Работа с крупными розничными сетями часто связана с длительными отсрочками платежа. Для производителя кондитерских изделий «Штрудель и Ко» это условие сделало факторинг ключевым инструментом финансирования. Однако процесс оформления требовал ручного переноса данных между 1С:УНФ, сайтом банка и «1С:Бухгалтерией», что занимало время и создавало риски ошибок. Совместно мы автоматизировали все этапы — от выгрузки реестра до автоматических проводок в бухгалтерском учете и отражения операций в управленческом.
ООО «Кондитерские Традиции» — компания, работающая под брендом «Штрудель и Ко». Является производителем вкусных и необычных кондитерских десертов. Среди клиентов компании большая доля приходится на розничные сети, у которых одним из главных условий работы является отсрочка платежа от 60 до 90 дней. Поэтому ООО «Кондитерские Традиции» активно использует в свой работе факторинг от банка.
Факторинг: от ручного ввода к сквозной автоматизации
Вся процедура оформления факторинга проходила в два этапа:
- Этап 1. Подача документов на финансирование в банк.
На этом этапе сотрудники компании выгружали из «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ) документ «Расходная накладная„ и отчет „Продажи_для_факторинга_для_Финдира2“, чтобы составить список контрагентов, по которым нужно оформить запрос на факторинг. Затем на сайте банка вручную создавали „Извещение о поставке“. Каждую пятницу нужно было вносить данные и на выходные дни.
- Этап 2. Оформление проводки в «1С:Бухгалтерии».
Из личного кабинета банка сотрудники выгружали отчет в виде Excel-файла «Финансирование по поставкам». Бухгалтер вручную создавала в «1С:Бухгалтерии» документ «Передача задолженности на факторинг» на каждого покупателя, суммировала реализации и вводила проводки.
При этом в 1С:УНФ эти данные не передавались: управленческий учет не показывал, какая часть долга уже уступлена фактору.
Как учитывать факторинг в 1С:УНФ и «1С:Бухгалтерии»
Для автоматизации описанных процессов и обеспечения сквозного учета наша команда выполнила доработки в 1С:УНФ и настроила обмен с «1С:Бухгалтерией».
Что мы сделали
Для работы по первому этапу, на котором происходит выгрузка реестра, в документе «Расходная накладная» на вкладке «Дополнительно» создали новый реквизит — «Банк Фактор».
Разработали обработку, которая формирует реестр документов для факторинга и выгружает его в формате Excel (.xlsx). Формат выгрузки строго соответствует требованиям банка.
При формировании реестра реквизит «Дата отправки» автоматически проставляется как в файле выгрузки, так и в документах «Расходная накладная».
Также создали новый документ «Реестр платежей по факторингу». Он обладает следующей функциональностью:
- автоматически присваивать номера при проведении;
- содержит реквизиты: Организация, Контрагент, Банк Фактор, флажок «отправлен»;
- кнопки «Заполнить» (заполнение табличной части проведенными документами за указанную дату по Банку Фактору и Контрагенту), «Подбор», «Добавить», «Копировать», изменение порядка строк;
- возможность прикреплять файлы.
Завели новое право пользователя: «Добавление изменение реестра платежей по факторингу».
Для работы по второму этапу, на котором происходит загрузка отчета фактора и создание документа в 1С:УНФ, мы реализовали:
В 1С:УНФ создали новый документ «Передача задолженности на факторинг». В докуемнте предусмотрели возможность загрузки внешнего файла в формате .csv (отчет «Финансирование по поставкам» из личного кабинета банка) из журнала документов.
При загрузке автоматически создается документ «Передача задолженности на факторинг» с заполнением реквизитов: Организация, Банк Фактор, Период, Ответственный, Комментарий.
Настроили обмен документами между 1С:УНФ и «1С:Бухгалтерией». При обмене документ в 1С:УНФ разбивается на несколько документов — по каждому покупателю создается отдельный. В «1С:Бухгалтерии» загруженный документ автоматически формирует нужные проводки.
Итоги автоматизации факторинговых операций
После внедрения доработок компания взаимодействует с сервисом банка полностью автоматизировано на всех этапах. Кроме того, достигнуты следующие результаты:
- Время на подготовку реестра сократилось на 80%
- Ошибки ввода сведены к нулю. Система сама подтягивает ИНН, КПП и номера договоров из карточки контрагента.
- Прозрачность учета: теперь и в 1С:УНФ, и в 1С:Бухгалтерии видна реальная картина дебиторской задолженности.
Таким образом, все ручные операции заменены автоматизированными процедурами, обеспечена достоверность и оперативность учета, а также снижены риски ошибок при переносе данных.
Работы по проекту выполнены компанией GT Consulting.
