В кейсе рассказываем, как благодаря автоматизации и людям, которые не боятся выходить на новый уровень, можно отказаться от Excel и бесконечных чатов в WhatsApp, сократить срок погашения дебиторской задолженности в 3,5 раза и увеличить выручку на 50%!
О компании
Наш клиент Компания Genesis Polymers основана в 2016 году Алексеем Каравайным и Вячеславом Калининым. Одна из ключевых идей при создании компании состояла в новом подходе к работе с полимерами — не так, как это принято на рынке. «Бережливое» производство, разумный подход к использованию ресурсов — «культура» Genesis направлена на то, чтобы быть более сфокусированной и позиционированной, более понятной с точки зрения мотивации персонала.
Алексей Каравайный и Вячеслав Калинин, основатели Genesis Polymers
К созданию компании готовились основательно, более года. Посещали разные выставки. После выбора подрядчиков запустили производство качественной Genesis-гранулы. Это принципиальный момент. Это не «вторичка», а именно новый продукт. Процесс создания отражает название компании — Genesis (c англ. «происхождение», «возникновение», «зарождение»). Это полиэтилен высокого давления и линейный полиэтилен, который используется, в том числе, для качественной стрейч-пленки.
«Не заниматься переработкой отходов, а создавать новый продукт»
Первый килограмм компания выпустила в декабре 2017 года. В 2018 году уже продавали качественную Genesis-гранулу производителям конечного продукта, в основном, для стрейч-пленки. Производители предлагали самую высокую цену за килограмм сырья и требовали высокое качество. Пленка — один из самых сложных продуктов с точки зрения требований к сырью. И Genesis этому качеству полностью соответствует.
Потом появился клиент, который занимается изоляцией нефтегазопроводов. Клиент брал металлическую трубу и наносил на нее полиэтилен. У него были более сложные требования, так как в продукте использованы иные свойства и добавки. Требовалась сертификация. Genesis разобрались с технологией и к концу 2018 года наладили производство композитных материалов нефтегазовой отрасли. В середине 2019 года модернизировались, изменили процессы, добавили узлы, чтобы делать более сложные материалы — полимерные компаунды. А это уже касается и кабельной отрасли.
Сегодня Genesis — крупнейшее в Урало-Сибирском регионе научно-производственное предприятие по выпуску полимерных композитов (сырья) на основе полиолефинов (ПВД, ПНД, ЛПНП, ПП) для производства трубной, кабельной изоляции и ротационного формования.
Компания производит до 10 000 тонн готовой продукции в год, которая по качеству и стоимости занимает лидирующие позиции среди отечественных и зарубежных производителей на рынке по производству полимерных композитов для оболочки и изоляции кабельной жилы, материалов для трубной изоляции и ротоформования. Среди партнеров GENESIS такие компании, как: Роснефть, Трубная металлургическая компания (ТМК), Сургутнефтегаз, Группа Компаний Рускомпозит, Холдинг Кабельный Альянс, LUKOIL.
Основным производственным процессом является закупка и переработка пластиковых отходов и дальнейшее компаундирование. Компаундирование полимеров — сложный технологический процесс. Используется для придания базовым маркам полимера новых технологических и эксплуатационных свойств, таких как, морозостойкость, прочность, способность к сшивке, подобно резинам, изменение реологии течения расплава.
Ситуация до проекта: что подтолкнуло и как выбирали исполнителя
Рассказывает Алексей Каравайный, директор по развитию Genesis:
Компания создавалась с использованием привлеченных средств инвестора. За полтора года до запуска производства мы разрабатывали планы. Основным инструментом для этого стал «MS Excel».
В декабре 2017 года арсенал пополнился «1С:Комплексная автоматизация». Внедрения, как такового, не было. Купили коробку, самостоятельно установили, и начали в ней работать (насколько позволяли наши знания 1С). Ситуацию это кардинально не изменило. В 1С-ке сотрудники заводили документы, в основном, поступления и реализации, а затем переносили данные в эксель, где строили отчеты и планировали продажи, закупки, производство и т. д.
Практически сразу начали приглашать на разовые работы программистов-фрилансеров 1С, которые «что-то» и «как-то» дорабатывали в программе. В технологию особо не углублялись. Главное, что нужная «галочка» появлялась там, где нам было нужно.
В таком режиме проработали до конца 2018 года. Когда пришло время переходить на 20% НДС, и нам потребовалось обновить программу, чтобы новая ставка стала доступной для использования, оказалось, что наша 1С была снята с поддержки из-за доработок и просто так взять и обновить ее мы не могли. Для понимания: если изменялась какая-то форма документа, например УПД, вместе с обновлением в программе она не появлялась, и нам приходилось привлекать программистов, чтобы он ее создал.
