О компании
Наша компания FOOD4SEASONS занимается закупкой органических продуктов из Абхазии, Грузии и юга России с доставкой в Москву, Санкт-Петербург, Вологду, Переславль-Залесский, Череповец. В нашем ассортименте кроме сезонных фруктов, овощей и сухофруктов, есть продукты правильного питания: макароны из полбы, высокоолеиновое масло, ячменный солод, горный мед, орехи, рис, тростниковый сахар из Индии, пастила, гималайская соль, разные виды сыров и другие вкусные и полезные продукты питания.
Наша миссия — возрождение сельского хозяйства, благодаря помощи в реализации органических продуктов фермеров и повышения качества продуктов наших клиентов.
О внедряющей компании
С компанией БухСоюз мы познакомились благодаря очередной закупке фруктов. На тот момент мы весь учет вели с помощью Excel и в тетрадках… Ребята первыми обратили внимание на неудобство заказов через разные источники и предложили комплексное решение текущих проблем.
Они предложили сделать это в облачной программе 1С с возможностью масштабирования и увеличения функций программы по ходу использования.
Проблемы и тонкости бизнеса
Одной из главных проблем было ведение учета заказов и контроль отгрузок. Раньше заявки поступали в разные месенджеры и соцсети, а нам приходилось их собирать и самостоятельно заносить в таблицу Ехсel. На это тратилось много времени, приходилось консультировать людей по наличию товаров, снова и снова рассказывать об ассортименте и ценах.
Следующая проблема — это отслеживание оплаты и информирование клиентов об изменении статуса заказов.
Еще одна тонкость — заявки и оплаты на сезонные фрукты/овощи мы собираем заранее, это нужно было учесть и отмечать оплаченные заказы в базе. Так как от предварительной заявки до сбора и отгрузки заказа может проходить до полугода, то заказы часто терялись вместе с информацией об оплате. Нам приходилось часто напоминать клиентам об оплате и выуживать данную информацию из телефона или электронной почты.
Также была острая необходимость в группировке клиентов и их товаров по городам для отгрузки.
Решение проблем
Шаг 1. Выбор программы, начальная настройка, формирование ассортимента.
По рекомендации внедряющей компании для сбора заказов мы выбрали программу «1С:Управление нашей фирмой» (далее УНФ). Первым делом специалисты помогли внести товары с описанием, фотографиями и ценами по группам «Фрукты», «Сыры и молочная продукция», «Переработка Сады Рыжевских», «Орехи» и другим, а также научили нас, как это делать.
Хорошим подспорьем нам служили видеоуроки, которые специалисты записали специально для нас по нашим вопросам. Они позволили не обращаться постоянно к сотрудникам Бухсоюза и делиться необходимой информацией с коллегами. Уроки размещались в облаке и доступ был с любого устройства, что тоже было удобно.
Шаг 2. Автоматизация продаж с помощью веб-витрины
Вторым шагом стало создание веб-витрины с соответствующими категориями товаров. С помощью нее теперь наши клиенты легко могут узнать об ассортименте, выбрать товары и их заказать, а также отслеживать статус заказа. Для этого необходимо зайти на food4seasons.mag1c.ru, пройти быструю регистрацию и получить пароль для входа в личный кабинет и начать покупки.
Благодаря появлению своего интернета-магазина (веб-витрины) наши менеджеры расширили клиентскую базу и упростили приход новых заказов. Упростилась работа с новыми желающими приобрести нашу продукцию — из соцсетей или по прямой ссылке они переходят на витрину и сразу начинают заказывать. Все контактные данные из заказа переходят в базу УНФ, и мы имеем возможность связаться с покупателем и уточнить детали заказа.
Благодаря удобному поиску легко найти нужный товар при большом ассортименте.
Шаг 3. Работа с заказами.
