Программа: «1С:Управление нашей фирмой»
О компании
Торговый Дом «Балтия» с 2001 года поставляет и продает в розницу древесину, шпон и экзотические породы дерева, материалы для обеспечения мебельных производств, сырье для высокохудожественных произведений столярного зодчества.
Ежедневно «Балтия» получает более 50 заказов на поставку пиломатериалов. Ассортимент продукции насчитывает более 1100 наименований: МДФ, мебельные щиты, клей, абразивы, столярные плиты, обрезная доска и др. У торгового дома около 45 поставщиков, в т. ч. 28 основных.
За 20 лет «Балтии» удалось выстроить устойчивую бизнес-модель. Она позволяла существовать на динамичном рынке древесных материалов, где ценообразование происходит по принципам биржевой торговли. Поставки лесоматериалов напрямую зависят от трех факторов: доступность лесного массива для вырубки, качество исходной древесины, лесные пожары и другие природные явления.
Поэтому рынок требует от компании постоянного мониторинга внешней информации: контроля цен и доступности пиломатериалов.
Нужна автоматизация!
С ростом объемов закупок и продаж древесины руководству стало сложно анализировать большой массив информации и принимать стратегические решения.
«Не было дисциплины, не было четких правил и стандартов. Каждый был сам себе хозяин и делал то, что хотел».
Андрей Климчук, коммерческий директор «Балтии»
Компании стала необходима информационная система, которая позволила бы распределять клиентов по сегментам для экономии времени менеджеров по работе с ними, требовалось организовать оперативный учет сырья и готовой продукции на складе, улучшить планирование закупок пиломатериалов в объемах, соответствующих спросу.
Внедрение. Шаг первый
Для реализации проекта была выбрана система «1С:УНФ», функционал которой соответствует требованиям компании в области управленческого учета и содержит набор удобных отчетов по формированию и анализу исполнения бюджетов.
Команда «РАУ АйТи» провела серию консультаций, обновила и настроила существующую систему. Но в скором времени стало понятно, что функционала «1С:УТ» недостаточно, чтобы соответствовать всем требованиям компании в области управленческого учета. Руководству требовались отчеты по формированию и анализу выполнения бюджетов, которые отражены в «Управлении нашей фирмой».
Поэтому партнёры вернулись к изначальной задумке, и в «Балтии» был произведен запуск «1С:УНФ 8 ПРОФ».
Внедрение. Шаг второй
Чтобы внедрить новую конфигурацию аналитики, «РАУ АйТи» смоделировали основные бизнес-процессы «Балтии»:
- по приему заказов клиентов (сегментирование клиентов, формирование заданий сотрудникам на выполнение работ, оформление заказа и отслеживание статусов его выполнения);
- по продажам (формирование актов и счетов, управление статусами заказа, корректировки позиций);
- по закупкам (анализ закупок, график движения запасов и товаров по складу, формирование заказа поставщику на основании заказа покупателя);
- по учету доходов и расходов (финансовое планирование и анализ, мониторинг ключевых финансовых показателей).
Для персонала были прописаны инструкции по приему заказа покупателя, отгрузке и закупке товаров, учету дополнительных расходов на поставку и закупке товаров через посредника.
Специалисты провели выездное обучение штата «Балтии», и в ноябре 2019 года «1С:УНФ» была запущена. Первые недели команда «РАУ АйТи» проводила консультации касательно появляющихся технических проблем и оказала всестороннюю поддержку клиента по созданию отчетов, работе с номенклатурой, лимитам по заказам, формированию себестоимости.
Программа отвечала пользовательским требованиям, но все еще оставалась недоработанной с точки зрения руководства компании: не хватало финансовых показателей.
Шаг третий
В феврале 2020 года к управлению компанией был привлечен Андрей Климчук. Он сформировал ясное видение, какой результат компания хотела бы получить от новой системы.
Он отмечает: «При общении со специалистами я расписывал дорожную карту на 10–20 шагов вперёд. Это сложная задача, но только в данном случае можно получить то, что было запланировано изначально».
Программа стала удобнее и понятнее для руководства. Функционал «1С:УНФ» расширили: менеджмент получил настраиваемые отчёты, которые значительно сократили время обработки поступающей информации.
Компания начала использовать готовое программное решение, которое работало с учетом специфики рынка деревообработки, филиальной сети организации и государственных регламентирующих норм.
Результат
Ключевые итоги проекта:
-
Обеспечена последовательность и оперативность решения ключевых задач компании: категоризация нового клиента, формирование отчетов для отдела продаж, закупок и склада, формирование чек-листа со сводной информацией текущих сделок для руководства и формирование плана продаж и закупок на будущие периоды. Все процессы стандартизированы. Выстроенная система работы понятна для сотрудников, что исключает задержки и ускоряет выполнение каждой новой сделки.
-
Оптимизировано оформление заказов покупателей. Менеджеры по продажам получают отчеты с информацией о том, кому необходимо позвонить, в какое время лучше это сделать и какой запрос следует направить. Созданы алгоритмы, запрещающие оформление новых заказов на клиентов с долгами. В дополнение была разработана система пользовательских ролей и открыта возможность редактирования скидок в документе заказа покупателя. Ранее сотрудники затрачивали значительную часть рабочего времени на то, чтобы сформировать свой ежедневный план, новая система сократила составление планов до считанных секунд.
-
Упростилось управление складскими запасами, организовано точное планирование закупок. В системе отображается актуальная информация о тысячах позиций товаров, которые приходят на склад. Появилась возможность анализировать объем запасов, их ликвидность и период оборачиваемости. Это помогло оптимизировать использование складских площадей. Пиломатериалы, которые продаются лучше — размещаются в более удобном и быстром доступе, чем неликвидные товары.
-
Налажен контроль над бюджетированием и финансовым планированием. Для руководства компании создан инструмент мониторинга, который предоставляет статистику по финансовым показателям и объемам поступающей и отгружаемой продукции. Стало возможным отслеживание лимитов по статьям затрат, и вся работа теперь выполняется в строгом соответствии с бюджетом компании.
В результате проекта клиент получил систему, которая обеспечила эффективное решение задач компании. Менеджер в «1С:Управлении нашей фирмой» создает заказ, нажимает на кнопку, и заказ тут же уходит в работу. Для каждого из отделов в системе есть необходимая информация, и она поступает буквально в секундном режиме. В итоге мы имеем скорость, а скорость на сегодняшний момент — самый важный критерий, который необходим нашему клиенту.
После старта работы в «1С:Управление нашей фирмой», руководство сообщает о росте прибыли на 50% и наблюдает постепенный рост среднего чека. В ближайших планах «Балтии» — переезд на новый склад с большей площадью. Амбициозный план расширения руководство воспринимает как ключевой показатель, демонстрирующий эффективность оптимизации и автоматизации задач управления.
Количество автоматизированных рабочих мест — 15. Проект начался в конце 2019 года, основные работы проходили в 2020 году. В 2021 году в систему добавляются точечные решения по запросу клиента.
Работа по автоматизации выполнена партнером «1С», компанией «РАУ АйТи».
