О компании: «Дача Групп» — дистрибьютор средств защиты для сада и огорода. За 25 лет работы совместно с Syngenta разработали собственные торговые марки — Expert Garden и Expert Home. Сотрудничает с ведущими мировыми производителями — Syngenta, Bayer Garden, Lodi Group.
Ситуация до реальной автоматизации
Для ведения учета в компании используется ПП «1С:Управление торговлей» версии 11.4. Мы давно знакомы с компанией «Дача групп», регулярно консультируем и помогаем с решением оперативных вопросов. Для оплаты счетов ранее сотрудники использовали типовой механизм согласования заявок на расход денег. Этот механизм в принципе удобен и подходит тем компаниям, в которых директор регулярно находится онлайн. В компании «Дача Групп» это не так — директор часто находится в разъездах/командировках/на встречах, и не имеет возможности постоянно находиться за компьютером. В итоге заявки зависают.
Поскольку некоторые заявки требуют оперативности, например, срочная оплата поставщикам, появилась необходимость создать некий механизм, который позволит ускорить процесс согласования.
Выполненные работы
Для решения этого вопроса специалисты Компании «АНТ-ХИЛЛ» предложили использовать Telegram.
Сотрудник создает в базе УТ 11 заявку на расход денег, и при помощи специального бота она приходит директору в Telegram. Заявка содержит информацию о дате платежа, сумме, контрагенте, подразделении, статье расходов. В ней есть кнопки Согласовать/Отклонить/К оплате. При нажатии кнопки статус передается обратно в УТ. При этом есть возможность корректировки лимитов — заявки менее определенной суммы не приходят директору, более этой суммы — приходят.
Таким образом, директору не нужно постоянно заходить в 1С для контроля бюджета — он может более оперативно реагировать на запросы в любой момент времени из любой точки мира, имея при себе только телефон с доступом в интернет.
Результат автоматизации
Главная цель достигнута — процесс согласования заявки сократился с одного рабочего дня до 10 минут! Оперативная оплата, помимо прочего, исключает кассовые разрывы.
Для руководителя это тоже плюс — он может своевременно контролировать и согласовывать бюджет. Понимать, какие суммы, каким контрагентам и в какие сроки были отправлены.
