Скажем очереди — НЕТ или как увеличить скорость работы регистратуры в два раза, автоматизировав работу врачей и лаборатории на «1С»

О компании

С 2005 года компания «АмурМед» оказывает услуги консультативного, диагностического и хирургического направлений, проводит лабораторные анализы разной степени сложности, а также является первой в Амурской области лабораторией ЭКО, где с успехом применяют метод экстракорпорального оплодотворения.

В составе команды медицинского центра 3 кандидата медицинских наук, 1 отличник здравоохранения, 3 заведующих профильными отделениями, 15 врачей имеют высшую и первую категории, весь медицинский персонал 100% сертифицирован.

Что не устраивало руководство?

Касса и регистратура работали на отдельных программах, что осложняло отслеживание оплаты.

Часть врачей писали заключения вручную, часть использовали шаблоны в текстовых документах. Из-за рукописных документов в данных пациентов случались опечатки, возникали сложности c назначением анализов. Сотрудники регистратуры тратили много времени на поиск результатов лабораторных исследований.

Единственный способ посмотреть результаты заключения врачей по пациенту — это найти бумажную карту.

Выбор программного продукта

Клиент обратился в нашу компания ООО «Крипта» с просьбой помочь выбрать подходящую программу. На момент первого контакта у клиента уже имелся неудачный опыт перехода на новую систему.

Мы проанализировали требования, предложили переход на связку программ 1С:Медицина. Больница и 1С:Клиническая лаборатория. Наша компания уже имела опыт внедрения данных конфигураций в других медицинских центрах.

Перед началом проекта мы провели экспресс-обследование для понимания бизнес-процессов в организации клиента и объёма работ. По результатам обследования составили список требований к функционалу, определили этапы проекта и приняли решение о начале работы.

Ход проекта

Этап 1. Доработка конфигурации и перенос справочников из старой системы учета

В первую очередь клиенту было важно сохранить данные пациентов из прошлой системы, поэтому приняли решение выполнить перенос. Необходимо было перенести данные более 30 000 пациентов, 35 врачей и свыше 600 позиций номенклатуры из предыдущей системы.

Мы доработали просмотр занятости, механизмы работы с расписанием и интервалами рабочих мест. Также разработали необходимые для работы печатные формы.

Разработали внешнюю обработку для удобного вывода списка записавшихся пациентов по врачам с контактной информацией.

Этап 2. Обучение регистратуры и запуск системы

Обучение регистратуры мы провели в формате группового обучения в офисе «АмурМед».

К моменту запуска информационная система была полностью подготовлена: выполнен перенос данных, проведено тестирование и перенос записей на приём. Запуск системы в эксплуатацию осложнился изменением цен на большинство услуг и новыми наименованиями номенклатуры в связи с приведением её к нормам Минздрава. Большое количество нововведений привело к увеличению нагрузки на сотрудников регистратуры.

Несмотря на сложную обстановку, регистратура вместе с нашим консультантом успешно запустили систему. Через неделю скорость работы с клиентами вернулась на уровень до перехода на новую программу.

Спустя 3 недели после запуска скорость оформления пациентов увеличилась вдвое.

Этап 3. Обучение и запуск функционала врачей

Обучение врачей мы провели в формате личных встреч на рабочих местах. Каждый врач получил методическое пособие по работе с заполнением медицинских документов и созданию готовых фраз в программе.

Шаблоны медицинских документов разрабатывались с учётом пожеланий врачей.

Перед началом работы врачи с помощью нашего консультанта создали часть готовых фраз медицинских документов. В дальнейшем врачи самостоятельно добавляли и изменяли готовые фразы.

За счет простого интерфейса и помощи консультанта врачи освоили программу за пару дней. Спустя неделю работы среднее время заполнения медицинского документа с использованием готовых фраз составило 3 минуты. При печати врач может выбрать какой вариант печатать. Полный — для медицинской карты или усеченный — для пациента.

До / После

Этап 4. Настройка и запуск лаборатории

Обучение сотрудников лаборатории также проходило в формате личных встреч на рабочих местах, по аналогии с врачами они получили пособие по работе с заполнением заявок.

После настройки обмена между базами в лабораторию стали поступать проведённые заказы лабораторных исследований из регистратуры. Результаты исследований, после внесения в программу и утверждения, моментально отображаются в регистратуре и в электронных медицинских картах пациентов. Лаборатория больше не выписывает результаты вручную. Бланки с результатами стала печатать регистратура, что облегчило поиск и выдачу результатов пациентам.

Результаты проекта

Для регистратуры:

• Поиск истории услуг, оказанных пациенту, занимает считанные секунды. В старой программе это занимало от 1 до 5 минут.
• Оплата, запись на приём к врачам и заказ лабораторных исследований ведётся в одной программе. Легко отслеживать оплату услуг.
• Результаты лабораторных исследований печатаются в регистратуре в момент визита пациента. Раньше результаты искали в стопке бланков, принесённых из лаборатории, или поднимались непосредственно в лабораторию за результатами, что отнимало много времени.

Для врачей:

• Меньше времени уходит на заполнение медицинских документов.
• В электронной медицинской карте пациента отображаются все осмотры и лабораторные исследования.

Для лаборатории:

• Оперативное поступление заявок регистратуры.
• Результаты исследований моментально отправляются в регистратуру после утверждения.
• Лаборатория больше не занимается работой с бланками результатов, их печатает регистратура.

Для руководства:

• Бланки, выдаваемые пациентам, приведены к единому стилю.
• Контроль за равномерным распределением записей между врачами в реальном времени.
• Хранение истории работы с заказами.
• Отчёты для получения актуальной информации о работе организации.
• Оптимизация работы предприятия в целом.

Работы по проекту выполнило ООО «Крипта».