Ситуацию нужно было решать как можно скорее. Вновь идти по пути найма специалиста на фриланс-площадках больше не было желания. Не исключаю, что там сидят толковые ребята программисты, но ими нужно уметь управлять, правильно поставить задачу, а затем проконтролировать ее выполнение, не только с внешней, пользовательской, стороны, но и быть уверенным в корректном техническом исполнении, что в будущем, это не приведет к проблемам, с которыми мы уже столкнулись. Как показала практика, не всегда нужно программировать для получения желаемого результата, зачастую, нужно знать типовые возможности программы и методологию ведения учета в ней. Решили, что нужно работать с компанией со штатом разных специалистов, по договору, с гарантиями.
Стали обзванивать местные компании 1С:Франчайзи, узнавать у знакомых где они обслуживают 1С и так получилось, что сразу из нескольких разных мест нам порекомендовали ребят из WIIM digital.
Олег Гайнуллин («WIIM digital»), Вячеслав Калинин («Genesis»), Иван Новоселов («WIIM digital»)
Команда WIIM digital, как и мы, относительно молодые. С 2015 года на рынке автоматизации бизнеса, но очень толковые. Это команда сертифицированных специалистов 1С, за плечами которых не один проект автоматизации производства, оптовой торговли, складской логистики.
Пришли к ним с запросом на добавление их программистом ставки НДС 20% в нашу 1С, а ушли с пониманием, что ставка это лишь сигнал о более серьезных проблемах в системе, которые необходимо решить для дальнейшей эффективной работы. Заключили договор на обследование, далее, на перевнедрение «1С:Комплексной автоматизации», а сейчас у нас договор на регулярное сопровождение.
Экспресс-обследование информационных систем и бизнес-процессов
В ходе обследования информационной системы и бизнес-процессов клиента был выявлен ряд технических и методологических узких мест:
конфигурация была доработана со снятием с поддержки;
- было невозможно обновление программы;
- не было нового функционала, предусмотренного законодательством;
- доработки блокировали часть типового функционала, что приводило к ошибкам и искажению данных;
- часть доработок уже была не актуальна, часть функций, как оказалось, можно было решить типовыми инструментами;
- сотрудникам приходилось вводить данные в нескольких местах, совершать большое количество ручных операций;
- работа части сотрудников, в частности специалистов Отдела технического контроля, не велась в 1С, но при этом данные генерируемые ими были необходимы для ежедневной работы остальных отделов компании;
- отчетность и планирование велись в эксель, что подразумевало ручной ввод данных, высокие риски потери и искажения информации.
Возможно, каждый из вышеописанных пунктов по отдельности не столь весом и не представляет из себя ничего криминального, но в совокупности и в условиях постоянного роста компании, увеличения объемов выпуска продукции — это все в значительной мере замедляло процессы оперативного учета и планирования продаж, производства, закупок, контроля качества.
По итогам аудита мы совместно со специалистами Genesis подготовили и утвердили список необходимых к решению задач, расставили приоритеты и объединили их в этапы реализации проекта.
Ход проекта
Этап 1. Возвращение «1С:Комплексная автоматизация 2» на поддержку
Цель: вернуть «1С:КА 2» на поддержку. Для этого:
- путем сравнения конфигураций определили полный перечень произведенных доработок;
- отсортировали их и те, что еще были актуальны для клиента и не перекликались с типовым функционалом «1С:КА 2», вынесли в расширение;
- привели в соответствие нашу рабочую конфигурацию с конфигурацией поставщика, обновили до последней версии и подключили расширение.
Таким образом мы получили обновленную конфигурацию, со всеми доработками и данными за предыдущий год, при этом полностью соответствующую требованиям законодательства в плане ведения учета. Все актуальные изменения в печатных формах документов, формах отчетности, ставках НДС стали доступны, без внесения каких-либо дополнительных доработок!
Этап 2. Упрощение работы производства
Вторым этапом стало расширение производственного функционала без его усложнения.
Цель: сокращение ручных операций работников производства в системе — исключить необходимость перехода между окнами и вкладками. Все, что нужно для работы, должно было помещаться на одном экране.
Было разработано автоматизированное рабочее место (далее АРМ) «Рабочее место бригадира», которое позволило:
- при вводе выпущенной продукции помогает автоматически заполнить по спецификации «Побочный продукт» и «Израсходованные сырье и материалы»;
- для списания сырья и материалов, рабочее место автоматически подбирает нужный склад и показывает доступный остаток;
- при выпуске продукции (когда информация введена бригадиром) автоматически создаются документы передачи «сырья и материалов» в цех. Создается выпуск продукции на склад готовой продукции.
