Группа компаний "Форус" завершила комплексную автоматизацию сети алкогольных минимаркетов "Джин" в Иркутской области. Информационная система, созданная на основе решений "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Розница 8", обеспечила постоянное наличие широкого ассортимента продукции в каждом из 16 магазинов компании. Организован точный учет остатков продукции в торговых точках, налажен контроль за всеми этапами закупки - от планирования заказа поставщику до поступления товара в магазин. Запущена специально разработанная для торговой сети бонусная (карточная) система, которая позволяет привлекать новых покупателей и увеличивать продажи. Практически исключены очереди на кассах. Компания получила удобную и легко тиражируемую систему управления розничной сетью: теперь открытие нового магазина занимает не более одного рабочего дня.
Первые магазины розничной сети алкогольных минимаркетов "Джин" открылись в Иркутске в октябре 2013 года, на текущий момент по всему Сибирскому Федеральному округу работает 16 магазинов.
На момент обращения к специалистам ГК "Форус" "Джин" только планировал выходить на рынок. Руководству компании было важно, чтобы уже с первого дня открытия каждый магазин компании мог предоставить своим клиентам широкий ассортимент товаров и высокий уровень сервиса. Кроме того, было необходимо обеспечить быстрый запуск новых магазинов расширяющейся сети. Для этого компании требовалась информационная система, которая позволяла бы оперативно отслеживать остатки продукции в магазинах и на складе, своевременно формировать заказы поставщикам, быстро обслуживать покупателей на кассах, а также обеспечивала сотрудников удобными и простыми в освоении инструментами для оперативной и эффективной работы.
Для автоматизации центрального офиса сети была выбрана программа "1С:Управление торговлей 8", для магазинов - "1С:Розница 8, а также необходимое торговое оборудование: фискальные регистраторы, эквайринговые терминалы для проведения оплаты по банковским картам, терминалы сбора данных для инвентаризации и приёмки товара, сканеры штрих-кодов, дисплеи покупателя. Для автоматической выгрузки всех необходимых для работы документов по товародвижению был настроен обмен данными между "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Бухгалтерия 8".
Ключевые итоги проекта:
- Организован точный учет остатков товаров по всем точкам сети. Заказы поставщикам формируются автоматически на основании данных из каждого магазина. При этом для всех товарных номенклатур в каждом конкретном магазине задан минимальный возможный остаток товара. Как только достигается это значение, персонал формирует заявки, которые поступают в центральную базу "1С:Управление торговлей 8", где формируется сводный заказ поставщику. Кроме того, реализована загрузка прайс-листов от поставщиков и поступлений товаров и услуг из электронных таблиц в "1С:Управление торговлей 8" . Это позволило наладить контроль за всеми этапами процесса закупки - от планирования заказа поставщику до поступления товара в магазин. Обеспечены своевременные поставки продукции в необходимом объеме и точно в срок
- Система помогает максимально просто и быстро выполнять сверку данных заказов с фактическим поступлением товаров, а в случае необходимости - оперативно оформлять акты о расхождении. Это ускорило приемку товара в магазинах, упростило возврат брака или товара, поступившего в магазин по ошибке поставщика при комплектации заказа.
- Ассортимент товаров в магазинах сети отличается в зависимости от их размера и местоположения. В системе настроены правила управления ассортиментом для каждой категории торговой точки. При открытии нового магазина в системе задается определенный перечень товаров, доступных для продажи в этом магазине. Это не только обеспечивает постоянное наличие широкого ассортимента продукции, но и не позволяет сотрудникам магазина заказывать товар "на свое усмотрение", если его нет в перечне товарных номенклатур их магазина. При этом руководство центрального офиса может оперативно контролировать соблюдение ассортиментной политики компании.
