«Кладовщики искали товар по памяти, а инвентаризация превращалась в долгий ручной пересчет. И это при 500+ SKU, 1000 паллетоместах и жестких требованиях к расчету услуг для 50+ клиентов!» Как компания «АБСОЛЮТ» из Екатеринбурга за 5 месяцев внедрила адресное хранение, терминалы сбора данных (ТСД) и модуль «Контейнеры», ускорив инвентаризацию на 50% и сократив бумажную волокиту на 35% — читайте в кейсе «Технологии учета».
О компании
Компания «АБСОЛЮТ» из Екатеринбурга — логистический оператор, предоставляющий организациям услуги по ответственному хранению товаров и обработке грузов. Компания предлагает комплексные решения для бизнеса, предоставляет широкий спектр услуг и обслуживает более 50 клиентов из разных регионов Российской Федерации. Предоставляет клиентам разные виды тары, а также упаковывает, маркирует и комплектует заказы. В конечном счете, она отгружает товары заказчику и обеспечивает все процессы необходимыми документами.
Информация о складе
Общая площадь помещений склада — 2000 кв. м. Склад разделен на зоны напольного и стеллажного хранения грузов, выделена зона для хранения мелкоштучного товара. В зонах склада выделено более 1000 паллетомест для хранения товаров поклажедателей. Количество активной номенклатуры склада составляет более 500 SKU. Коллектив склада состоит из 14 сотрудников.
Путь к автоматизации
Основной учет материальных ценностей и отчетность компания «АБСОЛЮТ» ведет в системе «1С:Бухгалтерия», а для ведения управленческого и складского учета установила отдельную базу «1С:Управление нашей фирмой» редакции 3.0. Так как специфика работы склада компании заключается в оказании услуг клиентам по ответственному хранению, потребовался функционал, который сможет обеспечить учет материальных ценностей и услуг в разрезе каждого контрагента (поклажедателя) и в рамках установленных тарифов (биллинг). Логистический оператор принимает оплату не только за ответственное хранение, но и за разовые услуги, например, по погрузке-разгрузке транспорта, переупаковке, стретчеванию и стреппингу грузовых мест, по предоставлению различной тары (коробок, паллет), утилизации отходов, оформлению первичной документации и многое другое.
Система адресного хранения ячеек при напольном и стеллажном хранении не использовалась, хотя за некоторыми клиентами были закреплены секторы и ячейки. Все складские операции выполнялись по старинке, с использованием бумажных документов. Кладовщики размещали товары и собирали заказы по памяти, что приводило к длительным процессам и ошибкам.
Проведение инвентаризации было трудозатратным из-за использования бумажных носителей и занимало много времени. Чтобы ускорить процесс, хотели проводить пересчет с помощью терминала сбора данных (ТСД).
В итоге были сформированы потребности по развитию автоматизации в компании:
- Создание системы автоматизации склада ответственного хранения, сопряженной с уже имеющейся «1С:Управление нашей фирмой» ред. 3.0 и возможностью ее будущего тиражирования.
- Настройка штрихкодирования и адресной системы хранения.
- Настройка системы тарификации и расчета услуг (биллинг) для клиентов с учетом особенностей продукции, характеристик товара, тары, единиц измерения, даты хранения и т.п.
- Настройка складских операций, где будет использоваться наполнение «Контейнера», где «Контейнером» может выступать паллет, коробка, ящик, мешок, тарное место и т.п.
- Учет товародвижения «Контейнера» (паллеты, коробки) с генерацией уникального номера и указанием его содержимого.
- Ускорение процесса инвентаризации с помощью терминала сбора данных (ТСД).
- Максимальное исключение бумажного хранения данных, равно как и ручной их обработки.
- Повышение качества обслуживания клиентов.
При изучении рынка систем управления складом компания искала решение, способное автоматизировать бизнес-процессы склада с прицелом на будущие технологические изменения и возможностью доработок функционала. В итоге компания остановилась на модульной системе AS WMS от «Технологии учета», которая встраивается в любую конфигурацию на платформе «1С:Предприятие 8» и работает как единая система.
