Обработка еженедельного отчета маркетплейса больше не отнимает полдня. Компания «Абразив-Технолоджиз» интегрировала модуль Ozon в свою учетную систему 1С и избавилось от ручного переноса данных о заказах, реализациях и возвратах. Теперь система сама создает документы и сопоставляет номенклатуру, а сотрудники работают в привычной программе. Рассказываем, как проходил проект и какой экономический эффект получила компания.
СООО «Абразив-Технолоджиз» — белорусский производитель и переработчик гибкого шлифовального инструмента. Шлифовальные материалы — это химические соединения компонентов, они предназначены для обработки разных поверхностей. Такие изделия создаются на основе абразивов. При этом абразивные материалы могут иметь искусственное или природное происхождение. Компания выпускает широкий ассортимент абразивной продукции для промышленного и бытового применения, в том числе коралловые круги и шлифовальную бумагу, скотч брайт, зачистные круги и другую продукцию.
Предпосылки проекта
Компания уже более десяти лет использует систему «СВЭЙ:Бухгалтерия 8.3», внедренную специалистами ГК «Аверсон». За годы эксплуатации система стала основой единого информационного пространства предприятия и поддерживает ключевые бизнес-процессы компании.
Развивая бизнес и расширяя каналы продаж, компания начала активно использовать маркетплейс Ozon. По мере роста продаж увеличивался и объем данных, которые необходимо было обрабатывать сотрудникам. Каждую неделю в компанию поступал отчет маркетплейса, содержащий около 300 реализованных позиций, причем количество продаж продолжало расти.
До автоматизации данные из отчета приходилось вручную переносить в информационную систему и распределять по различным документам. В среднем обработка одной строки отчета занимала около минуты. В результате подготовка одного еженедельного отчета требовала примерно пяти часов рабочего времени сотрудника бухгалтерии. Руководство компании понимало, что дальнейший рост продаж через маркетплейс будет сопровождаться увеличением объема ручной работы и нагрузки на сотрудников.
«Продажи через маркетплейс постепенно росли, и мы понимали, что объем ручной работы будет увеличиваться вместе с ними. Нам было важно сохранить существующие процессы и при этом исключить дополнительные трудозатраты сотрудников. Поэтому мы приняли решение автоматизировать обработку данных Ozon в используемой информационной системе», — директор СООО «Абразив-Технолоджиз».
Ручная обработка перестала справляться с объемом данных
Возникла задача автоматизировать обработку данных маркетплейса и устранить ограничение, которое могло сдерживать дальнейшее развитие нового канала продаж. Также было важно обеспечить возможность масштабирования нового канала продаж без расширения штата.
Цели проекта
Перед специалистами ГК «Аверсон» были поставлены следующие задачи:
- автоматизировать обработку данных маркетплейса;
- исключить ручной перенос информации из отчетов;
- сократить трудозатраты сотрудников;
- ускорить подготовку необходимых документов;
- обеспечить возможность дальнейшего роста продаж без увеличения нагрузки на персонал.
Ход проекта
Поскольку предприятие уже много лет работало в системе «СВЭЙ:Бухгалтерия 8.3», было принято решение развивать существующую информационную систему.
Специалисты ГК «Аверсон» подключили модуль интеграции с маркетплейсом Ozon. Он встроен в используемую систему «СВЭЙ:Бухгалтерия 8.3» и позволяет автоматизировать загрузку и обработку отчетов маркетплейса без изменения привычных процессов работы сотрудников.
После загрузки отчета необходимые документы создаются автоматически, а данные сопоставляются с номенклатурой предприятия без ручной обработки каждой позиции. В программу автоматически загружаются заказы покупателей, данные о реализации товаров, возвраты и отчеты маркетплейса.
Сотрудники работают с продажами через Ozon в привычной информационной системе, что существенно экономит время, не требует дополнительных действий по переносу информации и необходимости изучать новую программу.
Как автоматизация поддержала рост бизнеса
В результате проекта компания избавилась от ограничений, которые сдерживали дальнейший рост продаж через маркетплейс, и перевела обработку данных Ozon в автоматический режим.
Ключевые результаты проекта:
- время обработки еженедельного отчета сокращено примерно с 5 часов до нескольких минут;
- исключен ручной ввод около 300 позиций в каждом отчете маркетплейса;
- автоматизировано создание необходимых документов;
- сокращены трудозатраты сотрудников на обработку данных маркетплейса;
- обеспечена возможность дальнейшего роста продаж через маркетплейс без увеличения нагрузки на персонал;
- сотрудники продолжают работать в привычной информационной системе без изменения бизнес-процессов.
Если ранее подготовка одного еженедельного отчета занимала около пяти часов рабочего времени, то после автоматизации загрузка данных и формирование необходимых документов выполняются за несколько минут.
Благодаря развитию существующей системы предприятие получило возможность масштабировать продажи через маркетплейс без расширения штата и роста объема рутинных операций.
Проект выполнила группа компаний «Аверсон».
