Представьте: менеджер тратит по 5 минут на поиск одной запчасти и должен искать ее по точному значению артикула. Маркетолог — 3 часа в день на обработку и загрузку фото. А руководитель перепроверяет резервы вручную, чтобы не продать одну и ту же запчасть двум разным клиентам. В «ТехноАзии» так было до недавнего времени. Команда ALIIT погрузилась в процессы компании, доработала «1С:Управление торговлей» и убрала всю эту рутину. Рассказываем в кейсе, как именно и к чему это привело.
В Благовещенске, где стройки и спецтехника — привычное дело, «ТехноАзия» с 2016 года стала надежной опорой для бизнеса. Под руководством Игоря Николаевича Параничева компания специализируется на продаже запчастей, шин, расходных материалов и спецтехники для грузовой и строительной техники.
Прямые поставки из Китая и склад на 5 тысяч уникальных позиций позволяют быстро закрывать любые запросы — часто уже в день обращения. В ассортименте компании как востребованные товары, так и редкие наименования, которые сложно найти на рынке. Компания предлагает подбор запчастей по фото, поиск и поставку редких моделей техники, а также организацию доставки с гарантией точного подбора. «ТехноАзия» работает как оптовый и розничный продавец, а также через интернет-магазин.
Когда учет перестал успевать за ростом
Бизнес рос, а старые инструменты учета перестали успевать. Компания активно наращивала ассортимент, увеличивая его до 5 тысяч позиций на складе, включая редкие запчасти. Менеджеры тратили часы на ручной поиск товара, так как система искала только по точному началу артикула, а не по вхождению строки.
Особенно остро стоял вопрос с фотографиями товаров. Для продаж через интернет-магазин и выгрузки на сайт DROM нужны были качественные фото с водяными знаками в разных форматах. Фото хранились прямо в базе 1С, что раздувало ее до критических размеров и замедляло работу. Загрузка и выгрузка делались вручную и отнимали у маркетолога по несколько часов каждый день.
Импортные закупки тоже давали о себе знать. Цены приходилось пересчитывать вручную, себестоимость считалась сложно и неточно, резервы под заказы не снимались автоматически — менеджеры могли продавать один и тот же товар разным клиентам.
Руководству не хватало удобных отчетов. Данные по валовой прибыли требовали перепроверки, а планирование закупок часто делалось на основе приблизительных цифр.
Продукция компании.
Как доработки в «1С:Управление торговлей» закрыли пять ключевых задач компании
Чтобы не тормозить процессы и не топить сотрудников в рутине, компания обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С ALIIT. Для нас в автоматизации бизнеса нет ничего невозможного. Команда специалистов не стала просто ставить коробочный продукт, а погрузились в реальные задачи менеджеров и кладовщиков и предложила доработать «1С:Управление торговлей» (1С:УТ) до полного соответствия жизни компании. Вот какие механизмы мы внедрили и как это помогло:
Этап 1. Фотографии и выгрузка на площадки
DROM — автомобильная онлайн-площадка, где клиенты ищут запчасти, шины и комплектующие. Раньше маркетолог вручную обрабатывал фотографии товаров, добавлял водяные знаки и выгружал изображения на DROM и в интернет-магазин. На это уходило до 3 часов в день, а хранение фотографий в базе 1С увеличивало ее объем и замедляло работу.
Что сделали? Чтобы убрать эту рутину, мы настроили автоматическую обработку изображений. Внешняя обработка получает фотографии с файлового сервера, передает их во внешнее облачное хранилище, подготавливает нужные форматы и выгружает готовые файлы на площадки. В справочнике «Номенклатура» 1С:УТ теперь хранится ссылка на актуальную фотографию, а устаревшие изображения система удаляет автоматически.
Результат. Маркетолог контролирует готовый процесс, а не обрабатывает каждую фотографию вручную.
Этап 2. Поиск товаров и контроль номенклатуры
При ассортименте около 5 тысяч позиций менеджеры тратили до 5 минут на поиск одной запчасти. Типовой поиск учитывал только начало артикула, поэтому сотрудникам приходилось просматривать результаты вручную.
