Руководителям компании обычно недостаточно видеть одну цифру с итоговыми расходами на топливо в конце месяца. Они хотят формировать более детализированное понимание: на какой автомобиль отнесены затраты? Кто из сотрудников и на каком автомобиле заправлялся? Однако до недавнего времени в ООО «ПогрузБайПлюс» получить такие данные было сложно. Поставщик ежемесячно присылал отчет в формате Excel с датами, литражами и номерами топливных карт. А дальше начинался ручной труд: бухгалтеры копировали строки, создавали документы в 1С, выясняли по номеру топливной карты на какой автомобиль нужно отнести затраты, вспоминали, кто из водителей был закреплен за конкретной машиной, и пытались распределить затраты по объектам учета.
На это уходили часы, а иногда и дни работы. И даже после многократной проверки в документах могли возникать ошибки. Такая система не только создавала нагрузку на бухгалтерию, но и лишала руководство возможности оперативно управлять издержками. Специалисты ГК «Аверсон» решили эту задачу, настроив автоматическую загрузку отчетов в уже используемую в компании программу 1С. Рассказываем в кейсе, как это работает.
О компании
ООО «ПогрузБайПлюс» специализируется на продаже, аренде и сервисном обслуживании складской техники и вилочных погрузчиков.
Компания поставляет новую технику ZOOMLION на территории Беларуси, а также занимается реализацией бывших в эксплуатации погрузчиков, поставкой складского оборудования и сервисным обслуживанием техники различных производителей. Для выполнения сервисных работ, доставки техники и решения операционных задач предприятие активно использует собственный автотранспорт, поэтому учет расходов на топливо является важной частью финансового учета и контроля затрат.
Предпосылки проекта
Поставщик топлива ежемесячно предоставлял отчет по топливным картам в формате Excel с детализированной информацией о заправках.
До автоматизации сотрудники бухгалтерии выполняли обработку отчета вручную:
- загружали и анализировали данные из Excel-файла;
- создавали документы учета по операциям заправки;
- распределяли затраты по автомобилям и ответственным сотрудникам;
- проверяли корректность заполнения документов.
По мере роста количества операций увеличивались трудозатраты на обработку данных. Кроме того, распределять затраты на конкретный автомобиль и ответственного сотрудника вручную было сложно, стали возникать ошибки.
Цель проекта
Автоматизировать обработку отчетов по топливным картам. исключить ручной ввод данных при отражении операций в учетной системе и сделать систему распределения затрат по автомобилям и ответственным сотрудникам прозрачной, чтобы руководитель в любой момент мог понять куда и кем расходуется топливо.
Решение
Компания «ПогрузБайПлюс» уже использовала программу «СВЭЙ: Бухгалтерия 8.3» и в ней решили реализовать обработку для загрузки данных из файлов Excel, которые присылал поставщик.
Такое решение позволяет:
- загружать отчеты из Excel-файлов;
- автоматически распознавать операции;
- распределять данные по объектам учета;
- формировать документы по датам заправок;
- вести учет топлива и сопутствующих услуг;
- автоматически заполнять реквизиты документов.
Как работает решение
Настройка связей
Вначале однократно нужно выполнить настройку соответствий между объектами учета:
топливная карта → сотрудник → автомобиль → склад
После настройки система автоматически использует эти данные при каждой загрузке отчета.
Шаг 1. Загрузка отчета
Сотрудник выбирает Excel-файл, полученный от поставщика топлива. Система автоматически считывает данные и формирует перечень операций для дальнейшей обработки.
Шаг 2. Обработка данных
Во время обработки система:
- анализирует строки отчета;
- определяет виды операций;
- распознает даты заправок;
- сопоставляет данные с объектами учета;
- автоматически подставляет необходимые параметры учета.
Шаг 3. Формирование документов
На основании загруженных данных в программе 1С автоматически создаются документы «Поступление товаров и услуг».
Документы формируются по датам операций и заполняются. Не нужно выяснять на какой автомобиль сколько топлива отнести, все происходит автоматически. Затем докуемнты готовы к дальнейшему отражению в учете.
Шаг 4. Отражение данных в системе
После формирования документы участвуют в бухгалтерском учете и используются для анализа управленческой отчетности руководителями.
Дополнительно формируются печатные формы: справка о переданном топливе и справка о поступлении топлива и услуг.
Бизнес-результаты
Автоматизация позволила перевести обработку данных по топливным картам из ручного процесса в управляемую процедуру. В результате компания получила:
- Снижение операционных рисков — исключены ошибки ручного распределения топлива по автомобилям и сотрудникам, что гарантирует корректное списание ГСМ и предотвращает искажение себестоимости услуг.
- Прозрачность и управляемость затрат — руководитель в любой момент видит, кем, куда и в каком объеме расходуется топливо, что позволяет оперативно выявлять перерасход и принимать управленческие решения.
- Масштабируемость процесса — рост парка техники или количества топливных карт больше не требует пропорционального увеличения штата бухгалтерии; система справляется с любым объемом данных автоматически.
Автоматизация устранила одно из трудоемких звеньев учета и позволила сосредоточить ресурсы сотрудников на более значимых задачах.
Работы по проекту выполнены группой компаний «Аверсон».