Ход проекта
Со стороны компаний заказчика и разработчика были определены команды ответственных сотрудников за автоматизацию. Совместно откорректировали детали разработки и создали план-график проведения работ. Также команды провели анализ существующих процессов склада, разработали варианты улучшений и зафиксировали функционал в техническом описании. Заранее было закуплено необходимое оборудование: терминалы сбора данных (ТСД), принтеры этикеток и Wi-Fi роутеры. Далее команды приступили к процессу автоматизации склада, который включал несколько этапов:
Этап 1. Настройка 1С, установка AS WMS и тестирование системы
Так как AS WMS — это модульная система, использующая данные нормативно-справочной информации (НСИ) из 1С, была проведена подготовка к ее установке. Выполнили настройку системы учета «1С:Управление нашей фирмой» ред. 3.0, внесли исходные данные НСИ — заполнили карточки товаров и сгенерировали штрихкоды, внесли данные об организациях, контрагентах, пользователях, складах и т.д.
Поскольку все работы проводились удаленно, в первую очередь специалисты разработчика проверили настройки удаленного подключения и наладили работоспособность. Установили модуль с «Контейнерами» AS WMS в «1С:Управление нашей фирмой» ред. 3.0, затем опубликовали базу и выполнили начальные настройки модуля.
Затем перешли к настройке прав доступа для сотрудников склада, разграничив их обязанности в соответствии с операциями, доступностью складов, помещений и ячеек хранения. Было также настроено отображение документов, привязанных к конкретной организации.
В программе Excel составили планограмму-карту склада, обозначили основные зоны, ряды (проезды), секции в стеллажах, ярусы (этажи) и местоположение ячеек в ярусах. При помощи AS WMS-загрузчика добавили ячейки в систему. Далее обозначили все места хранения, проклеили этикетки с QR-кодами на балки фронтальных стеллажей, а также обозначили пластиковые лотки в зоне мелкоштучного товара.
Этап 2. Настройка функционала ответственного хранения в AS WMS и настройки оборудования
Следующим этапом выполнили настройку функционала «Услуги ответственного хранения» с установкой тарифов и расчетом стоимости услуг по каждому поклажедателю. При настройке были учтены параметры и особенности продукции (характеристики товара, тары, единицы измерения, даты хранения и т.п.).
Далее перешли к настройке функционала «Работа с контейнерами» в WMS-системе. Под «Контейнером» в AS WMS понимается любой тип тары: паллеты, гофротара различных размеров, ящики, пакеты, тарные места — все, что можно наполнить. Каждый «Контейнер» имеет свой уникальный номер, который отображается на этикетке с QR-кодом. Благодаря идентификатору и WMS-отчетам можно отслеживать его товародвижение и состав. Также «Контейнер» может быть наполнен одним артикулом или содержать состав из нескольких артикулов. «Контейнеры» можно использовать на складе не только в сфере ответственного хранения, где WMS-система и отчет биллинга посчитают стоимость паллеты или коробки за каждые сутки. «Контейнеры» можно использовать на складах посуды, фарм-предприятий или на производстве и хранении одежды, так как в «Контейнерах» товары при хранении не пылятся и всегда остаются чистыми.
Контейнеры можно создавать с помощью ТСД в AS WMS, генерировать их номер, выбирать тип, размещать их в ячейку и хранить в них товары. «Контейнеры» можно перемещать внутри склада, пополнять зону ячеек отбора, выполнять сборку заказа из «Контейнера» частично или целиком. Также на этапе сборки заказов из них можно формировать грузовые места, использовать как ускоренный вид доверительной приемки в рамках компании. В общем, «Контейнер» — полезный функционал в WMS-системе.
Параллельно на терминалы сбора данных (ТСД) установили мобильное приложение, драйвер сканирования штрихкодов, осуществили проверку взаимодействия между серверной частью и мобильным приложением. Далее проверили работоспособность оборудования, включая точки доступа Wi-Fi и принтеры этикеток.
