Сеть MyFitlab столкнулась с прекращением поддержки используемого программного обеспечения, что привело к «цифровому коллапсу»: предстояло вручную обрабатывать статусы по договорам, использовать несколько программ для разных процессов и собирать управленческую аналитику из них в течение трех дней. Компания выбрала путь миграции на отечественное ПО. Результат: создание единого контура для ведения всех процессов сети за 50 часов. Подробности читайте в кейсе.
MyFitLab — московская сеть из четырех фитнес-клубов с клиентской базой более 47 тысяч договоров. Бизнес построен на модели подписки: клиент оформляет ежемесячный абонемент, пользуется мобильным приложением, записывается на групповые тренировки из более чем 40 направлений.
Что побудило задуматься об автоматизации
Сеть столкнулась с ситуацией, когда используемое иностранное ПО ушло с российского рынка, а первая попытка перехода на отечественный аналог не закрыла ключевые потребности бизнеса. В результате компания работала без полноценных инструментов управления. Среди конкретных проблем, с которыми ежедневно сталкивались сотрудники, было:
- Управленческая аналитика формировалась с задержками в 2–3 дня и не давала детализации по клубам, источникам продаж и эффективности сотрудников — руководитель не мог принимать оперативные решения, опираясь на актуальные данные.
- Рекуррентные платежи и статусы 47 663 договоров не обновлялись автоматически — администраторы выполняли эту работу вручную, что занимало существенную часть рабочего времени.
- Менеджеры отдела продаж были вынуждены параллельно работать в двух системах — учетной и отдельной CRM, что увеличивало время на обработку каждого клиента и создавало риски ошибок.
- Отсутствовала полноценная интеграция с платежными сервисами (эквайринг, СБП, оплата по ссылке), онлайн-кассами и 1С:Бухгалтерией — это порождало дополнительную ручную работу на стыке систем.
- Технические ограничения API предыдущего поставщика блокировали развитие цифровых каналов коммуникации с клиентами.
Как была решена задача
Для автоматизации компания выбрала продукт «1С:Фитнес клуб КОРП» — российское решение, входящее в официальный реестр отечественного ПО, разработанное специально для управления клубным бизнесом.
Евгения Пупликова, операционный директор сети фитнес-клубов MyFitlab:
«При выборе новой программы ключевым для нас стало то, что „1С:Фитнес клуб КОРП“ полностью соответствует модели подписочного бизнеса, есть встроенные инструменты управления рекуррентными платежами, CRM, аналитика в режиме реального времени, а также возможность прямой интеграции с 1С:Бухгалтерией 3.0»
Реализация проекта и автоматизированные бизнес-процессы
Проект реализовывался в два этапа командой ООО «Лаборатория программного обеспечения» за 50 часов. Отклонение по срокам и бюджету составило 0%.
Этап 1. Перенос данных.
Предыдущий поставщик ПО ограничивал возможности миграции. Для переноса данных был разработан собственный парсер, выгружающий информацию через API предыдущей системы в условиях жестких технических ограничений — без потери данных. Перенесено: 47 тысяч контрагента, 3 тысячи документов продаж, 378 позиций номенклатуры, данные по 22 тысячам тренировок.
Этап 2. Запуск и обучение.
Промышленная эксплуатация запущена на 20 рабочих местах: 11 рабочих мест администраторов, 8 мест менеджеров отдела продаж, 1 управленческое место. Одновременно проведено обучение персонала всех четырех клубов.
В результате настроены бизнес-процессы
Работа администраторов на рецепции. В разделе «Посетители в клубе» администратор отслеживает количество и время нахождения клиентов, выпускает их из системы по истечении времени или фактическому уходу, выборочно проверяет карточки на наличие паспортных данных и фотографий. Раздел «Рецепция» используется также менеджерами — для продажи абонементов и блоков тренировок. Кассовая смена открывается и закрывается через раздел «Управление кассовой сменой» со сверкой по итогам.
Никита, администратор клуба:
«В течение рабочего дня я работаю в нескольких разделах системы. Через начальную страницу я нахожу клиента по номеру телефона или ФИО, открываю карточку и выполняю необходимые действия: запускаю клиента через систему, записываю на фитнес-тестирование, оформляю нового клиента, провожу продажу товаров и услуг».
Расписания и тренировки. Администраторы ведут два расписания: персональных занятий — для отслеживания персональных тренировок и фитнес-тестирований, простановки статусов, и групповых тренировок — для контроля корректности статусов смарт-групп и отмены занятий в соответствии с рабочим регламентом.
Мария, менеджер клуба:
«Для записи клиентов на пробные тренировки я использую разделы „Персональные занятия“ и „Групповые занятия“.
Управленческая аналитика. Операционный директор на еженедельной основе работает с несколькими отчетами. Отчет «Членства» с сохраненными настройками по живым клиентам используется для подсчета активных клиентов с абонементами и подписками. Отчет «Пакеты» — для подсчета активных клиентов с пакетами персональных тренировок. Отчет «Окончание членств» — для отслеживания процента продления годовых абонементов. Для более глубокого анализа используется гибкая настройка вариантов отчетов.
Евгения Пупликова, операционный директор сети фитнес-клубов MyFitlab:
«Каждую неделю я использую отчет „Продажи и оплаты“, который создала себе в разделе „Продажи“, чтобы смотреть новых клиентов в периоде. В разделе „Финансы“, я сохранила для себя отчет „Выручка“ — и в нем смотрю по подразделениям: сколько прошло по абонементам, по каким именно, сколько по персональным тренировкам и так далее».
Складской учет. Ежемесячно управляющий проводит инвентаризацию через раздел «Запасы» и вносит поступления товаров через раздел «Поступления». Управление данными сотрудников ведется в разделе «Персонал».
Архитектура решения: клиент-серверная с использованием технологии 1С:Фреш. Это обеспечивает централизованное управление четырьмя территориально распределенными клубами из единого облачного контура.
Результаты автоматизации
Что изменилось в работе в формате «было → стало»:
- Управленческая отчетность: формировалась с задержкой в 2–3 дня, без детализации → доступна в режиме реального времени с разбивкой по каждому клубу, источнику продаж и сотруднику. Ускорение — 70%.
- Рекуррентные платежи: обновлялись вручную → ежедневное автоматическое изменение статусов 47 663 договоров без участия операторов. Сокращение операционных и административных расходов администраторов — 30%.
- Регламентированная отчетность: формировалась вручную на стыке систем → автоматическая выгрузка в «1С:Бухгалтерию 3.0», ручной ввод полностью устранен. Ускорение — 80%.
- Работа менеджеров продаж: параллельное ведение учетной системы и отдельной CRM → единый интерфейс, встроенная CRM с канбан-доской. Экономия на отказе от отдельной CRM-системы — около 1 200 000 рублей в год.
- Платежная инфраструктура: отсутствие интеграций с эквайрингом, СБП и онлайн-кассами → полный комплекс платежных инструментов в единой системе.
- Зависимость от иностранного ПО: 100% зависимость → полная ликвидация. Платформа 1С:Предприятие включена в реестр отечественного ПО.
- Цифровые каналы коммуникации: заблокированы техническими ограничениями предыдущего поставщика → активированы интеграции с мобильным приложением, личным кабинетом, мессенджерами, СМС и IP-телефонией.
Масштаб проекта
Проект выполнен компанией «Лаборатория программного обеспечения».
