сами подсказывали, что еще можно учесть», — вспоминает Алексей, руководитель проекта внедрения в АТП «Гидроэлектромонтаж».
Выбор партнера с опытом в схожей сфере
Опыт работы с похожей моделью предприятия может стать одним из ключевых факторов успеха. Когда команда понимает специфику процессов, то может предложить проверенные решения. Именно синергия опыта и понимания бизнеса позволила добиться реального эффекта от автоматизации.
Программисты и аналитики понимали нас с полуслова, предлагали готовые решения, которые уже проверены в аналогичных проектах. Благодаря такому подходу мы получили не только инструмент, но и ценный опыт организации процессов», — отмечает Алексей.
Где терялись 15 млн ₽? Внедрение 1С:УАТ помогло найти потери и навести порядок в автопарке
Внедрение «1С:Управление автотранспортом» позволило полностью взять под контроль работу автопарка и финансовые процессы.
- 15 млн ₽ выявленных потерь за 3 месяца – за счет сопоставления фактической выработки техники и заявленных данных.
- 100% контроль путевых листов – полный переход от бумажных документов к регистрации и отслеживанию в системе.
- Сокращение цикла расчета услуг с недели до 2–3 дней – ускорение выставления счетов и оборота денежных средств.
- 0 случаев нецелевого использования топлива – благодаря интеграции с GPS-мониторингом и контролю фактического расхода ГСМ.
- 18 700 путевых листов в год без сбоев и потерь – стабильная обработка объема силами 4 диспетчеров без расширения штата.
- Прозрачность затрат по каждой единице техники – возможность принимать решения о ремонте, замене или списании на основе данных.
Система создала условия для принятия решений на основе точных данных, снизила финансовые риски и обеспечила контроль над ключевыми показателями работы автопарка.
«Начинать автоматизацию стоит как можно раньше и быть готовыми к постепенной доработке. Быстро сразу не получится, и это нормально – мы уже полтора года работаем с системой и до сих пор корректируем нормы расхода топлива. Чем раньше столкнетесь с трудностями, тем раньше сможете их решить. Трудности будут всегда, и важно честно признать это и включиться в процесс», — замечает Алексей, руководитель проекта внедрения в АТП «Гидроэлектромонтаж».
