Уничтожение бумажных и электронных документов: как организовать процесс в системах «1С:Архив» и «1С:Документооборот»

Уничтожение документа — это завершающий этап его жизненного цикла. На практике процесс состоит из административной (проведение экспертизы ценности) и практической части — подготовки и проведения уничтожения: бумажные документы могут быть уничтожены собственными силами организации либо передаваться на уничтожение специализированной организации, а электронные документы удаляются из информационных систем в установленном порядке.

В данной статье рассматривается общий порядок уничтожения документов организации, сроки хранения которых истекли и которые по результатам экспертизы ценности не подлежат дальнейшему хранению. Речь пойдет о документах, для которых не установлены специальные требования к порядку уничтожения. Особые категории документов, например документы с грифом ограничения доступа «Для служебного пользования», могут предусматривать дополнительные требования и процедуры и в рамках статьи отдельно не рассматриваются.

С точки зрения делопроизводства и архивного хранения уничтожение документов — это регламентированный процесс, который должен быть подтвержден документально на всех его этапах: от момента подготовки документов для проведения экспертизы ценности до момента физического уничтожения.

В процессе важно не только уничтожить документы, но и подтвердить, что срок их хранения действительно истек, они не имеют дальнейшей практической, юридической или исторической ценности, а сам факт уничтожения требуется зафиксировать в учетных документах организации.

В статье рассмотрим, как может быть организован процесс уничтожения бумажных и электронных документов и какие этапы можно автоматизировать с использованием программных продуктов «1С».

Нормативные акты

Порядок и правила уничтожения документов регламентируются несколькими ключевыми нормативными актами:

1. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Архивные правила).
2. Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
3. Приказ Росархива от 11.04.2018. № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях».
4. Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления».
5. Локальные нормативные акты организации.

К локальным документам можно отнести инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, положение об экспертной комиссии, правила работы с электронными документами и инструкции по защите конфиденциальной информации.

Ключевой принцип заключается в том, что документы не должны уничтожаться произвольно. Документы могут быть выделены к уничтожению только по результатам экспертизы ценности по истечении сроков их хранения [1].

Сроки хранения документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. При этом сроки хранения документов не зависят от вида носителя (бумажный или электронный).

Основные этапы выделения документов к уничтожению и их уничтожения

Процесс уничтожения документов можно разделить на несколько основных этапов:

1. Выявление дел и электронных документов с истекшими сроками хранения.
   Важно учитывать: в организации должны быть утверждены описи дел постоянного хранения и по личному составу за период отбираемых к уничтожению документов.
2. Формирование предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (подпункт «г» пункта 23 Архивных правил) .
3. Согласование возможности уничтожения выявленных документов с заинтересованными подразделениями.
4. Составление проекта акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, на основании представленных предложений.
5. Рассмотрение проекта акта экспертной комиссией (далее — ЭК).
6. Утверждение акта уполномоченным лицом.
7. Подготовка документов к уничтожению.
8. Непосредственное уничтожение бумажных или электронных документов.
9. Фиксация результата в учетных данных.

В зависимости от специфики деятельности организации и категорий уничтожаемых документов отдельные этапы процесса могут быть дополнены или расширены. Например, при уничтожении документов, содержащих персональные данные, к работе может привлекаться ответственный за организацию обработки персональных данных.

Автоматизация процесса уничтожения документов, не подлежащих хранению, в системах «1С:Архив» и «1С:Документооборот»

В данной статье рассмотрим пример, когда в организации совместно используются системы «1С:Документооборот» и «1С:Архив»: документы, завершенные делопроизводством в «1С:Документообороте», переданы на архивное хранение в «1С:Архив». В этом случае подготовка документов к уничтожению начинается в системе «1С:Архив». В «1С:Архиве» выявляются документы с истекшими сроками хранения и формируются сведения для подготовки предложений к акту о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению. На последующих этапах процесса используется «1С:Документооборот», в том числе для согласования возможности уничтожения документов, рассмотрения и утверждения подготовленного проекта акта.

1. Выявление документов и дел с истекшими сроками хранения в «1С:Архиве» и формирование печатной формы «Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению».
   На первом этапе работнику службы делопроизводства (лицу, ответственному за делопроизводство) необходимо выявить документы, сроки хранения которых истекли. В «1С:Архиве» документы сгруппированы в дела (тома), одно дело при необходимости может быть представлено несколькими томами. Подбор дел (томов), подлежащих уничтожению, выполняется на основании сведений из номенклатуры дел. Для этого в «1С:Архиве» в карточке документа «Уничтожение дел» используется команда «Заполнить» (рис. 1).
   