- Рабочи1С:Бухгалтерия 8 оборудованы фискальными регистраторами, эквайринговыми терминалами для проведения оплаты по банковским картам, терминалом сбора данных для инвентаризации и приёмки товара, сканерами штрих-кодов, дисплеями покупателя. Это позволяет оформлять быстрые продажи и предотвращать возникновение очередей на кассах, оперативно выполнять приемку товара и инвентаризацию остатков. Ошибки при оформлении складских и торговых операций исключены. Кроме того, система не проводит алкоголь через кассу позже заданного времени, позволяя тем самым избежать административной ответственности за нарушение законодательства.
- Автоматизировано начисление бонусов по программе лояльности, специально разработанной для сети "Джин". Это помогает компании привлекать больше покупателей и увеличивать объемы продаж.
- В системе "1С:Розница 8" автоматически формируются отчеты по чекам: средний, по дням недели, по времени покупки, по дисконтным и бонусным картам. Такие статистические отчеты позволяют оптимизировать количество работающих касс и количество сотрудников, которые должны находиться в торговом зале в определенное время. Система "1С:Управление торговлей 8" формирует отчеты по валовой прибыли, по доходам и расходам, что дает руководству точные финансовые показатели в режиме в реального времени для оценки текущей ситуации и прогнозов на будущее.
- Заработная плата сотрудников сети "Джин" зависит от количества отработанных часов. Система в автоматическом режиме фиксирует, когда сотрудник включил и выключил оборудование, и, на основании полученных данных, рассчитывает количество фактически отработанного времени. Благодаря этому руководство может не только следить за дисциплиной сотрудников каждого магазина, но и делать точные выплаты согласно табелю.
- В системе настроены правила формирования цен на продукцию с учетом ограничений, установленных законодательством. В частности, на алкогольную продукцию законом установлены минимальные цены, дешевле которых продавать нельзя, а на сигареты цена ограничена сверху - нельзя продавать дороже максимальной розничной цены. Система в автоматическом режиме анализирует закупочную цену товара, на основании которой рассчитывается розничная стоимость, при этом проверяется, входит ли данная цена в рамки, установленные законодательством.
- Кроме того, автоматизирован учет маркетинговых соглашений с поставщиками. Это позволяет компании контролировать закупочные цены и гарантированно получать скидки, ретро-бонусы и другие вознаграждения от поставщиков.
"Решение "1С:Управление торговлей 8" помогает нам управлять всей сетью магазинов из офиса и формировать заказы поставщикам. С помощью торгового оборудования и системы"1С:Розница 8" на местах учитываются расхождения при поступлении и быстро оформляются продажи. Уровень подготовки пользователей разный, кто-то уже работал с продуктами "1С" и легко ориентируется в интерфейсе платформы, а некоторые приходят без соответствующего опыта. Поэтому мы стараемся подходить к каждому сотруднику индивидуально: обучаем, заказываем консультации специалистов "Форус". В результате мы получили легко тиражируемую систему, которая позволяет нам предлагать покупателям широкий ассортимент продукции, обеспечивать высокий уровень сервиса и быстро запускать новые торговые точки. Открытие нового магазина занимает у нас теперь всего один день", - поделился Станислав Анатольевич Падин, директор компании-заказчика.
Первые магазины розничной сети алкогольных минимаркетов "Джин" открылись в октябре 2013 года, на текущий момент по всему Сибирскому Федеральному округу работает 16 магазинов. В каждом магазине работает до 6 человек, 2 из которых взаимодействуют с клиентами и системой "1С".
Группа компаний "Форус" (1992г.) - одна из крупнейших компаний в области информационных технологий на территории Сибири и Дальнего Востока, ведущий поставщик программного обеспечения, IT-услуг и решений по мнению ведущих рейтинговых агентств (РА Эксперт, CNews). По оценке аудиторов системы менеджмента качества ИСО, 9001 DNV CIS BV, "Форус" - в числе лидеров сети компаний-партнеров "1С". На сегодня в штате компании более 350 сотрудников, из 60 сертифицированных фирмой "1С" специалистов сопровождения. Группа компаний является Центром компетенции по бюджетному учету фирмы "1С". За 23 года "Форус" накоплен большой опыт работы и успешных внедрений как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.