В связи с пандемией COVID-19, многие работодатели перевели сотрудников на дистанционную работу. Специалистам кадровых служб пришлось единовременно формировать и отправлять всем работникам дополнительные соглашения о переводе на удаленку.
Естественно, отправить индивидуальные письма возможно лишь в небольших компаниях. Организации с большим штатом должны произвести массовую рассылку на электронные адреса работников.
Документы удобно готовить и рассылать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», так как в ней уже имеются все личные данные сотрудников.
Фирма «1С», понимая срочность и объемность такой работы, оперативно подготовила новый инструмент для дистанционного оформления переводов работников на удаленную работу.
Установка расширения для формирования документов по переводу работников на удаленку
В связи с переводом многих сотрудников на удаленную работу в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализована возможность массового формирования необходимых для этого юридических документов.
Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации.
Установить Расширение может пользователь с полными правами, предварительно получив его .
Установка производится в меню Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Расширения.
В открывшейся форме нужно по кнопке Добавить из файла выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.
Подготовка документов для перевода сотрудников на удаленную работу
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу доступна в меню Кадры — Сервис — Оформление переводов на удаленную работу.
По кнопке Подбор можно собрать список сотрудников, для которых готовятся документы.
В программе автоматически формируется вступительное письмо, одинаковое для всех сотрудников с разъяснением, какой комплект документов и в связи с чем им направляется.
Тема и текст письма, общие для всех сотрудников, указываются в разделе Отправка документов.
Затем так же автоматически создается комплект документов, индивидуальный для каждого работника. Этот комплект содержит заявление от имени сотрудника, направляемое ему на подпись, и дополнительное соглашение к трудовому договору работника.
Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) предоставляет возможность подобрать (кнопка Подбор) список сотрудников, для которых формируются документы.
В карточках сотрудников должны быть предварительно заполнены их электронные адреса (меню Сотрудники — Личные данные — Email).
В программе нужно настроить Параметры учетной записи электронной почты, с которой будет выполняться рассылка (меню Администрирование — Органайзер — Настройка системной учетной записи).
В разделе формы Печать документов указываются даты: Дата заявления, Дата перевода, Дата соглашения, которые отображаются в печатных формах.
По кнопке Печать документы открываются в редакторе, где их можно напечатать и отредактировать.
Если нет возможности передачи бумажного варианта, то сформированные документы можно разослать сотрудникам на электронную почту одной кнопкой Отправить.
Каждый сотрудник получит только свой комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.
Массовая почтовая рассылка всем сотрудникам компании
В версии 3.1.13.151 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 форма Оформление переводов на удаленную работу предоставляется в формате Расширения. В ближайшее время эта функция войдет в саму программу и станет доступна даже пользователям базовых версий.
Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов, заявлений и т. п.
Кнопкой Изменить вносятся изменения в макет печатной формы. Для редактирования можно применять предустановленные Параметры макета, выделенные в тексте символами « {…} «.
- Работодатель:
- ПолноеНаименованиеОрганизации;
- ОрганизацияВРодительномПадеже;
- АдресОрганизации;
- ТелефонОрганизации;
- АдресЭлектроннойПочтыОрганизации;
- ДолжностьРуководителя;
- ДолжностьРуководителяВДательномПадеже;
- ФамилияИнициалыРуководителя;
- ФамилияИнициалыРуководителяВДательномПадеже;
- ФИОРуководителяВРодительномПадеже.
- Работник:
- ФамилияИнициалы;
- ФИОВРодительномПадеже;
- ДатаТрудовогоДоговораСтрокой;
- НомерТрудовогоДоговораСтрокой;
- ПаспортныеДанные;
- АдресФактический;
- Телефон;
- АдресЭлектроннойПочты.
- Даты:
- ДатаЗаявления;
- ДатаПереводаНаУдаленнуюРаботу;
- ДатаДополнительногоСоглашения.
В макет нельзя добавлять не предусмотренные параметры, чтобы при формировании документов не возникла ошибка.
Весь остальной текст может быть произвольным, а макет документа может создаваться человеком, который делает рассылку.
Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.
После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.
Таким образом, используя инструмент для дистанционного оформления переводов на удаленную работу, сотрудник отдела кадров может рассылать работникам произвольную именную корреспонденцию.
Пользоваться этим функционалом можно как для рассылки писем по кадровым вопросам, так и по любым другим.
Еще полезные материалы на сайте БУХ.1С в разделах:
Комментарии