Информацию о статусах заказа нашим клиентам удобно отслеживать в личном кабинете пользователя. Здесь же можно отменить заказ. Менеджеры работают с заказами в УНФ, могут изменять статусы заказов и состав товаров после согласования с покупателем. Для удобства информирования мы подключили Ассистента Дашу, встроенную в программу УНФ — она автоматически отсылает сообщения на почту покупателю о том, что заказ согласован и ожидает оплаты.
Оплату заказов можно вводить в базу вручную по чекам, присланным покупателями. В итоге мы в общем списке видим все статусы заказов и признаки оплаты, что помогает нам быстрее ориентироваться при работе с заказами.
В списке заказов есть удобная возможность отобрать нужные заказы (сделать фильтры по клиенту, оплате, состоянию, отгрузке). Основная информация по заказу показывается в графическом виде и позволяет одним взглядом окинуть текущее состояние продаж.
Шаг 4. Анализ заказов. Отчеты для отгрузок по городам
Поставка экологичных продуктов осуществляется нами в разные города. Получив все продукты от своих поставщиков (фрукты, овощи, мука и др.), нам предстоит развезти заказы по клиентам. Теперь задача сформировать отчет по отгрузке в конкретный город решается за несколько секунд. Это достигается за счет указания в карточке покупателя его местонахождения.
В отчете по городам видно: что и куда мы должны доставить, при желании его можно детализировать до покупателя.
Даричев Сергей — основатель проекта FOOD4SEASONS. Что я получил в результате автоматизации
В начале автоматизации у меня было опасение, что внедрение программы 1С только усложнит наши процессы и будет дорогим удовольствием. А мы стараемся и так уменьшить стоимость продуктов для наших клиентов, так как стоимость экологичных фермерских товаров не может быть низкой. Но начало внедрения прошло быстро и без существенных затрат. С помощью нескольких уроков мы научились управлять ассортиментом, получили удобный инструмент для управления заказами и клиентами.
Теперь мы можем:
- вести базу клиентов в одном месте, анализировать заказы и продажи. Не терять клиентов;
- принимать заказы как вручную в программе, так и автоматически с веб-витрины;
- получать сводные данные по заказам в разрезе групп, товаров, городов и клиентов. Благодаря предварительным заявкам от клиентов, FOOD4SEASONS теперь знает количество заказанных товаров по группам и может быстро отправить сводные заказы поставщикам;
- также сводные данные просто необходимы для отгрузок нашим клиентам, формирования логистики и доставки в разные города;
- вести учет остатков товаров и имеем возможность вовремя пополнить запасы.
Цифровые показатели:
Несмотря на не очень хороший год на Юге России по выращиванию экологических необработанных фруктов и овощей количество наших клиентов уже увеличилось на 20%.
Также увеличился ассортимент продукции и товаров, а количество полученных заказов выросло более чем на треть.
Кукушкина Алена — руководитель организации-внедренца
На этом проекте мы получили опыт быстрой автоматизации клиента. От договоренностей до получения первых результатов прошло меньше месяца.
В процессе работы с внедрением программы мы опробовали новый удобный способ обучения сотрудников клиента — мини — видеоуроки. На базе нашего опыта придумали мини-курс по началу работы в УНФ, который длится всего около часа и помогает нашим клиентам легко освоить азы работы в УНФ, а потенциальным клиентам быстро получить сведения о программе и не бояться начать автоматизировать свои процессы.
Кроме того, наши сотрудники получили возможность заказывать фермерские продукты экологической направленности и участвовать хоть в небольшом, но улучшении этого мира.
Планы по развитию автоматизации
- дальнейшая работа по работе с клиентами (дозаказы, логистика). Учет расчетов;
- рассматриваем более удобный способ оплаты клиентами и получения информации об оплате — это подключение ЮКассы с автоматической внесением оплаты в УНФ;
- возможность приобщения наших партнеров-фермеров к автоматизации и предоставление нашей витрины для большего количества поставщиков и клиентов.
