Внедрение «1С:Документооборота» в «АЭМ технологии» — одно из самых масштабных внедрений продукта.
С использованием «1С:Документооборота» создана единая комплексная система хранения организационных и распорядительных документов для всех производственных площадок и головного офиса, налажен процесс управления документооборотом компании.
Комплексная информационная система на базе «1С:Документооборота» позволила упорядочить процессы, значительно сократить время на выполнение рутинных операций, сократить срок согласования документов более чем в 5 раз, количество неисполненных поручений в 20 раз, повысить эффективность управленческой деятельности и сократить сроки принятия решений.
Акционерное общество «АЭМ-технологии», основанное в 2007 году в структуре АО «Атомэнергомаш» — машиностроительного дивизиона государственной корпорации «Росатом», в настоящее время является одной из ведущих российских компаний в области энергетического машиностроения. В структуре компании — инжиниринговый центр и две производственные площадки: филиал «Петрозаводскмаш» в Петрозаводске и филиал «Атоммаш» в Волгодонске. Численность персонала — более трех с половиной тысяч человек.
«АЭМ-технологии» — единственное в России предприятие, которое производит полный комплект оборудования реакторного зала АЭС. Технологические возможности позволяют предприятию выпускать до четырех таких комплектов в год.
О внедрении
- создание сквозных процессов для своевременного принятия управленческих решений,
- систематизация деятельности сотрудников и получение необходимой информации в любой момент времени,
- повышение исполнительской дисциплины,
- организация среды для совместной работы сотрудников.
Результаты проекта
Комплексная информационная система охватывает все производственные площадки и подразделения «АЭМ-технологии».
Пользователями системы являются более 3500 человек — управляющий состав, сотрудники производственных подразделений, контроля качества, конструкторских подразделений.
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции;
- Формирование и контроль исполнения служебных записок;
- Регистрация и исполнение приказов и распорядительных документов;
- Проведение закупочных процедур;
- Согласование договоров с использованием типовых шаблонов;
- Согласование технико-коммерческих предложений;
- Подписание авансовых отчетов;
- Контроль исполнительской дисциплины;
- Формирование ключевых показателей эффективности;
- Тестирование сотрудников;
- Мониторинг проекта «Ценности Росатом»;
- Прием, увольнение сотрудника.
Сотрудники работают и через веб-интерфейс в привычных браузерах и на мобильных устройствах при помощи мобильного приложения для «1С:Документооборота».
Описание проекта
Работы по проекту выполнялись в несколько этапов:
- Проект стартовал в управляющей компании, первый контур проекта охватил сто сотрудников. Автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией, работа с договорными документами. Подготовлены процессные инструкции для сотрудников, положение по электронному документообороту, положение о договорной работе.
- Далее к проекту присоединилась производственная площадка «Петрозаводскмаш» и ее управляющий состав. Были автоматизированы основные процессы: согласование и ознакомление с приказами, исполнение протоколов совещаний.
- К работе в системе присоединилась производственная площадка «Атоммаш» в Волгодонске. Автоматизированы сквозные процессы между всеми территориально-распределенными филиалами компании. «1С:Документооборот» интегрирован с системами «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Управление производственным предприятием».
- Запущены комплексные процессы (согласование договоров, прохождение технико-коммерческих предложений, согласование закупочных процедур и претензионная работа), система управления проектами.
- Осуществлен переход на «1С:Документооборот» редакции 2.0 и платформу «1С:Предприятие 8 КОРП», повышена производительность системы. Поддерживается требуемый уровень стабильности работающей системы.
Параметры системы по состоянию на июнь 2016 г.
- Подключено более 3 500 пользователей;
- Более 1 400 одновременных подключений;
- Загружено более 300 000 документов, более 600 000 файлов;
- Более 500 000 запущенных процессов и 1,5 млн задач;
- Размер базы — 66,82 Гб, размер хранилища файлов — 473 Гб.
- «1С:Зарплата и управление персоналом» является основной системой для создания, хранения и поддержки в актуальном состоянии информации о структуре компании, сотрудниках и их должностях.
- Полностью автоматизирован процесс оформления авансовых отчетов: документ, созданный в «1C:Управлении производственным предприятием», согласовывается и утверждается в «1С:Документообороте», а результаты утверждения автоматически отражаются в «1C:Управлении производственным предприятием».
- Каждый договор обязательно сопровождается номером производственного заказа, сформированного в «1C:Управлении производственным предприятием».
Используется электронная подпись для подписания не только управленческой (организационной) документации, но и конструкторской документации.
С помощью «1С:Документооборота» на всех площадках компании автоматизированы процессы претензионной работы. В том числе предусмотрен выход на мирное урегулирование или отказ от дальнейшей претензионной деятельности по причине возможного возникновения встречных требований со стороны контрагента. Все копии документов сохраняются в единую карточку документа, что позволяет проследить историю их появления и наглядно просмотреть весь состав дела.
Специалистами «АЭМ-технологии» создана дополнительная подсистема «Тестирование», которая позволяет проводить тестирование на квалификацию по атомной тематике, по единому отраслевому стандарту закупок, по конструкторскому оборудованию и другим тематикам.
В планах дальнейшая оптимизация процессов компании с учетом постоянно меняющейся организационной структуры, связанной с динамичным развитием компании.
Комментарии