Меня зовут Катерина. Я работаю в компании «Редсити». Наша задача — сопровождение решений фирмы «1С».
Уже более десяти лет мы сотрудничаем с Белгородским заводом металлоизделий в части сопровождения программы «1С:Зарплата и управление персоналом».
В прошлый четверг во время встречи я спросила у бухгалтера по расчету заработной платы:
— Обмен со столовой работает?
— В смысле? Ты о ведомостях? Вспоминаю как страшный сон. Очень здорово, что данные по компенсации питания и удержаниям сами идут в программу из столовой, и мне не нужно каждый день вносить сотрудников в ЗУП, а Любе писать ведомости по обедам, считать вручную продажи. А еще нет никаких разбирательств вроде — не та фамилия, я не обедал. Столько ошибок ушло. — отвечает Светлана Васильевна.
Прежде чем поделиться задачей, которая упростила жизнь бухгалтера и не только ее, расскажу о предприятии:
Завод «БЗМИ» был основан в 1969 году. За это время многое изменилось. Из небольшого предприятия завод превратился в крупного производителя жестяной тары.
При входе в административное здание всегда любуюсь выставочным стендом — БЗМИ производит тару самого широкого спектра вместительности: от 0,5 до 50 литров. Она отвечает всем требованиям рынка и позволяет безопасно транспортировать и хранить все виды лакокрасочных материалов.
За девять месяцев этого года на заводе выпустили более двадцати пяти миллионов аэрозольных баллонов и порядка сорока миллионов банок разного объема.
Во время первой встречи главный бухгалтер провела для нас экскурсию по заводу: от производственных цехов до столовой.
На предприятии работает в среднем триста тридцать сотрудников. Всегда радостно, когда клиенты заботятся о своем персонале.
Бесплатные обеды — это плюс работодателю, а вкусные обеды — вообще бомба!
Недавно мне рассказали заводскую «байку»:
«Директор проходил по цеху и увидел машиниста, обедающего на рабочем месте. Столовая на заводе уже была, и можно было там кушать первое, второе и компот. Но не все пользовались этой возможностью в силу разных причин. Тогда своим приказом руководитель ввел компенсацию на питание в виде обедов».
Может это и вымысел, но бесплатные обеды на заводе существуют.
Зачем потребовалась автоматизация?
Задача автоматизации обедов и продаж в столовой появилась благодаря законодательству. С некоторых пор обязательным стало отправлять чеки с помощью онлайн-кассы.
Совместно с бухгалтерами пришли к решению, что надо установить в столовой не только кассу, но и уйти от кипы ведомостей, освободить работников столовой от «писательской» работы во время раздачи обедов, да и руководителю столовой, бухгалтеру и расчетчику попытаться уйти от устного счета и проверок друг друга.
Дело в том, что сумма обеда облагается НДФЛ, не смотря на то, что предприятие обеды компенсирует. И раньше при получении обеда записывали в ведомость фамилию сотрудника, чтобы передать сведения в бухгалтерию.
Ещё сотрудники могут пойти и купить воду или шоколадку в долг, потом эту сумму удержат из зарплаты. На это тоже была отдельная ведомость.
Светлана Васильевна каждый день вносила данные в программу. Сами понимаете: ФИО не те, болел в этот день и так далее.
Каким путем мы пошли?
На заводе действует пропускная система. У каждого сотрудника есть пропуск, без которого он не попадет на работу.
Мы решили, что это и есть та волшебная карточка, которая свяжет сотрудника в программе и на кассе в столовой.
Специалист по кадрам вносит информацию о номере карты при выдаче пропуска или его замене.
Эти данные передаются автоматически в столовую. Не на кухню, а в программу 1С:Розница J Ее установили, настроили, подключили к ней кассу и считыватель магнитных карт.
Данные по владельцам карт передаются в Справочник «Дисконтные карты».
В 1С:Рознице также настроили Рабочее место кассира. Посмотрите на удобный экран:
И к раздаче обедов все готово.
Давайте посмотрим, как все происходит.
Работник прикладывает пропуск к считывателю магнитных карт, сотрудница столовой осуществляет продажу.
При этом в чеке фиксируется дисконтная карта — пропуск сотрудника.
В итоге за день в отчете о розничных продажах есть информация о бесплатных обедах и купленных в счет зарплаты прочих «пряниках».
С этими данными работаем дальше в 1С:ЗУП.
По комплексным обедам информация за день переходит в документ «Натуральные доходы», а по удержаниям — в «Данные для расчета зарплаты».
Кажется, что все просто? Все так и есть!
Эта настройка упростила жизнь практически всего коллектива, хотя в чистом виде эффект изменения в выручке или прибыли не подсчитать.
Чем полезно решение этой задачи для компании?
Экономия времени бухгалтера, работников столовой, уход от рутинной работы, автоматизация учета продаж в столовой.
В качестве подведения итогов приведу в пример слова сотрудников предприятия:
- «с ужасом вспоминаю кипы ведомостей, сейчас нет этих папок на столе»
- «мне нужно было каждый раз выговаривать свою непростую фамилию и следить, чтобы правильно записали, а сейчас прикладываю пропуск»
- «я был тем, кто стоит в очереди за тем с непростой фамилией, меня раздражала эта ситуация все время, сейчас все быстрей»
- «не нужно оставаться после смены, чтобы проверить ведомость на обеды и удержания, все ли сошлось с продажами, подсчитать вручную и убедиться, что до бухгалтерии и расчетного отдела все данные дошли»
- «чтобы получить отчет по продажам в столовой, надо было „достучаться“ до столовой, не забыть вовремя это сделать, сейчас я сама себе хозяйка — когда хочу, открываю Розницу и вижу все данные».
У вас есть бесплатные обеды?
Тогда за автоматизацией надо идти к нам!
Работы по проекту выполнила группа компаний «Редсити».
