Почувствуйте разницу! История автоматизации учета производства с нуля в компании «Хвалынский сад»

Компания «Хвалынский сад»

• основной вид деятельности — выращивание и переработка плодово-ягодных культур;

• 15 штатных сотрудников и более 30 сезонных рабочих;

• продукция — яблочные соки прямого отжима «Хвалынский сад» и ягодные морсы.

История бизнеса

Семья Константина Чикобава занимается выращиванием и переработкой плодово-ягодных культур с 1992 года. В 2012 году Константин возглавил семейный бизнес и в 2013 году, одним из первых в России, наладил производство соков прямого отжима на линии по переработке овощей и фруктов Австрийской фирмы Voran. 

Качество сока является основным козырем — это абсолютно натуральный продукт без добавления консервантов и прочих добавок. Сок поставляется в крупные федеральные торговые сети ВкуссВилл, Самокат, Metro Cash&Carry. Для производства сока используются яблоки, выращенные как в собственном хозяйстве, так в подсобных хозяйствах Хвалынского района. Площадь собственных плодоносящих яблоневых садов составляет более 115 Га, из них 100 Га — молодые сады интенсивного типа.

Сады расположены в г. Хвалынск Саратовской области, на правом берегу Волги, по соседству с национальным парком «Хвалынский». Неповторимое местоположение даёт деревьям защиту от ветров и весенних заморозков, а также благоприятствует полному вызреванию урожая на южных склонах хвалынских гор. Период производства сока определяется временем созревания плодов и длится с августа по октябрь. Ежегодный объем составляет более 1000 тонн вкусной и экологически чистой продукции.

В 2021 году хозяйство стало победителем всероссийского конкурса «Бизнес- Успех» в номинации «Лучший сельскохозяйственный проект».

История автоматизации

Рост объемов производства заставил руководство компании задуматься об автоматизации. Таблички Еxcel, которые раньше выручали, уже не работали:

• информация не своевременная;
• допускается много ошибок.

Принимать управленческие решения становилось всё труднее. Сначала решили справиться собственными силами. Однако через некоторое время стало понятно, что времени и компетенций для осуществления работы недостаточно. Поэтому обратились в нашу компанию «Ключ Успеха».

Подход компании «Ключ успеха»

Наша компания была организована в 2015 году. Основной вид деятельности — аутсорсинг бухгалтерского учета под брендом 1С:БухОбслуживание. Работая с организациями малого и среднего бизнеса, стало понятно, что очень многие организации не имеют никакой автоматизации основных производственных процессов — нет учета от слова «СОВСЕМ». Поэтому возникла идея развивать направление автоматизации управленческого учета с использованием программы «1С:УНФ». Залогом верного бухгалтерского учета является порядок в учете управленческом. Если организация заинтересована в том, чтобы фактически видеть свой финансовый результат, то и проблем в работе с ней не возникает. Поэтому первоначальная задача — выстраивание управленческого учета в разрезе статей затрат и получения итогового финансового результата организации.

Исходные данные до начала проекта в «Хвалынский сад»

На начало 2021 года в своей работе сотрудники «Хвалынский сад» использовали программу «1С:Бухгалтерия», но только для выставления документов покупателям. Учет себестоимости производства и общий финансовый результат не был автоматизирован и велся «на коленке». Бухгалтерский учет организации вел приходящий бухгалтер, с ростом оборотов организации объем его работы рос пропорционально, так как все документы приходилось вносить вручную.

Программа использовалась на одном устройстве. Это доставляло дополнительные неудобства, так как сотрудники организации и бухгалтер не могли работать одновременно. Собственник не видел статистики по деятельности своей организации и финансовых результатов. В такой ситуации очень сложно управлять бизнесом. Так как соки «Хвалынский сад» поставляются в крупные торговые сети, необходимо было организовать электронный документооборот (ЭДО) и отправлять документы напрямую из программы учета.

