Менеджеры в трех городах, бригады на объектах, цех с резкой и сборкой, десятки заказов одновременно. И один предприниматель, который тонет в таблицах и бумажках. Мурат Абдрахманов решил: хватит. Совместно с фирмой-франчайзи «ГК Профит» выбрали комплексную программу для основных процессов «1С:Управление нашей фирмой», настроили за 2,5 месяца и вздохнули с облегчением. Теперь все собрано в одном месте: менеджеры ведут заказы, кладовщик видят остатки, производство — этапы заказов, а монтажники получают задания на планшетах. Результат: себестоимость считается автоматически, простои упали с 15% до 3%, а предприниматель теперь управляет бизнесом по отчетам, а не по звонкам. Подробности читайте в кейсе.
Компания предпринимателя Мурата Асхатовича Абдрахманова работает на рынке с 2014 года. Основной вид деятельности — это изготовление и монтаж светопрозрачных алюминиевых конструкций для остекления балконов и лоджий, входных групп, офисных перегородок, фасадов. Клиенты компании — как частные лица, так и строительные компании из Липецка, Москвы, Краснодара и других городов. Своими преимуществами предприниматель считает использование качественных европейских профилей, аккуратный монтаж и адекватные цены.
Какая проблема была до автоматизации
До недавнего времени в компании использовали связку программ — AMO.CRM, Google-таблицы и специализированную для производства «Профстрой». Это работало, пока компания была небольшой. Но за 10 лет компания выросла, появилось три офиса в разных городах, выросло число заказов. И старые инструменты перестали справляться.
Вот с чем мы столкнулись:
- Себестоимость заказа считалась «на глаз» — сотрудники тратили часы, чтобы собрать данные по материалам, фурнитуре, работе монтажников. В результате часто либо занижали цену и работали в минус, либо завышали и теряли клиентов.
- Планирование монтажей было хаотичным — бригады часто простаивали, потому что заказы не были готовы вовремя. Или наоборот — клиент ждал неделями, пока на производстве «найдут окно».
- Контроль оплат и дебиторской задолженности вел сам предприниматель в Excel. Постоянно терялись счета, забывали напомнить об оплате, возникали кассовые разрывы.
- Передача заказа в производство происходила по бумажкам — менеджер вручную выписывал спецификацию, передавал в цех, там перепечатывали. Ошибки в размерах и комплектации были обычным делом.
Стало понятно, что дальше так работать нельзя. Нужна единая система, которая свяжет продажи, производство, склад и монтаж.
Какое решение выбрали и как внедряли
Изучив рынок, предприниматель остановился на «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ), которую предложил давний партнер по IT «ГК Профит».
Предприниматель отметил: «Главные плюсы 1С:УНФ для нас заключались в том, что все наши процессы будут в одном месте: CRM, заказы, производство, склад, закупки, деньги. Мне, как руководителю, важно рассчитывать фактическую себестоимость каждого заказа и видеть цифры. Мы давно понимали, что производственный учет нужно выводить из таблиц и вести учет заказов с детализацией по этапам (резка, сборка, монтаж), чтобы понимать на каком этапе какой заказ находится. И конечно понравилось, что решение работает на планшетах — это важно для монтажников на объектах».
Как проходило внедрение
Этап 1. Диагностика. Специалисты «ГК Профит» приехали на производство, посмотрели, как работают сотрудники, пообщались с менеджерами, снабженцами, кладовщиком. Зафиксировали процессы «как есть».
Этап 2. Настройка программы по ролям:
- Для менеджеров по продажам — оформление заказа, автоматическое формирование спецификации, печать договора.
- Для снабженца — расчет потребности в материалах по заказам, автоматическое создание заказов поставщикам.
- Для кладовщика — приемка материалов, резервирование под заказы, отгрузка в цех, учет готовой продукции.
- Для производства — заказы на производство, этапы, контроль времени.
- Для монтажных бригад — выдача заданий на планшетах, фотоотчет выполненных работ.
- Для директора — отчеты по себестоимости, дебиторке, загрузке мощностей.
Этап 3. Перенос данных. Перенесли справочники клиентов, поставщиков, номенклатуры, остатки на складах в «1С:УНФ».
Этап 4. Обучение. Специалиста «ГК Профит» провели несколько занятий с каждой группой сотрудников, затем начали пробную эксплуатацию под контролем внедренцев.
Этап 5. Запуск. Система заработала в полном объеме через 2,5 месяца после старта проекта.
Какие результаты получили
Компания работает в новой системе уже три месяца — и отмечает ощутимые улучшения:
| Показатель | До внедрения | После внедрения |
|---|---|---|
|
Время расчета себестоимости заказа |
от 2 часов — собирали вручную |
5 секунд — автоматически в документе заказа |
|
Ошибки в передаче спецификации в цех |
до 10% заказов — пересорт, нехватка деталей |
менее 1%, благодаря печатным формам из программы |
|
Простои монтажных бригад |
до 15% рабочего времени |
около 3% |
|
Время закрытия дебиторской задолженности |
задержки до 30–45 дней |
средний период 14 дней |
|
Скорость инвентаризации на складе |
2 дня при остановке производства |
3 часа без остановки работы |
|
Прозрачность производства |
«черный ящик» — не знали, где какой заказ |
100% — видно статус по каждому изделию |
Кроме цифр, предприниматель отмечает, что компания получила: «Возможность планировать загрузку цеха и монтажных бригад на месяц вперед — больше не дергаемся, не срываем сроки клиентам. Клиенты стали доверять — мы называем точную цену и дату монтажа, потому что уверены в своих расчетах. И конечно мое время освободилось, я больше не сижу в таблицах, а управляю бизнесом по отчетам в 1С».
Технические детали проекта
В проекты использованы программные продукты: «1С:Управление нашей фирмой» + лицензии на 5 рабочих мест. Автоматизированы 7 рабочих мест: 2 менеджера, снабженец, кладовщик, бухгалтер, директор, мастер участка. Проект длился (от старта диагностики до сдачи в эксплуатацию): 2,5 месяца. Стоимость проекта (программные продукты + лицензии + внедрение) составила около 180 000 руб. Стоимость указана приблизительно, точную сумму можно уточнить у партнера.
Что думает владелец компании о проекте
«1С:УНФ» оказалась именно тем, что нужно небольшому производственному предприятию. Интерфейс понятный, отчеты настраиваются гибко, а главное — система не перегружена лишним функционалом. Мы используем стандартные возможности: «Заказы покупателя», «Заказы на производство», «Производство», «Перемещение», «Инвентаризация», «Накладные». И этого достаточно для полного управления. Совет другим предпринимателям: не бойтесь автоматизации. Кажется, что это дорого и сложно, но если выбрать правильного партнера — окупается за 6–8 месяцев за счет снижения простоев, ошибок и экономии вашего времени», отмечает предприниматель Абдрахманов Мурат Асхатович.
Проект выполнен компанией «ГК Профит».
