Предисловие
Ицхак Адизес — признанный специалист в сфере улучшения эффективности работы компаний. В 1988 году он опубликовал свою работу «Corporate Lifecycles».
В ее основу легла идея о том, что все компании проходят через определенные стадии и последовательно решают возникающие проблемы, вызванные конкуренцией, преобразованиями рынка, возникновением новых технологий и ростом бизнеса.
Он назвал свою модель «Жизненным циклом предприятия» и выделил в ней 10 этапов.
В данном кейсе на примере компании АНО ДПО «МАСПК» я расскажу о том, какую роль играет программа «1С:Предприятие» на стадиях роста нашего бизнеса.
О компании
АНО ДПО «МАСПК» основана в 2010 году и находится на рынке образовательных услуг более 10 лет.
Академия организует обучение по программам краткосрочного повышения квалификации и переподготовки кадров на базе Высшего профессионального образования. За время работы мы обучили более чем 100 тыс. сотрудников в области архитектуры, изыскания, строительства, проектирования, энерго-аудита, пожарной безопасности, а также в нефтегазовой и смежных отраслях.
В АНО ДПО «МАСПК» практикуются как очная, так и дистанционная формы обучения с использованием современных образовательных платформ и систем дистанционного обучения.
[Младенчество] Почему АНО ДПО «МАСПК» выбрало автоматизацию на платформе «1С:Предприятие»
На старте бизнеса перед командой АНО ДПО «МАСПК» стояли амбициозные цели по быстрому росту и входу на рынок. Руководство молодой компании понимало — на этом этапе важно быстро начать продавать свои продукты. Для этого необходимо иметь возможность хранить данные о лидах, контактах с потенциальными клиентами и сделках. Важно иметь возможность планировать взаимодействия и контролировать состояния по заказам.
На рынке много программных продуктов, позволяющих закрыть эти потребности на начальном уровне. Но менеджмент предъявил дополнительные требования к будущей системе автоматизации «на перспективу» — возможность быстрой и независимой от вендора кастомизации под бизнес-процессы активно развивающегося бизнеса. После детального изучения предложений рынка, выбор был остановлен на программе «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)».
Программа была быстро развернута и встроена в работу отдела продаж. Дополнительно для удобства работы менеджеров по продаже 1С подключили к локальному серверу телефонии Asterisk.
Это позволило экономить время на наборе номеров для звонков клиентам. Также стало удобно регистрировать в системе входящие звонки — информация о них автоматически появлялась в рабочем окне программы.
[Давай-давай] Как «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» помогла АНО ДПО «МАСПК» продавать еще больше
Когда стало понятно, что выбранная бизнес-модель устойчива, встал вопрос «как можно увеличить продажи без увеличения постоянных расходов». Анализ портрета дня менеджеров по продажам показал, что много времени уходит на ручной ввод информации в 1С о входящих обращениях потенциальных клиентов. Было принято решение о доработке «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» для интеграции с онлайн-сервисом «Roistat», который собирает лиды из всех источников.
Также для ускорения процесса заключения сделок в программе 1С был разработан механизм «Мастер договоров». Теперь пользователи стали вводить информацию о предмете сделок в определенном порядке, а на выходе получали готовый договор для клиента. С помощью этого механизма менеджмент АНО ДПО «МАСПК» решил еще один вопрос — уменьшилось количество ошибок при оформлении договоров. В компании используется большое количество шаблонов договоров, и пользователи в них часто путались.
[Юность] Чем руководствуется менеджмент АНО ДПО «МАСПК» в доработках и как это реализуется в 1С
Компания «МАСПК» быстро растет и активно развивается. В связи с этим, в ней постоянно появляются новые бизнес-процессы, а существующие могут быстро поменяться. Поэтому руководство приняло следующую стратегию автоматизации. Все операции в бизнес-процессах компании анализируются по времени выполнения и количеству ошибок, допущенных исполнителями.
В первую очередь покрываются автоматизацией те процессы, где идут большие временные потери. Как правило, это связано с повторным вводом однородной информации. Так, на работу в «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)» последовательно были переведены юридический, бухгалтерский и методический отделы. Это позволило покрыть автоматизацией весь производственный цикл: «Сделка — Заключение договора — Оплата — Оказание услуг», и увеличить количество выполняемых операций на одного сотрудника.
Следующий шаг в автоматизации нацелен на уменьшение ошибок ручного ввода. Это достигается за счет интеграций с внешними сервисами автоматического заполнения и проверки информации. Так например, в компании активно используется встроенный сервис «1С:Контрагент», выполнены интеграции с сервисами DaData (получение подробной информации о контрагентах) и IIDX (проверка СНИЛС и данных паспортов). Это позволяет уменьшить количество исправлений на этапе оформления сделок, а также снизить юридические риски.
[Команда] Кто работает над улучшениями в компании АНО ДПО «МАСПК»
Проработкой стратегии изменений занимаются ТОП-менеджеры компании. Они анализируют работу отделов, взаимодействия между ними и постоянно улучшают бизнес-процессы компании. Когда требуется внести изменения в систему автоматизации «1С:Предприятие», мы привлекаем внешних подрядчиков. За все время имелся опыт работы как с отдельными фрилансерами, так и с крупными IT-интеграторами.
Последние полтора года мы плотно сотрудничаем с компанией «Сибион», партнером фирмы «1С». Подход этой команды автоматизаторов отличается глубоким бизнес-анализом поступающих задач. Благодаря этому, нам стало проще ставить задачи по доработке программы «1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM)». Мы описываем что хотим получить на языке «бизнеса», а сотрудники компании «Сибион» задают уточняющие вопросы и предлагают варианты реализации. В совместном обсуждении мы останавливаемся на варианте, который нас максимально устраивает.
Заключение
По итогам внедрения «Мастера договоров» и возможности автоматического формирования договоров была проведена оптимизация бэк-офиса и сокращено две штатные единицы помощников юристов, которые помогали формировать пакет документов для менеджеров. Это дало ежемесячную экономию более чем в 100 тыс. руб., а каждый менеджер высвободил до 6 рабочих часов в месяц (почти 1 рабочий день).
После внедрения системы заявок для методического департамента, основанной на единой сквозной номенклатуре, удалось снизить на 25% кол-во ошибок при передаче информации от менеджера до бэк-офиса. А система статусов заявок в совокупности с почтовыми уведомлениями дала возможность быстро и прозрачно проверять этапы готовности документов о дополнительном образовании.
Отдельные внешние сервисы DaData и IIDX также позволили снизить процент ошибок на 10-20%.