Совместно со специалистами нашей компании сформулированные задачи автоматизации:

• автоматизация производства и получение себестоимости единицы продукции;
• оперативное получение информации о финансовом результате в разрезе статей доходов и расходов;
• уменьшение трудоемкости учета;
• настройка электронного документооборота с покупателями и поставщиками.

Решение и ход работ

Для автоматизации оперативного учета была выбрана облачная версия программы «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»). Облачный вариант программы решил вопрос по доступу и одновременной работе как сотрудников организации, так и приходящего бухгалтера. Учет был организован «с нуля». Все документы вносились в «1С:УНФ» и синхронизировались с «1С:Бухгалтерией». Все внедрение было проведено с использованием типовых механизмов программы в несколько этапов:

Этап 1. Определение аналитики по статьям затрат для итогового отчета «Бюджет доходов и расходов». Настройка статей учета по номенклатуре товаров и услуг. Внесение остатков товаров и материалов по состоянию на дату начала ведения учета. Внесение спецификаций производимой продукции.

Этап 2. Внесение спецификаций производимой продукции. Внесение документов производство, оперативное получение себестоимости произведенной продукции. Переработка с/х продукции имеет сезонность, поэтому очень важным является определение себестоимости выпуска, так как сырье (яблоки) имеет очень разную стоимость в течение года.

Этап 3. Настройка синхронизации документов из «1С:УНФ» в «1С:Бухгалтерию» для исключения ручного ввода документов и уменьшение трудоемкости. На стороне «1С:Бухгалтерии» были настроены счета учета для контрагентов и номенклатуры, для корректного заполнения данных по счетам учета и аналитике статей затрат. Настройка ЭДО для отправки документов покупателям из программы 1С.

Этап 4. Отражение всех документов с покупателями/поставщиками в «1С:УНФ», отслеживание корректности взаиморасчетов с покупателями/поставщиками. Отслеживание фактического количества материалов и товаров на складах. Формирование документов производства и стоимости материалов по произведенной продукции, получение себестоимости выпуска продукции.

Этап 5. Анализ и настройка отчета «Анализ бизнеса» по статьям расходов. Был настроен отчет «Анализ бизнеса», добавлены расчетные показатели, характеризующие деятельность организации.

Итоги проекта

1. Получение актуальной себестоимости продукции. Оперативно считается полная себестоимость производства продукции в разное время года, что позволило назначать цены на основании себестоимости и увеличить рентабельность продаж.

2. Оперативное получение финансового результата. В результате внедрения собственник получает финансовый результат в течении 10 дней после окончания месяца.

3. Всегда актуальная дебиторская и кредиторская задолженность по каждому покупателю и поставщику, что позволяет анализировать величину задолженности, контролировать условия платежей, не допускать кассовых разрывов.

4. При увеличении документооборота по сравнению с 2020 годом на 40% не потребовалось увеличение штата сотрудников.

5. Доступные актуальные остатки на складах в количественном и стоимостном выражении. Появилась информация о запасах, в которых заморожены деньги. В результате сократили остатки на складе на 5%

6. Внедрение ЭДО позволило сократить время обмена документами с покупателями/поставщиками.

Оценка результатов проекта клиентом

Константин Чикобава: «Я считаю, что мы очень своевременно занялись автоматизацией, у нас амбициозные планы, мы производим качественные соки и хотим, чтобы как можно больше людей могли выбрать продукцию отечественного производства, так как она экологически чистая. Молодые сады ежегодно увеличивают объем яблок.

В 2022 году мы планируем закупку нового оборудования. В планах увеличить объем продукции в два раза. Нашу продукцию покупают крупные федеральные торговые сети и теперь мы готовы к росту объемов продаж. Бизнес процессы стали прозрачными, я понимаю себестоимость каждой единицы продукции, что в итоге мы заработали что можем пустить на развитие производства.»

Работа по автоматизации выполнена компанией ООО «Ключ Успеха».