Компания «Технолинк» — системный интегратор полного цикла, специализирующийся на комплексных решениях в сфере систем безопасности, автоматизации и связи для промышленного и коммерческого сектора. Компания имеет штат высококвалифицированных специалистов и собственные центры разработки.
Это позволяет нам гарантировать высокий уровень реализации проектов любой сложности для своих заказчиков. Особенность бизнес-процессов нашей компании заключается в том, что работа строится в рамках многочисленных параллельно идущих проектов, при этом заказчиком может выступать одно и тоже юридическое лицо.
На предприятии для ведения учета ранее использовалась доработанная конфигурация «1С:Управление торговлей» («1С:УТ»). Она покрывала часть процессов, но не решала весь спектр задач. Для проработки возможных вариантов автоматизации оставшихся процессов были подключены специалисты компании «Гигабайт».
Выбор решения
В процессе совместного анализа потребностей нашей компании специалистами «Технолинка» и «Гигабайта» были проработаны варианты доработки существующей системы «1С:Управление торговлей» либо внедрение новой информационной системы на базе конфигурации «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»).
Взвесив все плюсы и минусы, приоритетным был признан вариант внедрения новой системы на базе «1С:УНФ» с переносом необходимой информации из старой системы. Основополагающим фактором было наличие в «1С:УНФ» возможностей ведения производственных операций, тогда как в «1С:УТ» данный блок пришлось бы разрабатывать с нуля.
При этом уже на этапе проработки было понимание, что и «1С:УНФ» придется дорабатывать, но наличие «фундамента» по основным процессам предприятия позволило минимизировать количество необходимых доработок, что на выходе дало обновляемую конфигурацию.
Подготовка перехода
Для «гладкого» перехода на новую систему первым этапом специалистами «Гигабайта» было проведено моделирование ключевых бизнес-процессов предприятия на стандартной конфигурации «1С:Управление нашей фирмой». Моделирование показало функциональные разрывы, требующие доработки конфигурации, что позволило составить предварительный план-график и выработать ориентиры по срокам и бюджету.
Производственные операции в новой системе по результату моделирования было решено делать по спецификациям, но сама логика операций была изменена под нашу специфику. Бизнес-процессы предприятия имеют важный нюанс — затяжной период выполнения проекта и постоянное списание сырья на проведение работ, например, монтаж вышек сотовой связи может занимать несколько месяцев с постепенным использованием материалов.
Как были решены задачи проекта
Руководству нашей компании было важно оперативно получать сведения о расходе материалов, выполнять план-фактный анализ себестоимости в процессе выполнения проекта, не дожидаясь окончания производства работ. С учётом этой специфики, специалисты компании «Гигабайт» предложили использовать механизм поэтапного производства.
При этом спецификации заполняются по одному виду производства, включающему в себя два этапа. Первый этап — основной — отвечает за списание материалов на проведение строительно-монтажных работ. Второй этап — завершающий — отражает завершение всех строительно-монтажных работ по проекту, выпуск продукции.
В стандартной конфигурации пользователь при создании документа «Производства» должен самостоятельно выбрать этап (или несколько этапов) производства, корректно указать склад списания материалов, их ассортимент и количество.
Это занимает много времени, возрастает вероятность ошибок из-за человеческого фактора. Чтобы облегчить работу пользователей документ «Производство» был доработан. При создании документа пользователь выбирает один из возможных этапов, а каждому материально-ответственному лицу назначен свой склад, на котором зарезервированы материалы, выделенные под проект.
В результате проведенной специалистами «Гигабайт» доработки блока производства «1С:УНФ» разделено списание сырья и оформление выпуска готовой продукции и создан четкий алгоритм внесения данных по этапам работ (проектов).
Это значительно сократило влияние человеческого фактора, показало оперативную картину по объекту и снизило затраты времени на внесение данных и формирование отчётов.
Так же для удобства работы пользователей были доработаны интерфейсы и формы. «1С:Управление нашей фирмой» — это универсальная конфигурация, которая обеспечивает огромное количество разных моделей организации учёта производства или торговли.
Чтобы пользователю не приходилось запоминать, в каких положениях должны быть различные настройки в его документах, как правильно указывать склады, этапы, выбирать нужные спецификации
В результате пользователю доступен чёткий алгоритм внесения только необходимых данных. Это экономит время на ввод информации и минимизирует вероятность ошибки.
Так же одной из особенностей информационной системы нашего предприятия является то, что строительно-монтажные работы (СМР) заведены не как услуга / работа, а как запас (товарно-материальная ценность). Сделано так потому, что по методологии «1С:УНФ» у услуги / работы нет себестоимости в каждой точке времени, а её оперативный контроль был важной задачей в рамках проекта — для управленческого учёта предприятия важно иметь прозрачные оперативные данные, сколько затрачено финансовых средств на те или иные СМР по проекту.
Для учета состояния проектов добавлены новые инструменты: отчеты по состоянию проекта на том или ином этапе, текущее ответственное лицо, срок по договору и срок реального выполнения.
Разработан отдельный отчёт для контроля соблюдения сроков. Добавлен механизм напоминания пользователям (рассылки), какие этапы по каким проектам нужно выполнить к определённому сроку, на основании этого генерируется план задач ответственным лицам.
Результаты проекта
- Произведен переход на новую информационную систему на базе «1С:УНФ» с переносом необходимых данных из старой учетной системы.
- Автоматизирован функционал отражения производства и передача ТМЦ по проектам и материально-ответственным лицам.
- Реализовано согласование оплат (внедрено казначейство).
- Разработан план-фактный анализ с учётом специфики бизнес-процессов предприятия и традиций учёта, принятых на предприятии. Повысилось качество данных для управленческого учёта.
- Реализована суммовая оценка по спецификациям, что значительно повысило прозрачность учёта.
Выражаем благодарность специалистам компании «Гигабайт» за успешное внедрение новой информационной системы и плодотворное сотрудничество.
Работы по проекту выполнила компания «Гигабайт».