Этап 3. Запуск системы, обучение и эксплуатация
Завершив этапы настройки, сотрудники склада перешли к изучению AS WMS. Специалисты «Технологии учета» сделали для всех пользователей документацию и инструкции по работе с системой. Обучение работе со складскими операциями проводили дистанционно, с применением всех средств связи: телефонные звонки, чат в мессенджере Telegram, конференции в формате телемоста. В процессе обучения применяли демонстрационные стенды с тестовыми данными и радиотерминалы. Практические занятия проводили поэтапно и в отдельное время, поскольку, наряду с внедрением автоматизированной системы, требовалось продолжать выполнять текущие складские задачи.
С помощью ТСД и операции «Инвентаризация» кладовщики осуществили ввод начальных остатков. Таким образом выполнили привязку товаров к местам хранения, далее остатки товаров стали отображаться в отчете в разрезе ячеек.
Для того, чтобы кладовщики смогли потренироваться с операциями, в системе были созданы тестовые документы поставки заказов от поклажедателей, а также документы сборки и отгрузки. Сначала научились принимать товар от клиента — на ТСД в заказе сгенерировали «Контейнеры», наполнили его как одной позицией, так и сделали микс. После приемки — разместили «Контейнеры» по ячейкам.
При приемке товаров по завершении задания система запрашивает ввод услуг по ответственному хранению для данного поклажедателя (услуги вводятся на ТСД). После завершения задания посредством отчета «Биллинг» AS WMS начинает посуточный отсчет за каждое принятое место «Контейнер», а также показывает количество и сумму выполненных разовых работ с установленными тарифами.
После приемки и размещения «Контейнеров» приступили к тренировке по сборке заказов. Получив заказ на ТСД, система ведет кладовщика по определенному маршруту, он собирает позиции заказа. Отбор может осуществляться как из обычной ячейки, так и из ячейки, в которой хранится «Контейнер». Отбор из «Контейнера» может быть выполнен как частично, так и целиком (система на ТСД выдает запросы). Аналогичным образом через ТСД были проведены операции «Контроль» и «Отгрузка».
Получив начальные навыки, персонал склада постепенно перешел к работе с реальными документами, отрабатывая до автоматизма все операции. В AS WMS по итогам работы за установленный период можно проконтролировать работу сотрудников склада, открыв «Отчет по производительности».
В процессе запуска в эксплуатацию было выполнено полное информационное сопровождение. Команда специалистов «Технологии учета» осуществляла поддержку по всем выявленным проблемам и возникшим вопросам.
Результаты
Проект был выполнен за пять месяцев. За это время компания успешно преодолела все этапы: разработку и планирование, настройку программного обеспечения и техническое оснащение, обучение персонала и самостоятельную эксплуатацию.
Под управлением AS WMS склад работает почти год, и можно отметить следующие результаты:
- Компания получила WMS-систему, сопряженную с имеющейся у нее программой «1С:Управление нашей фирмой» ред. 3.0, с возможностью ее будущего тиражирования на другие склады.
- В системе управления складом появился новый функционал «Контейнеры», где «Контейнером» может выступать паллет, коробка, ящик, мешок, тарное место и т.п. Сразу после принятия груза от поклажедателя, система автоматически запускает ежедневный расчет стоимости хранения, основываясь на установленных тарифах. Параллельно ведется учет оказанных услуг, при этом учитываются такие параметры, как свойства товара, тип тары, единицы измерения и продолжительность хранения — все это возможно благодаря системе биллинга.
- Каждый «Контейнер» имеет уникальный идентификатор. В системе есть возможность увидеть его наполнение и отследить движение. Таким образом, можно посмотреть, какой сотрудник выбрал тип и сгенерировал номер «Контейнера», где он хранится, как изменяется состав, кому был отгружен и т.п.
- AS WMS в целом открыла новые возможности для мониторинга, управления и контроля всех процессов. В отчетах по товародвижению отображаются действия сотрудников, статусы обработки документов, внутренние перемещения, отбор, контроль заказов и инвентаризации. Данные из мониторов и отчетов WMS в режиме реального времени помогают оперативно оценивать ситуацию и принимать управленческие решения.
- Процесс инвентаризации стал менее трудозатратным благодаря использованию ТСД и ускорился до 50%.
- Благодаря полной автоматизации с технологиями использования ТСД снизилась ручная обработка данных сотрудниками, также применение бумажных носителей уменьшилось до 35%.
Работы по проекту выполнены компанией «Технологии учета».