Что сделали? Мы доработали типовой справочник «Номенклатура» в 1С:УТ –добавили поиск по вхождению строки и проверку уникальности артикулов с учетом пробелов. Теперь менеджер вводит несколько символов из любой части артикула и сразу получает подходящие позиции без дублей. В списке товаров мы также вывели цены, остатки и сроки поступления.
Результат. Менеджер быстрее подбирает товар и может сразу ответить клиенту, не открывая несколько разделов системы.
Этап 3. Импортные закупки и себестоимость
Работа с импортом требовала ручного пересчета цен в юанях, расчета себестоимости по партиям и переноса данных из внешних таблиц. Это занимало время и повышало риск ошибок.
Что сделали? Мы адаптировали в 1С:УТ документы и механизмы расчета себестоимости под закупки «ТехноАзии». Теперь система рассчитывает себестоимость по последней партии поступления, а документ «Установка цен номенклатуры» можно массово заполнить закупочными ценами в юанях.
Результат. Менеджеру больше не нужно вручную пересчитывать каждую позицию и переносить данные из таблиц. Компания быстрее обновляет цены и получает более точную информацию о стоимости импортных товаров.
Этап 4. Контроль резервов и остатков
Раньше после отмены заказа резерв не всегда снимался вовремя. Из-за этого менеджеры видели неточные остатки, а одна и та же запчасть могла попасть в заказы нескольких клиентов. В месяц возникало 5-7 подобных случаев.
Что сделали? Мы восстановили и доработали механизм резервирования в 1С:УТ. Теперь после отмены или завершения заказа система освобождает товар и возвращает его в доступный остаток.
Результат. Менеджер видит, какие позиции действительно можно предложить клиенту, а руководителю не приходится постоянно перепроверять резервы вручную.
Этап 5. Адресный склад и обмены
Раньше кладовщику нужно было отдельно указывать ячейку хранения для каждой позиции в приходном ордере.
Что сделали? Мы доработали документ: теперь сотрудник может выбрать несколько товаров и назначить им ячейку одной командой.
Результат. Это ускоряет размещение поступлений и снижает риск ошибок при хранении.
Кроме того, мы перевели базы на серверный режим, настроили автоматическое резервное копирование и обмен между «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерией» и банком. В розничных точках подключили кассы и эквайринг: склад и продавец подставляются автоматически, а чек можно оформить на основании заказа клиента.
После запуска системы мы настроили пользователей и права доступа, подготовили инструкции и скринкасты, провели обучение сотрудников и продолжили сопровождение проекта.
Меньше ручной работы — больше возможностей для роста
Благодаря настройке «1С:Управление Торговлей» под реальные задачи «ТехноАзии» компания наконец-то перестала тратить время на мелочи:
Сократила ручную работу и получила больший контроль над товарами, закупками и продажами.
Обработка фотографий стала занимать не 3 часа, а 15 минут в день — это дало около 60-65 часов экономии в месяц. Система сама подготавливает изображения и выгружает их на сайт DROM и интернет-магазин.
Поиск запчастей ускорился с 5 минут до 30 секунд. Менеджеры находят товары по нескольким символам артикула и сразу видят цены, остатки и сроки поступления.
Ошибки, связанные с резервами и повторной продажей товара снизились с 5-7 случаев в месяц до нуля. Себестоимость теперь рассчитывается по последней партии, а закрытие месяца сократилось с трех дней до одного.
Проект в компании «ТехноАзия» хороший пример того, как небольшая компания с широким ассортиментом, импортными поставками и разными каналами продаж может работать без лишней рутины и постоянных авралов. Команда «АЛИИТ» провела полную модернизацию учетной системы: обновила инфраструктуру, перевела базы на серверный режим, настроила резервное копирование, а главное — разработала десятки доработок под специфику автозапчастей. От фотографий и удобного поиска до импорта, адресного склада и точных отчетов. Теперь система работает стабильно, сотрудники занимаются продажами и клиентами, а бизнес спокойно развивается дальше.
Работы по проекту выполнены компанией «АЛИИТ».