   Рис. 1. Подбор дел (томов), подлежащих уничтожению, в карточке «Уничтожение дел»
   По команде «Заполнить» система определяет дела (тома) с истекшими сроками хранения, которые могут быть выделены к уничтожению. После подбора и записи карточки можно сформировать печатную форму «Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению», содержащую перечень отобранных дел (томов). В рассматриваемом варианте данный перечень используется для подготовки предложений к акту и последующего согласования возможности уничтожения документов с владельцами документов и заинтересованными подразделениями.
   

   Рис. 2. Печатная форма «Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению»
   После формирования проекта акта все последующие процессы, связанные с его согласованием и утверждением, организуются в системе «1С:Документооборот».
2. Согласование возможности уничтожения выделенных документов с заинтересованными подразделениями.
   Процесс согласования возможности уничтожения отобранных дел организуется в системе «1С:Документооборот» в рамках рассматриваемого примера через создание нового документа с видом «Уничтожение дел». Использование данного вида документа является одним из вариантов организации процесса. В зависимости от принятого в организации порядка согласование может быть организовано с использованием другого вида внутреннего документа, например служебной записки.
   Документ «Уничтожение дел» в данном случае представляет собой карточку «1С:Документооборота», в рамках которой организуется процесс согласования возможности уничтожения дел, включенных в сформированный проект акта. К документу прикрепляется проект акта — печатная форма «Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению», которая была сформирована в системе «1С:Архив» .
   Документ направляется на согласование владельцам документов и заинтересованным подразделениям. Если по результатам согласования поступили предложения по изменению перечня дел (томов), включенных в проект акта, работник службы делопроизводства учитывает их и при необходимости корректирует соответствующие сведения в «1С:Архиве». После этого формируется актуальная версия печатной формы «Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению». Если предложений по результатам согласования не поступило, ранее сформированный проект акта остается без изменений.
   Актуальная версия проекта акта прикладывается к документу «Уничтожение дел» в «1С:Документообороте». После завершения задачи работником службы делопроизводства поступает задача для секретаря экспертной комиссии на включение проекта «Акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению», в повестку дня ближайшего заседания экспертной комиссии.
3. Рассмотрение экспертной комиссией проекта «Акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению».
   Организовать проведение заседания экспертной комиссии и зафиксировать его результаты можно в «1С:Документообороте» с помощью функционала «Мероприятия».
   Для проведения заседания экспертной комиссии в «1С:Документообороте» создается мероприятие. В карточке мероприятия указываются его наименование, дата и время проведения заседания, председатель и члены экспертной комиссии. В описании также приводится краткая повестка, а в файлы карточки прикладываются согласованный проект акта, лист согласования и при необходимости другие материалы, необходимые членам комиссии для принятия решения.
   Далее формируется повестка заседания на вкладке «Программа». В нее включается вопрос о рассмотрении проекта «Акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению». При необходимости в повестку также включаются и другие вопросы, планируемые к рассмотрению экспертной комиссией.
   

   Рис. 3. Программа заседания экспертной комиссии
   В ходе заседания в системе фиксируются принятые экспертной комиссией решения по вопросам повестки дня. Например, по результатам рассмотрения комиссия может согласовать проект акта или принять решение о необходимости его доработки.
   

