О нас
Наша компания представляет школу The Beauty Academy — первый в Молдове учебный центр, основанный исключительно на области курсов красоты. Преподавательский состав включает 14 преподавателей-специалистов, прошедших международные стажировки. На данным момент функционируют 2 школы, расположенные в разных частях города Кишинев.
Так же мы являемся эксклюзивным дистрибьютором профессиональной косметики MCCM medical cosmetics (Испания), Mollon Pro (Франция) и Aravia Professional (Россия). Наша продукция охватывает широкий спектр косметических процедур и присутствует на рынках более чем 60 стран.
Зачем нужна автоматизация?
С момента организации деятельности нами использовался программный продукт «1С:Управление Торговлей для Молдовы», который позволял закрывать торговый учет косметическими средствами.
Учет заявок на курсы, графики курсов, графики работы для преподавателей, учет посещения курсов и другие данные мы вели в тетрадях.
Чтобы быть более уверенными в достоверности данных, все продажи по услугам и товарам велись параллельно и на бумаге. Каждый менеджер ежедневно составлял от руки на листочках отчет о продажах товаров и принятых оплатах за курсы.
Текущая система не позволяла нам:
- управлять графиками курсов, планировать их расписание;
- контролировать загрузку преподавателей совмещать доступность преподавателей со свободными кабинетами;
- предоставлять удобное расписание для учителей, особенно, если учитель ведет уроки в двух школах сразу;
- вести учет посещения курсов учеником, пропуски, отработки;
- учитывать изменения в расписании;
- учитывать расход материалов для курсов;
- учет взаиморасчетов по курсам с клиентами.
На все это уходило много времени и сил. Менеджерам нужно было передавать всю информацию друг другу при пересменках, а это значило разбирать чужие записи в общих тетрадях. Много информации терялось, что создавало хаос. Кроме прочего, менеджеры периодически увольнялись и появлялись новые сотрудники, которые долго входили в курс дела.
Тогда мы решились на перемены, текущий софт нужно было доработать или подобрать другую программу, которая бы позволила решать наши задачи. Обратившись в компанию «Soft Lider SRL», после нескольких встреч было принято решение о переходе на продукт «1С:Управление компанией для Молдовы» и разработке дополнительного модуля, который позволит нам эффективно и удобно вести учет курсов.
Специалисты компании провели комплекс работ по анализу, подготовке, запуску и доработке системы под наши требования.
Мы поставили задачу: обеспечить возможность формировать расписание курсов, учитывая график работ учителей и необходимость вести уроки в разных школах. Также нужно учитывать, что уроки одного курса могут проводиться в разное время. Еще одним требованием было то, что не во всех кабинетах можно было проводить определенные курсы. Например, для, маникюра требуется специальное оборудование, которое есть не во всех кабинетах.
Ход проекта
Старт проекта был в июле 2021 года. В течении первых 2-х недель мы проводили совместные встречи, на которых обсудили основные требования к учетной системе и составили план работ. Первым основным этапом был перевод торгового процесса по продаже косметических средств в новую систему. Он занял около недели с учетом подготовки, импорта данных, обучения пользователей и подключения торгового оборудования. Самым трудоемким и длительным был этап разработки и внедрения модуля «Курсы». Он занял около 6-7 недель, так как в процессе тестирования возникали дополнительные задачи, о которых мы не знали в момент первоначальной постановки.
Но благодаря профессиональности сотрудников «Soft Lider» все было организовано наилучшим образом, и запуск состоялся в запланированный срок.
Что сделано?
Справочник предлагаемых курсов обучения классифицируем, как группы, в которых есть узконаправленные типы курсов.
Разработанный модуль позволяет управлять новыми и существующими группами, выполнять изменения в расписании, а также контролировать взаиморасчеты с учениками.
Создание групп, курсов и уроков
Группу и курс можно создать в выделенном справочнике.
Если все реквизиты заполнены, при создании, курс создает Урок, резервирует время Учителя и Кабинета в соответствии с графиком курса.
В документе Урок фиксируется факт проведения урока, посещения и учитель, который провел урок.
По умолчанию в документе «урок» заполняются плановые данные: урок начался вовремя, ученики присутствовали. В случае каких-либо отклонений менеджер меняет данные.
Очень удобно, что есть контроль на пересечение уроков в графике учителя и кабинета. И исключена вероятность, что у двух групп будет одновременно назначен урок в одном и том же кабинете или у одного учителя.
Менеджер видит в календаре какие уроки запланированы в определенный период времени в целом для школы, учителя или кабинета
Для нас было важно, чтобы можно было просматривать как всех учителей (школ, кабинетов) сразу так и запланированные уроки одного конкретного учителя (школы, кабинета).
Запись на курс
Для записи ученика на курс достаточно нажать на кнопку «Записать на курс» из списка групп и заполнить в сформированном документе ученика.
Договор на предоставление услуг можно распечатать прямо из документа. Все данные заполняются автоматически и исключены ошибки по ценам и условиям.
Так же предусмотрена возможность видеть какие именно уроки посетил/пропустил ученик, чтобы он мог отработать только те уроки, которые он пропустил (если пропустил 3 и 6 уроки может отработать их с другой группой).
Автоматизировали сложный расчет оплаты труда учителей исходя из специфики
Зарплата учителей складывается из разных показателей: успешно завершённые курсы в разрезе учеников, есть обучение было прервано, идет расчет по коэффициенту, соблюдение дисциплины и процент от продажи товаров.
Расчет производится автоматически, для этого при создании типов курсов нужно заполнить ставку учителя за одного ученика для каждого типа курса и назначить процент учителя за каждую группу товаров.
А данные (был ли факт нарушения дисциплины, сколько учеников и из каких групп завершили курс в текущем месяце) можно проверить в разных отчетах.
После запуска в работу схемы по учету курсов, появились дополнительные требования для группового переноса уроков по группе.
Возникали ситуации, что расписание уроков некоторых групп не подчинялось каким-либо правилам, а также была острая необходимость в более удобном способе переноса сразу нескольких уроков группы.
Сделали, чтобы Менеджер мог быстро изменить как дату проведения нескольких уроков группы, так и время, а также мог сдвинуть все уроки в расписании или изменить расписание проведения группы уроков.
Итоги проекта
Благодаря плодотворному сотрудничеству с компанией интегратором «Soft Lider SRL» мы получили функционирующую систему, которая используется в 2 школах — магазинах и позволяет:
- вести учет курсов, графики, посещения уроков и расходы материалов;
- контролировать взаиморасчеты по курсам и продажам товаров;
- формировать удобное расписание для учителей и учеников;
- рассчитывать зарплату преподавателей без долгих сборов информации.
Мы попытались максимально исключить человеческий фактор в учете и теперь у меня как у руководителя школы, есть уверенность в достоверности информации и свободное время для развития данного направления.
