Как с помощью 1С:УНФ уменьшить трудозатраты и автоматизировать пекарню

История создания нашей компании

История нашей компании началась с переезда нашей семьи в 2010 году из сибирского города Томск в южный город необъятной России — Горячий Ключ. Горячий Ключ — это санаторно-курортный город, который прекрасно подходил для производства экологически чистых натуральных продуктов питания. Глава нашей семьи Акопян Саргис Георгиевич именно здесь осуществил свою мечту и основал компанию ООО «Ной». Всей семьей мы принимали участие в становлении предприятия, находили клиентов, принимали заявки и доставляли продукцию. До сих пор помню, как заполняли накладные авторучкой. Вскоре, с увеличением клиентов и штат наших сотрудников стал больше. На сегодняшний день в компании трудятся около 50 сотрудников.

Мы производим хлеб, хлебобулочные и сухарные изделия. Имеем собственный автопарк. Доставляем продукцию по 10 городам Краснодарского края, а также и в другие регионы с помощью транспортных компаний. Ассортимент производимой продукции более 40 единиц, он продолжает обновляться и увеличиваться. База клиентов насчитывает более 350 покупателей — это розничные магазины, сети супермаркетов и оптовые продовольственные базы. Также открыты собственные фирменные торговые точки.

Мы отличаемся от наших конкурентов уникальным продуктом, гибким обслуживанием и качественным сервисом. Мы можем себе позволить планировать время доставки продукции, без труда менять каждый раз ассортимент и количество заказываемой продукции.

Предпосылки для начала проекта

С самого начала мы использовали EXСEL таблицы для приема заявок от покупателей. В EXСEL таблице формировали и сводный отчет с общим количеством заказанной продукции. Далее каждый заказ покупателя переносили в «1С:Бухгалтерия» для оформления и печати накладных. Часто бывали ошибки при печати накладных. Было много ошибок в карточках покупателей, так как они велись параллельно в двух разных базах. Ежедневно создавали новые книги EXСEL, очищенные от заказов предыдущего дня, и заполняли заказами на текущую дату.

Толчок для старта автоматизации

Толчком для старта автоматизации послужил ряд причин:

• Не могли посчитать реальную себестоимость продукции;
• Большие трудозатраты на оформление заказа покупателя и оформление заказа на производство;
• Отсутствие складского учета. Сырье и материалы выдавались на производство из приблизительного расчета «на глаз».

Но произошла ситуация, которая подтолкнула нас на конкретные действия. Наш сотрудник, который долгие годы отвечал за ведение клиентской базы и прием заказов покупателей, решил переехать в другой город на постоянное место жительства. Для обучения нового сотрудника понадобились бы недели, а не то и целый месяц. Это послужило хорошим поводом, чтобы создать полноценную систему, которая позволила бы компании не зависеть от смены сотрудников.

Конечно же, нужно отметить, что большинство сотрудников компании, которых касались перемены, сложно переносили мысли о том, что меняется старая, уже привычная система. Но упорство и терпение руководителя дали свои плоды.

От проекта автоматизации ожидали сокращения трудозатрат на прием и обработку заказов покупателей. Также облегчение развоза продукции путем автоматизации составления маршрутных и путевых листов, где по удобству расположения выстроены магазины, которые нужно объехать. И в конце концов, полный управленческий учет по предприятию, чтобы понимать себестоимость продукции и чистую прибыль.

Как были решены проблемы/задачи

Для автоматизации компании выбрали 1С:Управление нашей фирмой.

Вот пример, как выглядела база приема заказов покупателей. Ежедневно создавали новый файл путем копирования предыдущего файла:

А вот база заказов в «1С:УНФ». Кроме прочего, ее преимущество состоит в том, что она непрерывна, и мы можем видеть отчеты в разрезе любого периода — месяца, квартала и т. д.

Путем копирования шаблона, который есть у каждого нашего клиента, мы быстро принимаем новый заказ, корректируя ассортимент и количество.

Также автоматически составляются маршрутные и путевые листы, где при нажатии одной кнопки формируются документы отгрузки. Это показано на скриншотах ниже.

Путем настроек системы мы получили маршрутные листы, в которых магазины выстраиваются по очередности обслуживания.

Очередность обслуживания магазина выставляется один раз логистом компании. Номер очередности присваивается, исходя из времени открытия торговой точки и географического расположения. Очередность выставляется в шаблоне заказа покупателя.

Результаты проекта

Без увеличения штата мы можем обрабатывать в полтора раза больше заказов покупателей. Сотрудники, которые перестроились на новую систему, отмечают уменьшение трудозатрат и видят новые горизонты для развития автоматизации своих задач. Они уже самостоятельно предлагают новые решения на основе системы «1С:УНФ».

Заказы от клиентов получаем через разные каналы, но аккумулируем их все в «1С:УНФ»:

• Телефония — входящие и исходящие звонки, в зависимости от желания клиента;
• Мессенджеры — WhatsApp,Telegram, Telegrambot интегрированы в «1С:УНФ»
• Электронная почта, интегрированная в «1С:УНФ».

Складской учет у нас работает на твердую четверку. В любой момент можем узнать расход сырья в разрезе периода и объемов производства. Это позволяет планировать заказы сырья. Самое главное, что мы видим перспективы развития в этом направлении для компании.

Кадровый учет тоже полностью ведем в «1С:УНФ».

Без данной автоматизации невозможно представить дальнейшее развитие и расширение компании. Она доказала, что большинство рутинных задач можно выполнить быстрее, проще и с еще большими результатами, нежели применяя привычные инструменты в виде Exсel, Google таблиц, Trello. Автоматизация позволила разгрузить руководителя от ежедневного контроля за выполнением задач подчиненными. Теперь этот процесс проще и делается в системе «1С:УНФ» при помощи инструмента «Контакт центр». Здесь можно ставить задачи и контролировать ход выполнения.

Результаты автоматизации с помощью «1С:УНФ» могу оценить на отлично. Процесс внедрения длился месяц. Сейчас, спустя полгода, могу сказать, что работы продолжают появляться, потому что хочется и дальше развивать автоматизацию процессов.

В ходе внедрения сотрудники, участвующие в проекте, невольно развивали навыки видения бизнес-процессов с высокими трудозатратами, которые можно автоматизировать.

Сегодня мы смело можем заявить, что «1С:УНФ» — неотъемлемый компонент успеха и стабильного развития нашего предприятия. В ней все поставленные задачи автоматизации получили свои решения.

Суперэффект автоматизации

Результаты автоматизации можно наглядно и коротко показать в виде измерения показателей до и после автоматизации.

Ключевая проблема, которая была решена с внедрением «1С:УНФ», это ведение реального управленческого учета, который совпадает с жизнью предприятия. Мы наглядно видим актуальный товарооборот, оборот сырья, финансовый оборот, а также контролируем выполнение задач сотрудниками. Это наглядно представлено на скриншоте:

Планы по развитию

Мы не планируем останавливаться и будем развивать автоматизацию процессов компании и дальше. Это делает нашу компанию устойчивой и готовой к развитию. В ближайшее время будем внедрять мобильные приложения 1С. В частности рассматриваем «1С:Кабинет клиента». С его помощью наши клиенты смогут делать заказ, просматривать историю заказов и знакомиться с детальной информацией о компании. Стоит подметить, что данное приложение бесплатно для пользователей «1С:УНФ».