Благодаря внедрению АРМ «Рабочее место бригадира» удалось в значительной мере сократить количество ручных операций и связанных с ними ошибок ввода данных, сейчас работа строится по принципу одного окна и не требует от сотрудников производственного подразделения специальных навыков владения программой и знаний методологии учета.
Этап 3. Перевод работы Отдела технического контроля в 1С
Третьим этапом стала автоматизация работы Отдела технического контроля
Цель: оцифровать данные о характеристиках выпускаемой продукции и приобретаемого сырья. Повысить скорость получения информации из лаборатории.
Было разработано Рабочее место специалиста Отдела технического контроля — Реестр ОТК, которое позволило:
- работникам лаборатории фиксировать данные о качестве готовой продукции и приобретаемого сырья в 1С;
- отделу снабжения оперативно получать обратную связь о качестве партии приобретенного сырья, сравнивать с ранее заявленными поставщиком характеристиками, строить отчеты о добросовестности поставщиков;
- отделу продаж оперативно предоставлять клиентам данные по характеристикам каждой отгружаемой партии готовой продукции;
- отделу производства оперативно получать обратную связь о качестве производимой продукции, анализировать и выявлять закономерности влияющие на улучшение/ухудшение качества.
За счет внедрения АРМ «Реестр ОТК» удалось исключить из использования чаты WhatsApp соответствующей тематики и эксель таблицы, повысить скорость получения данных из лаборатории всеми заинтересованными лицами и обеспечить более высокий уровень сохранности информации.
Этап 4. Отказ от Excel
С некоторыми из Excel-таблиц мы клиент начал работать еще за полтора года до запуска производства Genesis-гранулы. Использовали их для построения планов и отражения подготовительных расходов. Далее появились таблицы с данными о выпуске готовой продукции, о продажах, закупках сырья, остатках, кредиторской, дебиторской задолженности. Работали с таблицами уже не только основатели. Чем больше сотрудников подключалось к этому процессу, тем чаще стали возникать проблемы с некорректным внесением, изменением и сохранением данных.
При этом сам формат Excel был удобен и понятен всем. Клиент попросил создать инструмент, который бы сохранил все важные для него преимущества Excel, и исключил его недостатки.
Так появилось рабочее место Единый отчет Генезис, работа которого неразрывно связана с базой данных 1С. Сейчас работа идет в одной программе: данные берутся оперативно и напрямую, внесенные изменения не теряются, решаются вопросы конфликтов, совместной работы и актуальности данных, есть возможность ограничения доступа к данным на уровне записей.
Раздел РЗ (Реестр заказов)
Реестр заказов — используется для оперативного контроля продаж по месяцам. На данной вкладке планируются продажи клиентам: на каком этапе находится сделка и с какой маржинальностью она осуществляется. По каждой сделке есть возможность расшифровки себестоимости реализуемой продукции, рассчитанной по ресурсной спецификации с дополнительными издержками возникающими при продаже. Можно создать новый заказ, запланировать отгрузку и включить его в план производства, внести данные о сроках оплаты клиентом в план ДДС.
Благодаря АРМ «Реестр заказов», как в случае с Реестром ОТК, удалось исключить чаты и внутренние звонки из ежедневной работы менеджеров по продажам. Менеджеру больше не нужно беспокоить коллег из производства, снабжения, логистики, ОТК, финансового отдела и бухгалтерии. Вся необходимая информация собрана на одном столе. Менеджер видит, что происходит с его заказом, в какой стадии находится, какой по заказу процент обеспечения на текущий момент, укладывается ли он в плановую доходность, все ли в порядке с логистикой, поступила ли оплата от клиента.
Раздел ПВ (План выпуска)
План выпуска используется для визуализации информации о производстве готовой продукции на ближайший месяц. Данные динамически корректируются с учетом факта выпуска, доступности сырья, исправности оборудования, а также при размещении новых заказов покупателями.
План выпуска позволяет анализировать ситуацию в динамике и оперативно принимать соответствующие решения.
Раздел ПС (План снабжения)
АРМ План снабжения позволяет контролировать плановые и фактические потребности производства в основном и вспомогательном сырье и материалах.
За счет тщательно спланированного уровня детализации данных и широких функциональных возможностей рабочего стола, специалистам отдела снабжения не приходится переключаться между вкладками и тратить время на поиск нужной информации или оформления заказов поставщикам.
Раздел ДДС (Движение денежных средств)
Данный рабочий стол предназначен для ежедневного план-фактного анализа движения денежных средств компании.
Раздел ДДС позволяет отследить динамику состояния денежных средств в разрезе каждого направления деятельности, а также оперативно внести корректировки в план менеджерами по закупкам и продажам, благодаря чему мы добились более высокого уровня актуализации данных.
