Индивидуальный предприниматель Едемский Даниил Юрьевич является оператором — фулфилментом. Оказывает услуги по ответственному хранению товаров для клиентов-селлеров. Также занимается упаковкой и курьерской доставкой заказов в пункт приемки Маркетплейсов.
На сопровождении находится более 20 клиентов. Ежедневное количество заказов от всех клиентов — около 50.
«У кого что болит — тот о том и говорит»
Предприниматель искал экономичное решение для автоматизации рутинных операций своего развивающегося бизнеса.
До автоматизации учет велся в Excel. Необходимые этикетки печатались вручную из личных кабинетов селлеров. Товары со склада собирались последовательно для каждого заказа. Если один и тот же товар был в нескольких заказах, сотрудник ходил на склад несколько раз за одним и тем же товаром. Можно посчитать, сколько времени уходило на обработку 50-ти заказов в день.
Для увеличения количества клиентов-селлеров требовался дополнительный персонал. При этом не было гарантии, что новые сотрудники будут эффективно загружены. Были обоснованные сомнения в сохранении рентабельности деятельности.
Главная проблема, которая требовала неотлагательного решения: клиенты-селлеры хотели ежедневно видеть остатки на хранении. Предприниматель задумывался о разработке Личного кабинета для своих клиентов. Полученные предложения разработки Личного кабинета требовали затрат в более 200 000 рублей.
Необходимо было найти простое и удобное решение для увеличения количества обрабатываемых заказов с минимальными затратами.
«Друг познается в беде»
Анализ показал, что большинство задач предпринимателя решаются с помощью программы «1С:Управление нашей фирмой».
Автоматизация дополнительных функций не требует существенных денежных средств. Экономический эффект от автоматизации может быть достигнут на 3-й месяц работы.
Был предложен вариант поэтапной автоматизации. После каждого этапа предпринимателем оценивался эффект автоматизации. Следующий этап начинался только после успешного окончания предыдущего.
«Курочка по зернышку клюет, да к вечеру сыта бывает»
Этап 1. Запуск в работу программы 1С:Управление нашей фирмой за 3 недели
Затраты 950 рублей на 1 сотрудника
Типовая схема приема и возврата с ответственного хранения в конфигурации 1С:УНФ 8 хорошо «вписалась» в бизнес-процессы предпринимателя. Для контроля остатков подошел отчет «Запасы принятые». Для оформления Отгрузки товаров в пункты приема маркетплейсов используется операция «Возврат с ответственного хранения». Цепочка движения товаров замкнулась. Все необходимые операции по учету нашли свое отражение.
Для быстрого освоения сотрудниками новой программы 1С были записаны короткие видеоролики для каждой операции. Если у сотрудника возникали трудности, он мог быстро «освежить в памяти» правильный порядок действий.
Затрат на развертывание ИТ-инфраструктуры удалось избежать, разместив программу 1С в облаке.
Облачная версия 1С не требует покупки сервера. Для работы в облаке покупать программу 1С не требуется, оплата выполняется ежемесячно за работающих сотрудников.
Этап 2. Автоматизация сверки остатков для владельцев-селлеров
Настройка автоматической рассылки отчетов типовыми средствами
Требование владельцев-селлеров сверять остатки своих товаров на хранении удалось решить помощью типового механизма рассылки отчетов. Была настроена отправка письма с вложением отчета по остаткам товаров конкретного селлера. Ежедневно в 22.00 каждый владелец товара получал письмо с отчетом о движениях его товара за текущий день. Настройка отчета была выполнена типовыми средствами 1С:УНФ.
Механизм рассылки отчетов помог сэкономить более 100 000 рублей на разработке Личного кабинета селлеров.
Этап 3. Автоматизация обработки заказов селлеров
Разработка расширения обработки заказов.
Было разработано расширение для 1С, которое напрямую собирало данные из личных кабинетов владельцев-селлеров на маркетплейсе. Подключение по API было разработано для самых распространенных маркетплейсов: OZON, Wildberries, ЯндексМаркет. Все заказы кладовщик видел утром в программе 1С. Удалось освободить от рутины и партнеров, и сотрудников предпринимателя. Представьте радость селлеров!
Также автоматизирован учет в разрезе партий товаров. Реализовано заполнения Расходной накладной с видом операции «Возврат с ответственного хранения» на основании Заказа покупателя.
Время обработки заказов было сокращено в 4 раза.
Этап 4. «Умная лента» — сокращение времени комплектации заказов
Разработка рабочего места кладовщика.
Было разработано Рабочее место кладовщика. Задание на сборку помогло сократить время на поиск товаров на складе. Печать этикеток была объединена в smart-ленту. Кладовщик перестал тратить время на поиск нужной этикетки, просто отрывал первую в очереди, она соответствовала первому товару в задании на сборку.
Время комплектации заказов сократилось в 2 раза.
Этап 5. Автоматизация учета и списание упаковки
Разработка расширения для списания материалов на упаковку.
«Почувствовав вкус к автоматизации», было решено автоматизировать учет упаковки. Для каждого товара была реализована возможность хранить состав упаковки. Новое расширение позволило автоматически списывать материалы по каждому Заказу исходя из количества и спецификации товара.
Умный контроль затрат помог в принятии управленческих решений.
«Сделал дело — гуляй смело»
Достигнутые результаты от автоматизации:
- общее время на внедрение 1С — 2.5 месяца
- общее время обработки и комплектации заказов сокращено в 4 раза
- объем заказов увеличился в 1,5 раза без найма дополнительных сотрудников
- количество клиентов-селлеров выросло за период автоматизации на 20%.
По рекомендации предпринимателя аналогичные проекты были запущены еще у 3 клиентов.