   Рис. 4. Фиксация решений экспертной комиссии
   Рис. 4. Фиксация решений экспертной комиссии После завершения заседания на основании внесенных в мероприятие данных можно сформировать протокол. В него включается информация о проведенном заседании, составе участников, рассмотренных вопросах и принятых экспертной комиссией решениях.
   По решениям, зафиксированным в пунктах протокола, в «1С:Документообороте» могут быть сформированы поручения и направлены исполнителям, указанным в соответствующих пунктах. Это позволяет организовать дальнейшее выполнение принятых комиссией решений и контролировать сроки их исполнения.
4. Утверждение «Акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению».
   После того как секретарь экспертной комиссии завершает задачу по рассмотрению проекта акта на заседании, в документе «Уничтожение дел» работнику службы делопроизводства формируется задача на дальнейшую работу с актом.
   Если по итогам заседания были сформулированы замечания, работник службы делопроизводства вносит необходимые изменения в проект акта. При отсутствии замечаний проект акта остается без изменений. После этого к карточке прикладывается итоговый протокол заседания экспертной комиссии и проект акта направляется на согласование руководителю архива, а после его согласования — на утверждение руководителю организации (или уполномоченному лицу).
   Руководителю организации (или уполномоченному лицу) в «1С:Документообороте» поступает задача на утверждение. В рамках задачи он знакомится с проектом акта и принимает решение об его утверждении. После положительного завершения задачи акт считается утвержденным.
5. Подготовка и непосредственное уничтожение документов.
   После утверждения акта документы подготавливаются к фактическому уничтожению в «1С:Архиве».
   Для бумажных документов этот этап может включать изъятие дел из мест хранения, их подготовку к передаче, оформление сопроводительных документов и передачу ответственному за уничтожение документов или специализированной организации. Уничтожение выполняется работниками архива, службой делопроизводства либо иными сотрудниками, на которых соответствующие обязанности возложены локальными нормативными актами.
   Уничтожение должно выполняться способом, исключающим возможность восстановления содержащейся в документах информации. Например, документы могут быть уничтожены путем шредирования или переданы специализированной организации для последующей утилизации. Если документы передаются сторонней организации, то после уничтожения документов должен быть получен подтверждающий документ от этой организации. Если уничтожение проводилось силами самой организации, то составляется акт уничтожения документов, который подписывается комиссией, которая произвела фактическое уничтожение документов. Эти документы являются основанием для внесения записи в «Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению», и изменений в учетные системы.
   При подготовке к уничтожению электронных архивных документов необходимо определить способ и место их хранения: в архивной системе, файловом хранилище, резервных копиях, интегрированных учетных системах и (или) на физически обособленных носителях. Если отдельные экземпляры или копии находятся вне системы «1С:Архив», необходимо обеспечить их уничтожение в соответствующих местах хранения в установленном организацией порядке. Уничтожение должно выполняться способом, исключающим возможность восстановления содержащейся в документах информации.
   После того как дела и документы подготовлены к уничтожению, можно переходить к непосредственному удалению документов в «1С:Архиве».
   Для запуска уничтожения в системе «1С:Архив» в карточке «Уничтожение дел» необходимо выбрать команду «Провести». Перед выполнением операции система предупреждает пользователя о том, что проведение документа приведет к удалению файлов. После подтверждения файлы, относящиеся к делам, включенным в акт, помещаются в очередь на удаление.
   

   Рис. 5. Проведение документа «Уничтожение дел»
   Фактическое удаление документа как объекта системы выполняется автоматически системой после выполнения регламентного задания. По умолчанию дата удаления определяется по правилу «текущая дата + две недели», при необходимости этот срок можно изменить в настройках системы в соответствии с локальными документами организации. После наступления установленной даты файлы удаляются без возможности восстановления. При этом в системе сохраняется карточка документа с реквизитами и сведениями о его уничтожении.
   В карточке дела (тома), документы которого уничтожены, появляется соответствующая отметка в виде гиперссылки, по которой можно перейти к карточке «Уничтожение дел».
   

   Рис. 6. Сведения об уничтожении в карточке дела (тома)
   Аналогичная информация отображается и в карточке уничтоженного документа. Карточки этих документов открываются только для чтения.
   

   Рис. 7. Сведения об уничтожении в карточке документа
   После уничтожения документов в «1С:Архиве» в систему-источник, «1С:Документооборот», передается карточка «Уничтожение дел». Кроме того, сведения об уничтожении отображаются в карточках уничтоженных дел (томов) и в карточках уничтоженных документов.
   

   Рис. 8. Карточка «Уничтожение дел», созданная в «1С:Документообороте» по результатам уничтожения документов в «1С:Архиве»
   Рис. 8. Карточка «Уничтожение дел», созданная в «1С:Документообороте» по результатам уничтожения документов в «1С:Архиве»
6. Внесение изменений в учетные документы.
   После уничтожения документов информация об этом вносится в следующие учетные документы: номенклатуру дел, книгу учета поступления и выбытия дел, карточку документа и карточку дела (тома). В системах «1С:Архив» и «1С:Документооборот» внесение изменений в учетных документах происходит автоматически по факту уничтожения.

Заключение

Уничтожение документов представляет собой не разовую операцию, а регламентированный процесс, который должен быть встроен в систему управления документами организации.

Использование «1С:Архива» и «1С:Документооборота» позволяет организовать основные этапы этого процесса в едином информационном контуре: выявлять документы с истекшими сроками хранения, формировать «Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению», организовывать его рассмотрение и утверждение, фиксировать решения экспертной комиссии, контролировать выполнение связанных задач и сохранять сведения о результатах уничтожения в учетных данных.

Такой подход снижает юридические и операционные риски, упрощает и ускоряет работу руководителя службы делопроизводства и архивиста, а также помогает организации соблюдать требования законодательства и внутренних регламентов.

Литература

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 01.03.2025. — Москва: Стандартинформ, 2025. — 24 с.