В виду большого разнообразия продаваемых культур и наличия торговых точек, удаленных друг от друга, в компании «Заокские питомники» встал вопрос об автоматизации основных участков и рутинных операций.
Нашей компании ЕВ Групп была поставлена задача организовать удобную многофункциональную систему учёта складских остатков, производства, расчета себестоимости, и автоматизацию розничной торговли.
Что было до старта проекта?
Изначально, все формы учёта велись в обычных Excel таблицах. После внесения всех данных таблицы объединялись и на их основании проводились расчет рентабельности продаж, остатков продукции в садовых центрах, расчет KPI продавцов. Так как каждый магазин существовал как отдельное «Княжество», часто возникали ошибки и что-то не учитывалось, не говоря уже про общую таблицу в Excel, в которую попадала не вся информация, а если и попадала, то не всегда полная или корректная. Часто было сложно определить реальную картину по остаткам продукции в розничной сети.
Важно отметить, что на торговых площадках часто отключалась электроэнергия. Компьютеры иногда было попросту невозможно включить. Соответственно, говорить о стабильном подключении к сети интернет тоже не приходилось.
Что было сделано компанией ЕВ Групп?
В первую очередь, специалисты компании ООО «ЕВ Групп» провели комплексную оценку бизнес-процессов. Была построена подробная блок-схема рабочих операций, благодаря которой стал ясен общий алгоритм автоматизации. Проведена оценка возможности внедрения и установки оборудования, которое ориентировано на упрощение процесса учета.
В ходе проекта система была внедрена и интегрирована с интернет магазином и всеми розничными садовыми центрами.
Построена система расчёта себестоимости растений в разрезе каждого производственного цикла, автоматизировано формирование управленческих отчетов, учет доставки растений, учет давальческого сырья и расчет премий сотрудникам.
Кроме того, предложен и реализован вариант улучшения базы оборудования, который позволил компании выйти на новый уровень скорости продаж, особенно в периоды пиковой нагрузки. Кроме того, проработан резервный вариант, который обеспечивает непрерывный процесс работы торговых точек даже без доступа в сеть или при отключении электричества. Всё это упростило взаимодействие между подразделениями и центральной точкой ООО «Заокские питомники», где ведется оперативный учет всех продаж. Одновременно с этим был запущен интернет магазин и автоматический обмен остатками и заказами с центральной базой "1С".
На следующем этапе мы разработали систему, которая позволила автоматизировать учёт посадки растений. Это практически уникальный функционал, который был реализован впервые.
Мы сделали обработки по автоматическому распределению затрат, расчету управленческой прибыли с полей, учету порчи растений и выживаемости семян.
Для построения системы автоматизации компания «ЕВ Групп» использовала решения «1С: Управление нашей фирмой» и «1С Розница». В ходе проекта программные продукты были адаптированы под бизнес-процессы заказчика.
Впервые в компании была построена система сквозного учёта. Каждый продавец или менеджер теперь знает, в какой торговой точке есть конкретный вид товара, интересующий покупателя.
Организован электронный рабочий кабинет менеджера и продавца, в котором содержится важная информация по имеющимся заказам и можно учитывать новые продажи в разрезе оптовых и розничных покупателей.
Реализована централизованная система накопления балов и учета дисконтных карт для всей сети. Накопление индивидуальных бонусных баллов и скидки действуют во всех торговых точках, включая интернет магазин.
Развернута полная система автоматического контроля – внутренне штрихкодирование товаров и продажа через сканер. Установлено и настроено всё торговое оборудование: кассовые аппараты, интегрированные с 1С, беспроводные сканеры штрих кодов, эквайринговые терминалы, принтеры этикеток.
Внедрена система талона – продавцам не нужно нести на кассу собранный для клиента товар чтобы занести его в базу и пробить чек. Товар сканируется и комплектуется беспроводным сканером штрих кодов, после этого на принтере чеков распечатывается талон с номером чековой позиции и штрих-кодом. Когда клиент подходит на кассу - он отдает талон кассиру, тот его сканирует и после этого у кассира в 1С открывается уже созданный ранее чек с нужными позициями, этот чек можно не только сразу пробить, но и довнести в него дополнительные позиции (например, сопутствующие товары).
Сформирована удобная система построения отчетов по остаткам товаров в розничной сети, валовой прибыли, движению товаров между садовыми центрами, продажам в разрезе продавцов.
Результаты внедрения системы автоматизации
Благодаря внедрению новой системы, компания ООО «Заокские питомники» смогла увеличить объем продаж, повысить экономическую эффективность работы и навести порядок в имеющихся бизнес-процессах. Скорость обслуживания клиента увеличилась, что привело к большей лояльности со стороны покупателей. Клиенты стали вновь обращаться в компанию и делать новые покупки.
Внутренние дела компании организованы и процесс управления работой выведен на новый уровень. Все отчеты теперь можно распечатать одним кликом мыши, а в точности полученной информации не нужно сомневаться.
Менеджеры теперь занимаются именно управленческой и не отвлекаются на рутинную отчетность из своего плана задач.
Поскольку между всеми торговыми точками и центральным складом было налажено четкое взаимодействие, клиенты всегда могут приобрести желаемый товар под заказ, даже если он отсутствует в конкретной торговой точке.
Усовершенствованная система учета товаров позволила упростить работу кладовщиков и менеджеров - они получают подсказки на рабочем терминале о сопутствующих товарах, которые сейчас есть в наличии.
Полностью исключено затоваривание склада не ходовыми позициями. Внедрение новой системы значительно повысило эффективность бизнеса.
Проект выполнил партнер «1С» — ООО «ЕВ Групп».
