В ТК «ДАР» работа с документами строилась вокруг курьерских отправлений. Но ручное оформление каждой заявки на сайте, сбор пакетов и контроль статусов — это значительные затраты времени. Мы, «Бизнес Пульс», предложили решение внутри 1С:Бухгалтерии: добавили штрихкодирование счетов, создали документ «Заявка курьеру» с автозаполнением и настроили обмен с сайтом курьерской службы по API. Теперь все отправления видны в едином окне, а менеджеры тратят минуты вместо часов. Читайте в кейсе подробности поэтапного решения, с картинками и результатами для бизнеса.
Транспортная компания ДАР работает в России с 2016 года. В настоящее время ТК ДАР является транспортной компанией полного цикла, которая предоставляет полный комплекс транспортных услуг по доставке грузов: стандартных, температурных, а также предоставляет услуги спецтехники. При этом грузоперевозки выделенным транспортом (FTL) являются приоритетным направлением развития. Автопарк компании составляет триста единиц техники, в их числе двадцатитонные фуры — двести тридцать тентов и семьдесят рефрижератор.
«Где мой пакет докуметов?» Как навести порядок в документах, отправляемых через курьерскую службу
Как и у любой транспортной компании
- нужно вручную оформить заявки на отправку на сайте курьерской службы;
- сформировать пакеты документов для отправки по разным получателям и нанести маркировку для курьера;
- отслеживать, на каком этапе находится каждый пакет отправленной документации на сайте курьерской службы и контролировать момент получения заказчиком.
ООО «ТК Дар» находится на регулярном обслуживании в нашей компании уже несколько лет. Поэтому за решением задачи по наведению порядка в документах, обратились к нашим специалистам, в «Бизнес пульс». Задача была сформулирована так: «Нужно автоматизировать процесс формирования и контроля курьерских отправлений. Необходимо иметь оперативную информацию по каждому отправлению. Потому как от фактической даты и времени получения документов зависят дальнейшие взаиморасчеты с контрагентом (контроль оплат, отсрочки, штрафы и пени)».
Наши специалисты провели анализ процесса, собрали пожелания пользователей и руководителей, и проанализировали возможности интеграции с сайтом курьерской службы.
В компании уже использовали «1С:Бухгалтерию» и мы предложили в ней реализовать следующие действия:
Этап 1. Настроили систему штрихкодирования счетов на оплату
Для этого в печатную форму «Счет на оплату» внедрили уникальный штрих-код.
Этап 2. Разработали документ «Заявка курьеру»
С помощью нового документа заполнение заявки курьеру происходит с использованием сканера штрих-кодов автоматически. Сканируя счет на оплату, в программе сразу заполняются поля, необходимые для формирования заявки на сайте курьерской службы «КСЕ»: получатель, адрес, номер, содержимое пакета, дата.
Этап 3. Внедрили бесшовную интеграцию с сайтом курьерской службы «КСЕ» на основе протокола обмена API
Теперь заявка из 1С отправляется на сайт «КСЕ» с реестром документов. С сайта «КСЕ» в автоматическом режиме в программу 1С приходит информация о статусе отправления — информация отображается в истории изменения к документу «Счет на оплату».
Этап 4. Разработали отчет для контроля отправлений
Теперь менеджер может вывести информацию по нужным клиентам о фактической дате доставки, сроку отсрочки и дате платежа. Это позволяет контролировать своевременную оплату услуги клиентом.
Ускорение документооборота, как ключ к управлению дебиторской задолженностью
По итогам внедрения ТК ДАР существенно повысила эффективность обработки документов:
- уменьшилось время формирования заявки на отправление;
- увеличилась скорость подготовки пакетов и передача их курьеру;
- кратно уменьшились трудозатраты по контролю за передвижением отправлений;
- повысилась эффективность использования рабочего времени сотрудников за счет высвобождения времени;
- и, конечно самый главный результат — значительно упростилась работа с дебиторской задолженностью.
Работы по проекту выполнила компания «Бизнес Пульс».