Раздел ГО (График отгрузок/погрузок)
График отгрузок (погрузок) — инструмент планирования погрузок и разгрузок авто и ж/д транспорта на предприятии.
За счет установки планового времени погрузочно-разгрузочных операций, в зависимости от типа транспортного средства и объема продукции, удалось достичь отсутствия простоев транспорта, и сократить издержки на оплату штрафов от транспортных компаний.
Раздел СС (Склад снабжения)
АРМ «Склад снабжения» необходим для входного контроля поступающего сырья. Рабочее место разработано с учетом специфики приемки как вторичного, так и первичного сырья. Здесь фиксируется уровень засора, подтягиваются данные о качестве каждой партии сырья из лаборатории.
Уровень детализации данных, актуальность их отражения позволяет в режиме онлайн реагировать на любые отклонения от нормы и принимать соответствующие меры. Данный раздел служит незаменимым помощником специалистам отдела снабжения в анализе работы с поставщиками и в ведении рекламационной деятельности.
Раздел КЗ (Кредиторская задолженность)
Данный инструмент используется для планирования оплат поставщикам, представляет из себя интерактивный календарь данные в который могут добавляться как в автоматическом, так и в ручном режиме. Информация о текущем состоянии взаиморасчетов в разрезе каждого поставщика облегчает принятие правильных управленческих решений.
АРМ «Кредиторская задолженность» позволил повысить платежную дисциплину в компании и тем самым упрочил отношения клиента с поставщиками.
Раздел БУХ (Бухгалтерия)
Этот раздел служит для аккумуляции данных из всего Единого отчета для нужд бухгалтерии.
Благодаря данному дашборду бухгалтеры сократили время на поиск и уточнение информации. Все что нужно собрано в одном месте, а регулируемый уровень детализации данных позволяет в один клик добраться до любой интересующей детали.
Раздел ФО (Фактические остатки)
Рабочий стол «Фактические остатки» — позволяет фиксировать фактические остатки в течение месяца по календарю, не используя при этом ордерных складов. Сверять фактические данные с данными 1С. Это незаменимый инструмент для проведения инвентаризации с учетом специфики работы с вторичным сырьем, в частности с засорами.
Результаты проекта
Алексей Каравайный, директор по развитию Genesis:
Основным результатом данного этапа автоматизации Genesis стало создание единого информационного поля. Мы ушли от Excel таблиц и бесконечного количества вотсап чатов.
Специалисты компании WIIM digital собрали все наши Excel-таблицы по продажам, закупкам, логистике, производству, контролю качества в единое рабочее пространство в 1С. Данные берутся оперативно и напрямую, внесенные изменения не теряются, решаются вопросы конфликтов, совместной работы и актуальности данных. Для каждого отдела компании создан интерактивный дашборд, со всей необходимой информацией для выполнения и контроля ключевых задач. Это позволило достичь ощутимых результатов:
- создали единый источник информации для всех сотрудников компании;
- каждый сотрудник компании сосредоточился на основных функциях, а не на переносе данных из 1С или с бумаги в эксель, что сократило неэффективные трудозатраты до 100%;
- сократили время на получение управленческой отчетности с нескольких часов до нескольких секунд;
- ускорили обработку заказов клиентов, поставщиков и передачу в производство на 30%, и увеличили выручку на 50%;
- увеличили объем выпуска готовой продукции на 20% к 2020 году и повысили оборачиваемость складских запасов. Сейчас торговля «идет с колес»;
- отрегулировали внутреннюю и внешнюю логистику, и снизили издержки на простой транспорта на более чем 70 000 рублей ежемесячно;
- снизили средний срок просроченной дебиторской задолженности с 32 дней в 2019 году до 9,5 дней в 2021!
Решившись на автоматизацию, мы получили прозрачную и легкоуправляемую информационную систему, которая объединила все сферы работы нашего предприятия.
«Секрет успеха» компании Genesis заключается в непрерывном совершенствовании процессов, а информационная система на базе программы «1С:Комплексная автоматизация», за этот год стала неотъемлемой частью практически каждого из них. Дальнейшее развитие информационной системы является таким же стратегически важным приоритетом, как развитие экспертизы и компетенций в сфере производства полимеров сотрудниками нашей компании.
На данный момент специалисты WIIM digital в рамках договора регулярного сопровождения на ежедневной основе ведут работу по улучшению существующего функционала и разработке нового.
Но эта история уже для конкурса лучших кейсов, следующего, 2022 года! Ставьте лайки, делитесь с друзьями, надеюсь, наш опыт будет полезен и даст пищу для размышлений!
Работы по проекту выполнила компания WIIM digital
