1С:Предприятие 8
Система программ

Как сеть магазинов канцелярских товаров навела порядок в процессах розничной и оптовой торговли

25 октября 2021
1984

Как сеть магазинов канцелярских товаров навела порядок в процессах розничной и оптовой торговли Группа компаний «Лунный Свет» работает в Дальневосточном регионе более 20 лет в отраслях оптовой и розничной торговли, недвижимости, девелопмента. 

На сегодняшний день ее розничная сеть магазинов самообслуживания представляет широкий ассортимент канцелярских товаров, товаров для детского творчества и развития, офисной техники, подарков и сувениров, а оптовые поставки данных товаров по краю являются крупнейшими в регионе. 

Типография полного цикла «Принт-Мастер» компании специализируется на полноцветной печати, предоставляет бюджетный, быстрый и качественный продукт. Одним из заказчиков компании является Правительство Края.

Ситуация до внедрения

Компания «Лунный Свет» на рынке давно и использовала систему, которая неоднократно изменялась и дорабатывалась. Поэтому, на момент начала проекта ситуация была следующая:

  • текущая версия 1С:Управления торговлей 11.1 снята с поддержки Фирмой 1С;
  • информационная база компании имела большое количество доработок, которые производились в разное время разными программистами, причем, какая-либо документация по этим доработкам в большей части не велась;
  • в компании не было специалиста, который бы консолидировал всю имеющуюся информацию о том, что и для чего реализовывалось, а самое главное — как это должно работать;
  • обмен «1С:Управление торговлей 11.1» — «1С:Бухгалтеря 3.0» отдел бухгалтерии делал вручную с большими временными затратами, порой, с допущением ошибок;
  • компания хотела внедрять новые программные продукты для управления бизнесом, но не могла это сделать из-за ограничений поддержки своей основной информационной базы.
  • ряд важных учетных задач не решался или решался сложными путями: например, контроль корректности отгрузки тендерных заказов или контроль отгрузки с розничных складов были номинальным.

Поддерживать текущую систему было сложно, доработки и содержание в работоспособном состоянии действовавшего программного решения стоили значительных затрат. 

Нужно было перейти с устаревшей редакции «1С:Управление торговлей 11.1» на актуальную версию «1С:Управление торговлей 11.4». Чтобы компания могла обновлять программу силами своего ИТ-отдела без лишних затрат и привлечения специалистов извне.

Как сеть магазинов канцелярских товаров навела порядок в процессах розничной и оптовой торговли   Как сеть магазинов канцелярских товаров навела порядок в процессах розничной и оптовой торговли

Специалисты компании «Первый Бит» предложили 3 варианта решения:

  • написать нетиповое решение, обеспечивающее дальнейшее функционирование системы, с четким пониманием у клиента о высокой стоимости пользования и обеспечения подобного варианта;
  • обновить конфигурации до актуального релиза;
  • внедрить информационную систему с нуля. 

Первый вариант исключили из рассмотрения, т. к. заказчик четко понимал о том, что это «временное» решение. И решить «здесь и сейчас» самые важные учетные задачи экономически не целесообразно. Было решено попробовать обновить конфигурацию до актуального релиза.

По согласованию с заказчиком было выполнено пробное обновление на 1 подрелиз.

Сложность состояла в том, что 99,9% исторических доработок подвергались рефакторингу, что многократно увеличивало трудозатраты.

Проанализировав итоги пробного обновления и предварительную стоимость обновления до актуального релиза, пришли к совместному решению о внедрении с нуля. Концепция — максимальное использование типового функционала. Мы отказались от анализа текущей базы. В ходе работ по моделированию были сняты процессы с ключевых пользователей, определены и приоритезированы функциональные разрывы.

Уникальность проекта

Изначально заказчиком была поставлена задача запуститься 1 января. Взвесив риски, в середине декабря мы перенесли запуск на 1 февраля — декабрь, активный с точки зрения бизнеса, месяц, когда Заказчик тоже не в силах уделять вопросу много времени. Чтобы соблюсти сроки специалисты работали в три смены (Хабаровск-Новосибирск-Краснодар) непрерывным циклом 24 часа.

Результаты проекта

Управление продажами и CRM.

До старта проекта на предприятии отсутствовала синхронизация между CRM «Битрикс24» и «1С». Одной из важнейших была задача,автоматизировать и сделать более прозрачными процессы в отделах «Тендеры», «Продажи», «Типография».

Была установлена коробочная версия Битрикс24 Корпоративный портал на 50 человек на сервер клиента.

Для отдела «Тендеры» были доработаны индивидуальные соглашения и печатные формы под требования отдела тендерных поставок. Сейчас менеджеры могут автоматически загрузить номенклатуру по тендеру в индивидуальные соглашения — это позволило сократить время на обработку тендерных отгрузок. Плюс в два раза сократилось время подготовки отчетных документов по тендерным отгрузкам.

Были выполнены настройки системы: занесли пользователей CRM согласно структуры компании, в арточках Лид, Контакт, Сделка оставили только нужные поля и настроили типовые фильтры, настроили стадии лидов и сделок в соответствии с воронкой продаж клиента, подключили к системе почтовый сервис, настроили очередь обращений. Настроили права доступа сотрудников к CRM: сотрудники отдела «Типография» видят только свои сделки, сотрудники отдела «Тендеры» свои, руководитель видит все.

До внедрения CRM системы тендерные иногда терялись, менеджер по расчету из-за загруженности мог не подать документы вовремя, отдел закупки мог потерять данные, в итоге цепочка опаздывала к подаче документов.

В процессе подачи тендера клиент обозначил три этапа:

  1. менеджер рассчитывает стоимость участи в тендере;
  2. передает расчет менеджеру по закупу, чтобы тот проверил, есть ли нужный товар на складах;
  3. если принималось решение об участии в тендере, подавались документы на участие.

Мы настроили бизнес-процесс по рассылке уведомлений и постановке задач сотрудникам отдела «Тендеров», что сделало процесс подачи заявки на тендер прозрачным и удобным 

Каждому менеджеру в зависимости от проставленной даты торгов автоматически назначаются задачи:

  • рассчитать тендер к сроку n 
  • проверить отделу закупа наличие товара к сроку n 
  • подать документы на участие в тендере к сроку n 
  • участвовать в торгах в дату торгов

Настроенные бизнес- процесс сократил количество просроченных тендеров и сделал эффективным сам процесс. Руководитель может в любой момент зайти в сделки и проконтролировать задачи и сроки.

Система согласования и контроля отгрузок оптового одела с розничных складов была номинальная, что порождало огромное количество ошибок. Для решения проблемы была разработана система контроля согласования отгрузок с розничных складов, в рамках которой проверка идет в разрезе заказ-номенклатура-кол-во-склад. Это позволило согласовывать отгрузку в разрезе каждой конкретной номенклатуры, а не заказа в целом и снизить количество умышленных и неумышленных ошибок вдвое.

Для руководителя отдела продаж на этапе реализации проекта было важно отслеживать общее количество созданных счетов, и иметь представление, как работают и сколько продают менеджеры по продажам. Все это должно было проходить в «Битрикс24», чтобы руководитель большую часть времени работал только из одной системы.

Для этого мы добавили новое направление сделок «Отдел Продаж» и настроили типовую одностороннюю интеграцию «Битрикс24» и «1С:Управление торговлей 11.4» с синхронизацией статусов. 

Счета в 1С = Сделки в Б24.Вся работа со счетами ведется в 1С, но в Б24 руководитель, просто открывая воронку сделок отдела продаж, видит, сколько счетов выставлено, кто выставил, кто покупатель, и на какой стадии находятся сами счета. Автоматизация процесса повысила эффективность бухгалтерии и всех финансовых операций. 

Для складского учета мы автоматизировали создание сотрудниками склада приходных ордеров с привязкой к справочным местам хранения номенклатуры, что ускорило процесс оформления поступлений от поставщиков. 

Изменили логику формирования заданий на отгрузку и маршрутных листов, так специфика бизнеса предполагает формирование и согласование «длинных» заказов с частичными отгрузками, однако типовой функционал «1С» не позволял в полной мере реализовать этот бизнес-процесс. Сейчас формирование заданий на отгрузку и маршрутных листов идет в разрезе каждой отгрузки с привязкой к зоне доставке. 

Для управления закупками реализовали возможность оперативного расчета фактической цены DDP. Это позволяет учитывать изменения в условиях поставок и, соответственно, корректировать ценообразование товара. 

В части регламентированного учета до старта проекта на предприятии отсутствовала синхронизация между CRM «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия». Документы продаж переносились вручную, что занимало очень много времени.

Мы настроили односторонний обмен из «1С:Управления торговлей» в «1С:Бухгалтерию» с учетом особенностей ведения учета организации, что значительно сократило трудозатраты и позволило использовать время работы сотрудников более рационально. 

В результате реализации проекта компания «Лунный Свет»:

  • ускорила получение регламентированной отчетности на 100%
  • ускорила обработку заказов на 20%
  • снизила объем материальных запасов на 15%
  • повысила рост оборачиваемости складских запасов на 15%
  • сократила сроки исполнения заказов / оказания услуг на 30%

Компания запланировала рост прибыли за 2021 г. на 15% относительно 2019 г. 

Проект выполнил партнер «1С» — 1С:Первый Бит.

Автор:

Алексей Серов